الأنظمة مقابل الثقافة

من يفوز؟

الكثير مما نقوم به يتعلق بتنفيذ "الأنظمة". نريد المساعدة في جعل أنظمة وعمليات الشركة العميلة سلسة.

ولكن هناك سؤال مشروع (وقاتل) يُطرح علينا أحيانًا وهو ، "ما الذي يفوز - الأنظمة أم الثقافة؟"

لذا ، قليلاً مثل علاقة Facebook ، "الأمر معقد" ، وأعتقد أن السؤال الأول الذي نحتاج إلى طرحه هو ما هي الأنظمة وما هي الثقافة؟ يكشف مجرد بحث سريع على Google عن التعريفات التالية ، وكلاهما مأخوذ من ويكيبيديا. 

ما هي الأنظمة؟

"النظام هو مجموعة من العناصر المتفاعلة أو المترابطة التي تعمل وفقًا لمجموعة من القواعد لتشكيل كلاً موحدًا. يتم وصف النظام ، المحاط ببيئته والتأثر بها ، بحدوده وهيكله والغرض منه ويتم التعبير عنه في عمله ".

لذلك ، فيما يتعلق بأنظمة إدارة الشركة ، فهي مجموعة القواعد - السياسات والإجراءات وتعليمات العمل والأوامر الدائمة وكذلك أنظمة وعمليات تكنولوجيا المعلومات. كل ذلك يحدد ويملي الطريقة التي تعمل بها المنظمات. وكما هو مقترح في التعريف ، تتأثر جميع هذه الجوانب بالبيئة التي تعمل فيها المنظمة. الأنظمة تدور حول تحديد "ما" يتم القيام به.

ما هي الثقافة؟

"الثقافة مصطلح شامل يشمل السلوك الاجتماعي والمؤسسات والمعايير الموجودة في المجتمعات البشرية ، فضلاً عن المعرفة والمعتقدات والفنون والقوانين والعادات والقدرات والعادات للأفراد في هذه المجموعات. غالبًا ما تنشأ الثقافة من منطقة أو موقع معين أو تُنسب إليه ". (أود أيضًا إضافة شركة أو مؤسسة.) 

لذا ، إذا كانت الأنظمة تتعلق بالمكوِّن "الأصعب" في تحديد ما يتم إنجازه وتفصيله ، فإن الثقافة تدور حول الجوانب "الأكثر ليونة" لمعتقدات الناس وعاداتهم وسلوكياتهم. الثقافة تدور حول "كيفية" عمل الأشياء.

ما الذي يؤثر على النظم والثقافة؟

ربما يكون التأثير الأكبر هو معدل التغيير في بيئتك. إذا كنت تعمل في بيئة سريعة التغير وسريعة التغير ، فقد تكون بعض الأنظمة أقل فائدة لأنها ستتآكل بشكل أسرع من فورد كورتينا القديمة في ساحة خردة على شاطئ البحر. كلما تمت كتابة الأنظمة أكثر دقة وتقييدًا ، زادت سرعة تدهورها.

ولكن ستكون هناك مكونات لأي نظام ، بغض النظر عن بيئتك الخارجية ، يمكن بل وينبغي تنظيمها. في حين أن بيئتك الخارجية قد تتغير بسرعة ، فمن غير المرجح أن عمليات حساباتك أو عمليات الشراء أو عمليات التوظيف الخاصة بك ستتغير بنفس القدر مثل عالمك الخارجي.

تكون الأنظمة مفيدة للغاية عندما يكون العمل متكررًا. قد يشمل هذا أي شيء من إدارة مركز اتصال إلى تقليب البرغر ، ولكن في هذه الحالات المتطرفة ، يمكن أن يجعل الإنسان الذي يقف وراء النظام يبدو أنه يمكن الاستغناء عنه. ما عليك سوى إزالة الإنسان واستبداله بآخر. فقط تأكد من أنهم يستطيعون قراءة التعليمات وتنفيذها في دليل التعليمات الكبير والسميك. حتى لو كان "رجال الأنظمة" ("الرجال" رجالًا وبنات ، شاملين) ، فإننا ندرك أن هذه هي النهاية المحبطة للأنظمة ، والتي غالبًا ما تؤدي إلى تآكل الثقافة البناءة.

وعلى العكس من ذلك ، فكلما زادت التقلبات التي يجب الاستجابة لها ، أو كلما زادت الحاجة إلى الإبداع أو تقديره ، كلما أصبحت الأنظمة أكثر تقييدًا ، وربما محبطة.  

النقطة المهمة هي أنه يجب أن يكون هناك توازن ، وسيكون التوازن مختلفًا بالنسبة للشركات والبيئات المختلفة.  

ما الذي ينسجم مع الأنظمة والثقافة؟

هناك تلميح كبير في تعريف الأنظمة فيما يتعلق بما قد يوحد الكل - في حالتنا الأنظمة والثقافة ، وآلية التوحيد - المعيار لكل من الأنظمة والثقافة هو الغرض من المنظمة.  

الغرض هو "لماذا" تتم الأشياء. ونعني بالغرض الفوائد والقدرات المقدمة للعملاء. السؤال الذي نحتاج إلى طرحه هو ، "ما الذي تفعله الشركة للعميل الذي يقدره العميل؟" تقدم الإجابة على هذا السؤال نجمة الشمال التي يجب أن تستهدفها الشركة. يجب أن تتوافق جميع الأنظمة والعمليات مع نجم الشمال.

يوفر نجم الشمال أيضًا دليلًا للثقافة. إذا كان الناس يتماشون معها ، فستكون هناك حاجة أقل للأنظمة لمجرد أنهم يعرفون ماهية نجم الشمال. في جوهرها ، يفعلون بشكل صحيح من قبل العميل لأن الغرض مفهومة بشكل صحيح.

تحذير

إذا كانت الأنظمة هي المفتاح لكل منظمة ناجحة ، فإن مكتب الجوازات ، وإدارة الإيرادات والجمارك (HMRC) ، وإدارة العمل والمعاشات التقاعدية ومجموعة من المنظمات البيروقراطية الأخرى ستزودنا بأمثلة مشرقة للنجاح الباهر. من الواضح أنهم لا يفعلون ذلك. هذه المنظمات لديها سياسات وإجراءات وتعليمات عمل وأوامر دائمة بشأن المنشطات ، وكما أن العديد منكم قد جرب هؤلاء الأشخاص ، فمن الأفضل التعامل معهم؟! لا.

من ناحية أخرى ، يمكن أن تكون الثقافة مدمرة بنفس القدر ، ويوصف هذا أحيانًا بأنه "سام". توجد ثقافة سامة حيث يعاني مكان العمل من القتال الداخلي والدراما والموظفين المحبطين لدرجة أن إنتاجية ورفاهية موظفيك تتأثر. لأسباب قانونية ، آمل أن تكون مفهومة ، لا أعتقد أنها فكرة جيدة لتوثيق أسماء الشركات أو المنظمات التي عرضت ثقافات سامة. وغني عن القول ، أنا متأكد من أن معظمنا قد سمع عنها في الأخبار!  

استخدام الأنظمة لاستكمال الثقافة

لذلك ، هناك مزيج من الأنظمة والثقافة التي تحتاجها جميع المؤسسات ، ويمكن تطبيق الأنظمة على الأجزاء المكونة للمؤسسة. نحن نقوم بالكثير من العمل مع المنظمات التي تحتاج إلى التوظيف حيث تكون عمليات التوظيف سيئة السمعة ، في كثير من الحالات ، لمجرد أنها غير منظمة بأي شكل من الأشكال. لم يتلق المدير أي تدريب على طرح الأسئلة الصحيحة ، أو لم يفكر الأشخاص في المهارات والكفاءات المطلوبة للوظيفة ، ونتيجة لذلك ، يتم تجنيد أشخاص جدد لمجرد أن مدير التوظيف أحب "القطع" من ذراعهم. " بعد ثلاثة أشهر ، عادت الشركة إلى لوحة الرسم ، وإذا تركت العملية لفترة طويلة ، فستواجه دعوى فصل خاطئة لأن هذه عملية لم تتم إدارتها بشكل جيد أيضًا!  

أصبحت عمليات التوظيف التي تهدف إلى إدخال أشخاص من الثقافة الصحيحة إلى المنظمة جاهزة للتنظيم المنهجي. في هذه الحالة ، تقوم بتنظيم عملية اكتساب الأشخاص المناسبين من الناحية الثقافية. تشمل المكونات التي يمكن تنظيمها بشكل فعال ما يلي:

• كتابة الوصف الوظيفي
• تطوير إعلان الوظيفة
• مراجعة السيرة الذاتية
• إجراء مقابلة هاتفية لتقييم مستويات المهارات
• فهم تفضيلات التعلم وأدوار الفريق (قبل التعيين)
• إجراء المقابلات وجهاً لوجه لتقييم الملاءمة الثقافية
• الإشراف على التعيين والتعريف
• التدريب والتطوير
• حتى إدارة عملية الخروج

عند تنفيذها بشكل صحيح ، يمكن أن توفر لك الأنظمة الكثير من المال والوقت ، وحتى وجع القلب في حالة الموظفين.

أحد مفكري الإدارة المفضلين لدي هو رجل يدعى جون سيدون. وهو أستاذ في الإدارة ويرأس شركته الاستشارية Vanguard ، وهي شركة كبيرة في مشاريع القطاع العام. لقد حصل على درجتي البكالوريوس والماجستير في علم النفس ، لذا فهو عالم نفسي مهني عن طريق التجارة. في حياته الماضية ، أمضى الكثير من الوقت في برامج "تغيير الثقافة وإشراك الموظفين". إنه تحول إلى دمينغ و (آمل أن أعيد صياغته بشكل صحيح) ، يقترح أنه إذا كنت قد فهمت الهدف بشكل صحيح وقمت بإشراك الناس معه ، فإن برامج "التغيير الثقافي وإشراك الموظفين" التي حصل عليها سابقًا ستصبح زائدة عن الحاجة تمامًا.

كيف يتناسب هذا مع نظام الإدارة الخاص بي؟

يتحدث السطر الأول من معيار نظام إدارة ISO 9001 عن مؤسسة تحقق الغرض منها ، ومن الواضح أن أي نظام إدارة سيكون له "أنظمة" في صميمه.

لا أستطيع أن أعتقد أن أيًا من الثقافة المرجعية لمعايير ISO 9001 أو ISO 14001 أو ISO 27001 أو ISO 45001 على وجه التحديد ، لكنني أجريت بحثًا على وثيقة توجيه ISO 9004 وهناك 33 مرجعًا للثقافة!

المحصلة 

أعتقد ، كما هو الحال دائمًا ، أن الاستنتاج هو على الأرجح: "كل شيء باعتدال". يعد التركيز حصريًا على أي من الأنظمة أو الثقافة خطأ. يجب أن يكون هناك توازن. التوازن مدفوع بأحداث في عالمك الخارجي ، والتي غالبًا ما تكون خارجة عن إرادتك.  

ولكن من المحتمل أن تكون الخطوة الأولى في العملية هي تحديد هدفك ، والمزايا والقدرات التي تقدمها لعميلك والتي يقدرونها. بعد ذلك ، يجب أن يكون الهدف هو إتقان العلاقة المتبادلة بين الأنظمة والثقافة للمساعدة في تحقيق هذا الهدف. سيتطلب ذلك عملية تكرارية ، حيث يسمح التركيز على الغرض بتطوير كل من الأنظمة والثقافة في انسجام تام.