أنظمة مستدامة للاحتفاظ بالموظفين في صناعة المصاعد

يناقش كاتب هذه السطور ما يستعرضه في ورش عمله حول أنظمة الاحتفاظ بالموظفين.

بقلم شون مادن

إنّ مصطلح "التغيير الوظيفي" ليس غريباً في مجال عملنا. في الواقع، لقد مررنا جميعاً بتجربة التغيير الوظيفي أثناء إدارة وصيانة شركات المصاعد. الأمر المحبط هو مدى صعوبة التنبؤ به في كثير من الأحيان، حتى عندما تعتقد أنك وظفت الأشخاص المناسبين.

لقد شغلتَ المنصب، وهم متحمسون، وأنتَ متحمس، وانطلقتَ بقوة. ولكن في مرحلة ما، تبدأ التوقعات بالتغير من كلا الجانبين، وتصبح المسؤوليات غير واضحة. الآن، يتأثر الأداء، ويتعين على المالك أو المدير التدخل لإصلاح الوضع. تبدو الأمور واضحة (مجددًا)، لكن الدورة تتكرر، ويتزايد الاستياء. هذه تجربة شائعة بين العديد من شركات المصاعد، وتؤثر على العمليات، والمعنويات، وتركيز القيادة. لهذا السبب، استضفتُ مؤخرًا ورشة عمل أنظمة الاحتفاظ بالموظفين - وهي ورشة عمل تطبيقية مباشرة لأصحاب ومشغلي شركات المصاعد داخل مركز استراتيجيات المصاعد.

في الداخل، تعرف المالكون على ثلاثة أنظمة للاحتفاظ بالموظفين تعمل على تعزيز أداء الموظفين، وتقوية المساءلة، وتقليل معدل دوران الموظفين بشكل كبير في أعمال المصاعد الخاصة بهم.

أين تنهار عملية الاحتفاظ بالعملاء؟

أكثر لحظات الخلافات شيوعاً بين الموظفين والمديرين هي:

• لم يتم تحديد التوقعات المتعلقة بهذا الدور بشكل واضح.
• لم يتم التواصل بشأن إجراءات العمل بشكل متسق.
• لم تكن المساءلة منظمة.

هذه ليست مشاكل معزولة. بل تميل إلى التفاقم بمرور الوقت، وغالباً ما يتم معالجتها فقط بعد مغادرة الشخص للشركة، ولكن ذلك يكون قد فات الأوان تماماً.

يحتاج الموظف إلى معرفة ما هو متوقع منه بالضبط من خلال التواصل المستمر، والتقدم الواضح في النمو داخل الشركة، والمساءلة المنظمة من خلال مقاييس بطاقة الأداء البسيطة.

تُساهم هذه الجوانب الرئيسية في تكوين موظف قادر على الأداء والنمو والبقاء مع الشركة.

يحتاج الموظف إلى معرفة ما هو متوقع منه بالضبط من خلال التواصل المستمر، والتقدم الواضح في النمو داخل الشركة، والمساءلة المنظمة من خلال مقاييس بطاقة الأداء البسيطة.

التحول في النهج

خلال ورشة العمل، رأى القادة في صناعتنا التكلفة الحقيقية لدوران الموظفين في شركاتهم، وما يتطلبه الاحتفاظ بهم، والتحول الضروري لتنفيذ الأنظمة الثلاثة التي تدفع عملية الاحتفاظ بالموظفين لسنوات قادمة.

من المهم إدراك أن الاحتفاظ بالموظفين ليس مشكلة تتعلق بالأفراد. لا يمكن ترك الأمر لإدارة الموارد البشرية أو المدرب المسؤول عن تأهيل الموظف. إنها مشكلة تتعلق بنظام القيادة، وتتطلب انضباطًا وهيكلية داعمة من فريق القيادة لتحقيق النجاح.

النظام الأول - توقعات واضحة للأدوار

في جوهر النظام الأول، يتطلب كل دور في شركتك ما بين ثلاث إلى خمس مسؤوليات. هذه هي المسؤوليات الرئيسية للشخص الذي يشغل هذا الدور، ولا يكفي وصف الوظيفة وحده لتحديدها.

ينبغي تسمية هذه الأسماء لضمان انتقال سلس وتوافق مع قيم الشركة بالنسبة لزميل الفريق المستقبلي.

يؤدي هذا التوافق في المسؤولية إلى إزالة أي تخمين أو عاطفة من محادثات الأداء المستقبلية.

ينبغي عليهم أيضاً أن يعرفوا ما يعنيه "النجاح" بالنسبة لهم. يجب على كل موظف أن يفهم كيف يُقاس النجاح بالنسبة له وأن يكون قادراً على الإجابة على الأسئلة التالية:

• ما الذي أنا مسؤول عنه؟
• كيف أعرف أنني أبلي بلاءً حسناً؟
• ما هو الأهم في وظيفتي؟

إذا لم يتمكن فريقك الحالي من الإجابة على هذه الأسئلة، فإن الاحتفاظ بالموظفين معرض للخطر بالفعل في مجال أعمال المصاعد لديك.

نظام واحد - متابعة - التطور الوظيفي

عند النظر في دور الموظف وتوقعاتنا منه، يجب علينا أيضًا مراعاة مساره الوظيفي. لا أقصد التركيز على الترقيات المضمونة أو الزيادات التلقائية في الراتب إذا كان الهدف هو الاحتفاظ بالموظف. يعتمد التطور الوظيفي في شركة مصاعد ناجحة على تنمية مهارات الموظف وزيادة مسؤولياته، مما يزيد من قيمته للشركة.

عندما كنتُ أملك شركة مادن للمصاعد (MEC)، ابتكرنا برنامج "التعلم والكسب". كانت معادلة نمو فريقي في شركة MEC تتلخص في تعلم مهارة جديدة، وتطبيقها في العمل، ثم اكتساب المزيد من المسؤولية وزيادة الأجر.

يؤثر تطبيق هذا النظام بشكل مباشر على استبقاء الموظفين لأنه يكافئ المبادرة، ويزيل الزيادات غير المبررة عاطفياً، ويخلق مساءلة عادلة، ويوفر مساراً واضحاً للتقدم الوظيفي للموظف. الجميع متفقون على وجهة عملهم في الشركة.

النظام الثاني – اجتماعات فردية منتظمة وتواصل منظم

لم يدرك بعض أصحاب الأعمال الذين قمت بتوجيههم مدى ارتباط الاحتفاظ بالموظفين بالعلاقة بين المدير والموظف. والطريقة الوحيدة لتطوير هذه العلاقة هي من خلال التواصل المستمر والفعّال. وأفضل طريقة لتحقيق ذلك هي تطبيق نظام اجتماعات بسيط ومنظم.

• يومياً (خلال الأسبوع الأول من العمل)
• أسبوعيًا (لأول 90 يومًا)
• شهرياً (لمدة ثلاثة أشهر لاحقة)
• ربع سنوي (إلى الأبد)

ثم ينتقل الموظفون ذوو الخبرة إلى اجتماعات فردية ربع سنوية ومراجعات سنوية منظمة.

يمكن أن تكون هذه الاجتماعات الأولية عبارة عن جلسات سريعة للاطمئنان على سير العمل مع فنجان من القهوة. يتضمن هيكل الاجتماع سؤالاً عما يسير على ما يرام، وما لا يسير كذلك، وما الدعم/الأدوات/المعلومات التي تحتاجها، وكيف يمكنني أن أكون قائداً أفضل لك؟

تتمثل نتائج هذه الاجتماعات في إمكانية تحديد المشكلات في وقت مبكر لأنك وفرت لهم مساحة آمنة لمناقشتها، ويمكن أن يصبح التواصل متسقًا، ويمكن أن تتحسن الثقة والمساءلة.

النظام الثالث - مقياس أداء واحد لكل دور

هذه النقطة التالية هي بلا شك أهم عنصر مفقود في قطاع المصاعد. يجب أن يكون لكل وظيفة في الشركة معيار واحد يحدد النجاح، معيار يشمل جميع الوظائف التي تحدثنا عنها سابقًا. قد يكون هذا المعيار على النحو التالي:

• المبيعات ← الحجوزات الشهرية
• الخدمة ← إتمام الصيانة
• التسويق ← عملاء محتملون مؤهلون

من أسوأ ما يمكن أن تفعله شركة نامية هو تعقيد هذا الجانب. أنصح دائمًا بالتركيز على رقم واحد هو الأهم لهذا الدور، ثم محاسبة الشخص بناءً على هذا الرقم.

هنا يصبح عنصر التوقعات موضوعيًا، ويسهل إدارة الأداء. هذا المقياس وحده كفيل بجعل الحوارات أكثر مباشرة وإنتاجية.

ما الذي يتغير عند تطبيق هذه الأنظمة؟

تُعدّ هذه الأنظمة أساسية لكي يعرف أعضاء الفريق ما هو متوقع منهم، ويفهموا بدقة كيف يُقاس أداؤهم، ويروا مسارًا وظيفيًا واضحًا داخل الشركة. عندما يشعر موظفوك بالاهتمام والرعاية، يصبح الاحتفاظ بهم أمرًا بديهيًا.

أما بالنسبة للقادة، فإن هذه الأنظمة توفر لهم رؤية واضحة للأداء حتى يتمكنوا من قضاء وقت أقل في رد الفعل، ويمكنهم في النهاية إجراء محادثات أفضل وأكثر إنتاجية.

ويمكن ملاحظة التأثير الأوسع نطاقاً على العمل الذي يتراكم بمرور الوقت من خلال انخفاض معدل دوران الموظفين، وعمليات أكثر اتساقاً، وثقافة فريق أقوى، وزيادة الثقة داخل الشركة.

ما يجب عليك تنفيذه اليوم

من المهم البدء بنظام واحد في كل مرة عند تطبيق التغيير. في مركز إليفيتور الاستراتيجي، الأولوية للتقدم لا للكمال، لذا إليك ثلاث خطوات عملية يمكنك تطبيقها هذا الأسبوع في عملك:

• وضّح توقعات أحد الأدوار.
• حدد مقياسًا واحدًا لبطاقة الأداء لهم.
• حدد موعداً فردياً معهم.

يتحسن معدل الاحتفاظ بالموظفين بشكل طبيعي عندما تكون التوقعات والتواصل والمساءلة واضحة. إن إتقان الاتساق في هذه المجالات الرئيسية سيخلق موجة من الاستقرار في جميع أنحاء المؤسسة.

These systems are a part of the work being done inside Elevator Strategic Hub and are built specifically for the elevator business based on my lived-in operational experience. You can attend the next live workshop for 70% off your seat with code "EW70." Join our email list today to gain many other insights like these and be the first to know when the next workshop is announced at qrco.de/bgjz1z