Kompetenzlücken schließen

Top-Tipps zur Verbesserung Ihrer Schulungsbedarfsanalyse

In der letzten Ausgabe haben wir uns mit der Struktur einer Trainingsbedarfsanalyse (TNA) befasst. Nachdem Sie nun die Bedeutung einer TNA verstanden haben, wissen, wie man sie durchführt, und sich darüber im Klaren sind, welchen Nutzen sie haben könnte, gibt es noch Kompetenzlücken, die geschlossen werden müssen?

Nun, hier sind ein paar Top-Tipps, die Ihnen auf Ihrem Weg helfen werden!

Tipp 1. Beginnen Sie mit dem BHAG!

Der Ausgangspunkt muss aus Unternehmenssicht sein: „Was wollen Sie erreichen?“ „Was ist das langfristige Ziel?“ „Was ist Ihr Nordstern, Ihr Leitlicht?“ Daran sollte man alles messen. Jim Collins (von Good to Great) prägte den Begriff BHAG: das Big Hairy Audacious Goal.

Der Archetyp ist wahrscheinlich Bill Gates – sein Ziel war es, „auf jedem Schreibtisch einen Computer“ zu haben. 

Andere beinhalten:

• „Um das Automobil zu demokratisieren.“ (Ford, Anfang des 1900. Jahrhunderts)
• „Werden Sie das Unternehmen, das das weltweite Image japanischer Produkte als minderwertig am meisten verändert.“ (Sony, Anfang der 1950er Jahre)

Die erste Frage lautet also: Was ist Ihr BHAG?

Tipp 2: Effektiv Prioritäten setzen

Der BHAG ist der Prüfstein, gegen den Prioritäten gesetzt werden müssen.

Auf einer niedrigeren Ebene sollte dies dabei helfen, Ihre zukünftigen Qualifikationsanforderungen herauszuarbeiten, die sich auf Marketing, Vertrieb, Designfähigkeiten, Produktkenntnisse, technische Kenntnisse und das aktuelle, aktuelle Thema beziehen können: wie KI Ihre Aktivitäten unterstützen oder behindern wird. Die Liste ist nicht nur lang, sie ist auch umfangreich und möglicherweise sehr detailliert! Es hängt davon ab, wo Sie sind und wohin Sie gehen.

Während Sie sich auf die BHAG konzentrieren, während Sie Daten sammeln und näher an die Definition Ihres Schulungsbedarfs herankommen, fallen Ihnen möglicherweise bestimmte Teams, Gruppen oder Abteilungen auf, die möglicherweise mehr Schulungsbedarf haben als andere. Es gibt oft keinen einzigen Grund, warum diese Lücken auftreten, und die Umstände sind wahrscheinlich individuell auf Sie zugeschnitten, aber einige Auslöser könnten sein:

• Schnelles Wachstum
• Änderung der strategischen Ausrichtung
• Ändern von Produkt-, Service- oder Lieferantenlinien – sind Sie im Begriff, Ihr Paket an Aufzugssteuerungslieferanten zu ändern?
• Änderungen der Vorschriften oder des Wettbewerbsumfelds
• Änderung von Normen, z. B. EN 81, ISO 22559 oder ISO 9001
• Diese Liste ist nicht vollständig
• Fehlende oder ineffektive Schulungen in der Vergangenheit
• Mangelndes Engagement der Mitarbeiter

Nur Sie können sagen, warum dieser Schulungsbedarf gestiegen ist. Wichtig ist jedoch, dass Sie definiert haben, wer die Kämpfer und Nachzügler sind. Jetzt geht es darum, die Bemühungen auf diese Menschen zu konzentrieren, um sicherzustellen, dass diejenigen mit der größten Not die Hilfe erhalten, die sie benötigen, um Ihnen zu helfen.

Tipp 3: Überprüfen Sie die erwarteten Rollen und Kompetenzen

Die archetypische Analogie für ein Unternehmen ist eine gut geölte Maschine, die heute jedoch etwas viktorianisch ist. Wir würden eine organischere Analogie bevorzugen. Wir möchten uns ein Unternehmen als einen lebenden und wachsenden Organismus vorstellen.

Nehmen Sie sich also etwas Zeit und schauen Sie sich die verschiedenen Rollen in Ihrer Organisation an, wie sie miteinander interagieren und wie sie im Laufe der Zeit wahrscheinlich wachsen und sich weiterentwickeln. Mit einem unserer Kunden haben wir verschiedene Organigramme entwickelt, um sowohl unterschiedliche Szenarien als auch unterschiedliche Zeitpläne abzudecken. 

Alle Unternehmen basieren auf einer Reihe von Prozessen, die darauf abzielen, einem Kunden einen Mehrwert zu bieten, und viele Ihrer täglichen Prozesse basieren auf dieser Kette verschiedener Abteilungen, Teams und Personen, die auf das Endziel hinarbeiten – die Bereitstellung von Mehrwert. Wenn ein Glied in der Kette schwach ist, wirkt sich das auf alle anderen aus.

Es ist durchaus möglich, unser generisches Modell einer Organisation (alle Organisationen haben drei Kernprozesse – Arbeit bekommen, Arbeit erledigen, Geld bekommen) zu verwenden, um alle Glieder in Ihrer Kette zu untersuchen. 

Alternativ könnte die TNA einen Mangel an Wissen auf einer bestimmten Ebene oder Abteilung innerhalb der Organisation aufgedeckt haben; Dies könnte auf eine schlechte Kommunikation auf Managementebene zurückzuführen sein. In diesen Fällen ist es aufgrund der Bedeutung des Themas wichtig, dass die Kompetenz dringend angegangen wird. Um dieses Problem zu vermeiden, ließ ein Kunde, ein Architekt mit etwa 80 Mitarbeitern, (im wahrsten Sinne des Wortes) die Hälfte seiner Mitarbeiter am jährlichen Geschäftsplan arbeiten. Sie erhalten ein fantastisches „Buy-in“ und wurden deshalb mehrfach in der Umfrage „Best Places to Work“ der Sunday Times erwähnt.

Tipp 4. Identifizieren Sie Ihre Champions

Die Frage ist: Woher bekommen Sie die Informationen, die Ihre Mitarbeiter für ihren Erfolg benötigen? Google und YouTube sind kostenlos und fantastische Ressourcen, aber:

1. Sie müssen die richtigen Dinge finden.
2. Sobald Sie dies tun, ist es möglicherweise nicht ausreichend spezifisch.
3. Oft gibt es einen effizienteren Weg.

Sie müssen Ihre Mitarbeiter identifizieren und zum „Champion“ befördern: die Rolle der Fachexperten in Ihrem Unternehmen. Das sind die Leute, die:

• Kennen Sie ihr Thema in- und auswendig, aber was noch wichtiger ist
• Sie wissen auch, was es im Kontext Ihres Unternehmens bedeutet.

Diese Mitarbeiter stehen Ihnen zur Seite und wissen, wohin Sie wollen. Aber Vorsicht, diese Champions haben in der Regel bereits einen anstrengenden Job: Stellen Sie sicher, dass Sie sie nicht überlasten, denn das hilft wirklich nicht!

Tipp 5: Wählen Sie die perfekte Versandmethode

Die Ausbildung kann viele verschiedene Formen annehmen, von „Sitzen bei Nellie“ (Unterrichten durch einen alten Hasen) bis hin zu umfassenden und teuren externen Schulungen, die sich manchmal über viele Wochen und Monate erstrecken. Zu den verfügbaren Optionen gehören:

• Ausbildung am Arbeitsplatz
• Beschatten
• Onlinetraining
• Mentoring/Coaching
• Angesicht zu Angesicht
• Unterrichts-/Workshopbasiert

All dies kann weitgehend sowohl formell als auch informell sein.

Die gewählte Methode wird weitgehend von einer Reihe von Variablen bestimmt: dem Thema, der Wichtigkeit, dem Budget und etwaigen Zeitbeschränkungen. Die entscheidende Frage, die Sie sich stellen müssen, lautet jedoch: Welche Methode liefert die beste Rendite für Ihre Investition?

Beispielsweise kann eine Schulung im Klassenzimmer oder in einer Werkstatt leicht zu organisieren sein. Sie rufen einfach einen Anbieter an und geben ihm den Auftrag. Allerdings gehen damit zusätzliche und manchmal teure Kosten einher (Kosten für Anbieter, Veranstaltungsort, Reise- und Mittagessenkosten usw.), aber auch, dass dem Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum eine wichtige Ressource fehlt. Die Gesamtinvestition kann hoch sein.

Der Online-Schulungsansatz bietet oft weniger Möglichkeiten zur Interaktion, lässt sich aber äußerst schnell und einfach verwalten, implementieren und verfolgen.

Natürlich gibt es keinen einheitlichen Ansatz, es geht also darum herauszufinden, was für Sie und Ihre Mitarbeiter am besten passt.

Einige Unternehmen, mit denen wir zusammengearbeitet haben, und überraschenderweise einige kleine, haben ihre eigene „YouTube-Universität“ erstellt: viele kleine 10–15-minütige Videos (gerade mit einem Smartphone aufgenommen), die zeigen, wie man täglich eine Vielzahl von Aufgaben umsetzt Aufgaben. Diese werden dann in eine Reihe von Videos eingefügt, um (normalerweise) halbtägige Schulungsprogramme zu erstellen, die sich im Laufe der Zeit zu einer größeren Reihe von Schulungsmodulen entwickelt haben. Dieser Ansatz hat eine Reihe von Vorteilen: Er ist sehr günstig, wiederverwendbar, sorgt für Konsistenz und ist äußerst auf Ihre spezifischen Bedürfnisse ausgerichtet.

Tipp 6. Entscheiden Sie sich für den Inhalt

Befassen Sie sich als Nächstes mit den Details und Inhalten Ihres Schulungsprogramms. Sie wissen, wo die Lücken liegen und worauf Sie Ihre Bemühungen konzentrieren müssen. Wenn es Ihren Vertriebsmitarbeitern an Produktkenntnissen mangelt oder es Ihrem Finanzteam an Fähigkeiten zur Kreditkontrolle mangelt, müssen Sie den effektivsten Weg finden, ihnen dieses Wissen zu vermitteln, damit es absorbiert, behalten und, was am wichtigsten ist, angewendet wird!

Unterschiedliche Menschen lernen auf unterschiedliche Weise. Ein Rahmen (es gibt noch andere) ist, dass Menschen eine Vorliebe für das Lernen haben:

• Visuell – sehend
• Auditiv – Hören
• Kinästhetisch – machen

Tatsächlich wurde vermutet, dass diese Vorliebe in unserer Sprache zum Ausdruck kommt, wenn die Leute sagen: „Ich verstehe, was Sie meinen“ (visuell), „Ich höre, was Sie sagen“ (auditiv) oder „Das verstehe ich“ (kinästhetisch). Diese Hinweise sind wichtig und geben uns Informationen, auf deren Grundlage wir Inhalte erstellen und verwalten können.

Der Punkt ist, dass Sie alle Lernmethoden berücksichtigen müssen. Wenn Sie also nicht das Glück haben, ausführliche Nachforschungen über die Vorlieben jedes einzelnen Ihrer Mitarbeiter anzustellen, ist Abwechslung der Schlüssel! Allerdings wurde berichtet, dass mehr als 50 % von uns visuelle Lerner sind. Je visuell interessanter, desto besser.

Tipp 7: Schauen Sie sich die Vergangenheit an

Bevor Sie sich kopfüber ins Unbekannte stürzen, prüfen Sie alle bisherigen Trainingsmethoden. Es ist wahrscheinlich, dass es eine Fülle von Informationen und Lektionen gibt, die Ihr aktuelles Programm prägen könnten. Möglicherweise entdecken Sie auch Ansätze, die zuvor zu großartigen Ergebnissen geführt haben – oder auch nicht –, sodass Sie die guten Ideen klauen (und sie für sich beanspruchen!) und die anderen meiden können.

Tipp 8: Halten Sie Ihre Antenne hoch

Wie wir wissen, können Änderungen fast augenblicklich erfolgen. Abhängig von Ihrer Position in einer Organisation müssen Sie Dinge wissen, die Ihre Planung möglicherweise überflüssig machen. Wie wird sich KI auf Ihre Prozesse auswirken? Steht ein wichtiger Paket- oder Controller-Lieferant vor einem Wechsel? Wird es eine Fusion oder eine Übernahme geben? Steht die Erneuerung des IT-Systems an? Sie müssen die Antworten auf Fragen wie diese kennen, sonst kann die ganze harte Arbeit und Mühe, die in den Plan gesteckt wurde, über Nacht zunichte gemacht werden.   

Es gibt eine (möglicherweise) apokryphe Geschichte über eine komplett neue Lackieranlage im Wert von 75 Millionen Pfund in einem großen britischen Automobilwerk. Die gesamte Linie war bereits installiert und die Schulung sollte gerade beginnen, doch die Übersee-Zentrale musste nicht nur das Schulungsprogramm, sondern die gesamte Investition stoppen! Das ist eine Menge Zeit, Mühe, Blut, Schweiß und Tränen, die – mit etwas mehr Nachdenken – besser hätte investiert werden können.

Tipp 9. Manche Dinge gehen über TNA hinaus

TNA ist nur ein Werkzeug, ein Rahmen, der dabei hilft, Aufmerksamkeit und Anstrengung zu fokussieren; Erkenne, dass manche Dinge über TNA hinausgehen. Wenn auf den IT-Systemen Ihres Unternehmens immer noch Windows XP läuft und Sie immer noch NCR-Papier (Durchschreibepapier) verwenden, kann ein TNA das nicht beheben … und es ist auch nicht seine Aufgabe!

Sie können ein Schulungsprogramm für ein Unternehmen nur in dem Zustand erstellen, in dem es sich befindet! 

Fazit

Zu viele Unternehmen verwenden abgespeckte Versionen von TNA, um ihre Compliance-Probleme zu bewältigen. Tabellenkalkulationen werden geführt, aufbewahrt und aktualisiert, um in der Regel eine Reihe von Gesundheits- und Sicherheitsproblemen zu verwalten: Asbestbewusstsein, manuelle Handhabung, Fahren mit Gabelstaplern. All dies konzentriert sich nur auf den Nachweis der Konformität.

Die besten Unternehmen verlagern den TNA-Prozess an einen Ort, an dem der Schwerpunkt nicht auf Konformität, sondern auf Leistung liegt. Sie stellen aufrichtig die Frage: „Was sollen wir hier tun?“ Was ist unser Nordstern? Und wie können uns Schulung und Entwicklung dabei helfen, dorthin zu gelangen?“