« Le faire fonctionner »

Les gestionnaires de systèmes universitaires à travers les États-Unis sont d'accord : les équipements vieillissants (et, souvent, beaucoup d'entre eux), les taux plus élevés de vandalisme et d'utilisation intensive signifient qu'il est essentiel de prendre soin de leurs systèmes d'ascenseurs pour assurer des déplacements rapides et efficaces et, surtout, , la sécurité des passagers. Cela peut être difficile, cependant, à une époque de réduction des budgets et de technologie en constante évolution. À cet égard, la question de la maintenance en interne par rapport à la maintenance contractuelle des systèmes d'ascenseurs des campus "a toujours été et sera toujours" un problème, déclare Terri Flint, responsable du programme Elevator à l'Université du Michigan (UM) et présidente de l'association à but non lucratif Elevator. U. Certaines universités font presque exclusivement appel à des sous-traitants pour la maintenance et les nouvelles installations, tandis que d'autres adoptent une approche hybride, en divisant le travail entre une équipe interne et des sous-traitants externes. Certains ont des équipes internes qui sont en place depuis des années.

Un système hybride est utilisé à l'UM, et Flint dit qu'elle pense que cela peut être une solution viable pour que le grand nombre d'ascenseurs du campus fonctionne comme une machine bien huilée. À UM, environ 130 ascenseurs dans les grands bâtiments du système tels que les hôpitaux, les sites sportifs et les syndicats étudiants sont gérés par un entrepreneur extérieur. Dans le cas de la messagerie unifiée, il s'agit d'un grand OEM. Les 11 mécaniciens internes d'UM s'occupent du reste, soit environ 470 unités. Cela permet à l'université de « garder un œil sur les rappels, la maintenance et les temps d'arrêt », explique Flint.

L'Université d'État de l'Illinois (ISU) à Normal, dans l'Illinois, quant à elle, sous-traite la maintenance et les inspections de ses 83 ascenseurs dans 53 emplacements, selon le surintendant adjoint à la maintenance des bâtiments, Steve Pydynowski. Il dit que c'est le cas depuis qu'il a rejoint le personnel il y a 23 ans.

Quelques années avant son arrivée à l'ISU, un groupe de travail a été constitué pour envisager de former une équipe interne pour gérer l'entretien de routine, mais rien n'a jamais découlé. Depuis lors, l'université a suivi les directives de l'État qui exigent la signature de contrats pluriannuels via le processus de demande de propositions (RFP). Un grand OEM est sorti avec succès après le plus récent appel d'offres.

À l'autre extrémité du spectre de l'ISU se trouve l'Université de Virginie (UVA), où un système de transport vertical de 340 unités est pris en charge par une équipe interne depuis au moins 40 ans, selon le superviseur principal de la maintenance des ascenseurs. Eddie Morris. L'équipe compte actuellement 14 employés, y compris Morris, et va toujours au-delà de ce qui doit être fait. "Si nous sous-traitions le travail, ils sous-offriraient probablement [ce que l'équipe facture] pour entrer dans la porte", déclare Morris, "mais, finalement, l'entretien ferait défaut, car les grandes entreprises ne semblent pas se concentrer sur l'attention à détailler plus.

Bien que le système interne fonctionne bien pour UVA, il y a des défis, observe Morris. Parmi eux figurent des fonds insuffisants pour remplacer ou réparer des équipements vieillissants, en particulier dans les bâtiments médicaux de l'UVA (qui sont financés par une source différente de celle du campus proprement dit) et trouver des employés talentueux prêts à travailler pour un salaire inférieur à celui du syndicat.

Quel que soit le système utilisé par une école, la question de l'argent est toujours présente. Le manque d'argent pour l'entretien différé, dit Pydynowski, est une lutte permanente à l'ISU et dans d'autres institutions de l'Illinois depuis plusieurs années. « Nous sommes tous en difficulté – certaines universités plus que d'autres », dit-il, poursuivant :

« Fondamentalement, l'État de l'Illinois traverse une crise financière et a de plus gros poissons à fouetter. À ce stade, l'État n'a pas eu de budget depuis près de deux ans, donc l'argent qui devrait provenir de l'État n'a pas été là. Depuis que je suis impliqué dans Elevator U, ce qui semble être un refrain courant, c'est que les gens des installations ont soit un bon système qui fonctionne sur leur campus, soit ils trouvent un moyen de le faire fonctionner pour eux.

Flint observe que, à l'échelle de l'industrie, les travaux d'ascenseurs universitaires n'ont jamais été strictement internes ou strictement contractuels. La façon dont le financement est fourni et comment et quand le travail est effectué peut affecter les décisions, dit-elle, décrivant l'équipement exclusif par rapport à l'équipement non exclusif comme un «sujet brûlant». L'équipement exclusif a souvent un coût initial inférieur, ce qui le rend attrayant pour les écoles aux prises avec des budgets limités. Cependant, dit-elle, cela peut finir par être une perte d'argent à long terme :

« Le problème survient lorsque des outils spéciaux ou un logiciel de diagnostic sont nécessaires et ne sont pas fournis aux mécaniciens internes. Cela impose un contrat de maintenance sans possibilité d'appel d'offres. Le coût du cycle de vie peut augmenter rapidement si un seul entrepreneur peut entretenir et réparer l'équipement. Étant donné que la construction (coût immédiat) et l'entretien (coût à long terme) ont généralement des sources de financement distinctes, la lutte est rarement résolue en faveur de l'entretien. Le coût à long terme n'est pas perçu assez rapidement pour avoir un impact sur les documents de construction et permettre aux deux parties de trouver un compromis auquel elles peuvent faire face. »

Parfois, les budgets sont étudiés et des décisions difficiles sont prises. À l'Université du Minnesota (U of M) Twin Cities, il y a 415 unités réparties dans les installations de Minneapolis et de St. Paul, avec des équipements datant des années 1950 à nos jours. La dernière modernisation majeure comprenait environ 40 unités et a été achevée en 2013, diverses modernisations ayant eu lieu depuis lors dans un contexte de financement public réduit.

C'est ce climat de diminution du financement qui a incité l'U of M à changer de modèle de prestation et à passer d'un système hybride à un système strictement externalisé, explique Dan Anderson, responsable du programme Elevator de l'U of M. Tous les travaux sur les ascenseurs ont commencé à être gérés par une grande entreprise nationale à compter du 1er janvier 2013. « Nos clients de l'ensemble du campus ont dû s'adapter à une nouvelle approche de gestion », explique Anderson. « Les relations de travail entre les mécaniciens d'ascenseurs et les clients ont dû être rétablies. Certains de nos partenaires à l'échelle du campus ont subi une « perte d'autonomie » alors que nous construisions de nouvelles relations avec le nouveau modèle de prestation.

Bien que ce n'était pas la transition la plus facile que l'université ait eu à faire, la pratique des affaires intelligentes est sa priorité absolue, dit Anderson. « Le modèle actuel rassemblait toutes les différentes pratiques de prestation de services et offrait une économie d'échelle pour les coûts de maintenance préventive, les rappels facturables, les réparations et les rénovations ou améliorations électives », déclare Anderson. Il fait écho à Pydynowski en disant que l'un des avantages de confier le travail à une grande entreprise est que l'université peut être assurée que tous les i sont pointés et les t sont croisés lorsqu'il s'agit de l'évolution des codes et réglementations de l'État. Les grandes entreprises ont souvent des équipes de personnes uniquement chargées d'acquérir tous les enregistrements d'État appropriés et de maintenir la formation à jour.

Au cours des 20 dernières années, l'U de M a exigé que tous les équipements modernisés ou nouveaux aient des composants exclusifs limités. À l'heure actuelle, environ 15 à 20 % des unités de l'U de M ont été fabriquées par des équipementiers et toutes sont entretenues par le fournisseur actuel. Les modernisations et les nouvelles constructions sont historiquement réalisées par des indépendants locaux, et occasionnellement par des équipementiers.

Anderson décrit le contrat actuel de l'U of M (obtenu au moyen d'une offre concurrentielle) comme équitable. Il précise :

« Un grand avantage du modèle actuel de prestation de services de transport vertical est la comptabilité analytique consolidée et les coûts de maintenance préventive prévisibles au fil du temps. Le contrat de service complet initial avec le fournisseur actuel était de 30 mois. Le contrat a permis à trois extensions d'un an, qui ont été négociées entre l'université et le fournisseur de se produire en tant que telles à compter du 1er juillet 2015. En bref, nous avions un coût fixe de maintenance préventive pendant 30 mois et maintenant, via une augmentation de coût, nous avons un coût fixe de maintenance préventive jusqu'au 30 juin 2018. Nos rappels, nos réparations électives et nos améliorations sont également liés par des tarifs contractuels fixes et une majoration des matériaux pendant la durée du contrat.

Anderson dit que quel que soit le modèle utilisé par une université, la communication est la clé pour « la faire fonctionner ». À l'U of M, un groupe central d'installations et de professionnels des ascenseurs s'est réuni presque chaque semaine sans faute depuis la signature du contrat à la fin de 2012. « Nous continuons à connaître le succès grâce aux informations des mécaniciens d'ascenseurs sur le partenaires à travers le campus et la coopération entre notre fournisseur actuel et l'équipe de gestion du programme d'ascenseurs », déclare-t-il.