تبسيط عملية التفتيش: مجموعة أدوات إنتاجية

تخيل هذا السيناريو: مفتش المصعد يكمل وظيفة ، والتقرير على مكتب مالك المبنى في اليوم التالي. تحول ليوم واحد؟ قد يبدو هذا بعيد المنال ، لكنه ليس بعيد المنال تمامًا. لتوضيح كيف يمكن للصناعة أن تتعامل مع هذا النوع من الأهداف ، تستعرض هذه المقالة أولاً عملية الفحص وإعداد التقارير الحالية ، ثم تشير إلى الأدوات المتاحة للجمهور التي يمكنها معالجة أوجه القصور الحالية ، وتشير إلى كيف يمكن للأدوات الإضافية أن تقلل من السحب ، وتعزز الإنتاجية ، بل وتؤدي أيضًا لإنشاء أفضل المعايير الجديدة في فئتها.

العملية الحالية

تتبع عملية فحص المصعد نمطًا قياسيًا. يتعاقد أصحاب العقارات مع مفتشين أو أطراف ثالثة لأغراض الامتثال التنظيمي أو تحسين العمليات العامة. ثم يصل الفرد المكلف بإجراء هذا التفتيش إلى منشأة معينة. بمجرد الوصول إلى الموقع ، يمر المفتش عبر المبنى ويلتقط الصور والملاحظات. قد يقوم المفتش بأخذ القياسات ، مثل أوقات الباب ، وسرعات المصعد ، ومستويات الإضاءة المحيطة والضوضاء. في مرحلة ما بعد التقاط هذه المقاييس وغيرها من مقاييس الأداء ، يبدأ المفتش في تجميع تقرير أو تسليم المعلومات إلى شخص مسؤول عن القيام بذلك. يتم عادة مراجعة التقرير داخليًا ، وفي النهاية يتم تسليمه إلى العميل ، مالك العقار.

هذه هي العملية التقليدية. يبدو الأمر واضحًا ، لكن الكامنة وراء الكواليس هي عقبات مثل:

• صعوبات في الوصول إلى منشأة
• أدوات قياس غير فعالة
• بيانات مشوشة أو مربكة
• وقت محدود لكتابة التقرير
• تراكم في كتابة التقارير

قد يكون القطاع معتادًا على التأخير، لكنه ليس بالأمر الهين. وكما ذُكر، قد يكون مالك المبنى مُلزمًا بلوائح تنظيمية. وللشهادات مواعيد نهائية، مع فرض غرامات على التأخير. وقد ترتبط المسؤولية بالإصلاحات غير المنجزة، مما يُعرّض العميل لمخاطر متزايدة مع مرور الأيام. كما قد يؤثر التأخير سلبًا على رضا مستأجري المبنى. وخلاصة القول، من المُستحسن أن يتلقى العميل تقريرًا في الوقت المناسب.

الأدوات والتحسينات

فيما يتعلق بالكفاءة ، يُطرح سؤالان: "ما مدى إنتاجية المفتشين عندما يكونون في الموقع؟" و "ما مدى إنتاجية المفتشين في إعداد التقرير النهائي؟" لمعالجة هذه النقاط ، دعنا نراجع عملية الفحص وكتابة التقارير في ضوء أدوات الإنتاجية التي يمكن أن تمهد الطريق لإنجازات أسرع.

جداول

نظرًا لعدد الأشخاص المعنيين (مالك المبنى ، مدير المرافق ، الشركة المتعاقد معها ، المفتش الفردي ، إلخ) ، يجب أن تكون جداول المزامنة أولوية عالية. ومع ذلك ، كم عدد شركات التفتيش التي تستفيد من وسيط إلكتروني مشترك لأداء جميع مهام الجدولة؟ على الرغم من توفر أدوات مثل تقويم Google ، فإن الصناعة تميل إلى التقصير في الحلول البطيئة وغير المؤكدة ، مثل طباعة البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد ، ثم تمريره إلى أحد المفتشين.

وصول

عندما تكون أدوات الاتصال غير فعالة ، قد يتعرض وصول المفتش إلى الموقع للتأخير في البداية. من ناحية أخرى ، يمكن لمنصة مشتركة مع تذكيرات مدمجة أن تقلل من الالتباس المحيط بوصول المفتش. سيكون مدير المرافق في وضع أفضل لاستقبال المفتش دون تأخير ، ومعرفة نطاق عمل المفتش وأداء أي مهام إعداد ذات صلة.

أدوات في الموقع

جوهر التفتيش هو القياسات. من الناحية المثالية ، سيكون لدى المفتشين أداة سهلة التطبيق تسمح لهم بجمع البيانات من أنواع مختلفة ، بما في ذلك المقاييس الموقوتة والصور والتسجيلات الصوتية ، بسرعة كبيرة. ومع ذلك ، لا يزال العديد من المفتشين يعتمدون على الأقلام وأقلام الرصاص وبدأوا للتو في الاستفادة من إمكانيات أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الأجهزة اللوحية. وفي الوقت نفسه ، فإن تطبيقات تحويل الصوت إلى نص وسماعات الرأس ، وهي الأدوات المستخدمة على نطاق واسع في الصناعات الأخرى التي تشجع على الاتصال بدون استخدام اليدين ، تبرز هنا بغيابها.

صحة البيانات

يجب أن تكون قياسات الأداء دقيقة وموثوقة وموحدة. ولهذه الغاية ، ستوفر منصة القياس المثالية إرشادات حول أفضل السبل لأخذ القياسات ، ثم تلتقط تلقائيًا حالات متعددة. ما يسود اليوم ، بدلاً من ذلك ، هو الالتقاط اليدوي لمثيل واحد. لا تقتصر هذه العملية على التخطيط الضعيف لمشكلة متعددة المتغيرات فحسب ، بل تجعل من الصعب أيضًا تكرار ما قد وجده المفتش والتحقق من صحته.

إدارة البيانات

نظرًا لاختلاف كل موقع وفحص ، فإن أحد معايير التصميم لتحسين عملية اليوم اليدوية والورقية إلى حد كبير هو السماح للمفتشين بتنظيم معلوماتهم بالترتيب الذي يجمعونها به. تحقيقًا لهذه الغاية ، سيكون من المرغوب فيه استخدام أداة تنظيمية مرنة تتكيف من حالة إلى أخرى ، مثل Evernote. يستخدمه أكثر من 34 مليون فرد لفرز الصور الفوتوغرافية والصوت وأي نوع من النصوص المنسقة ووضع علامة عليها والتعليق عليها وأرشفتها ، وهو نوع النظام الأساسي الذي يمكن تخصيصه لخدمة هذه الصناعة.

نقل البيانات

إن التعامل مع الأوراق، وإرسال النماذج بالفاكس، وإعادة إدخال البيانات، ومغادرة موقع العمل، وحتى إرسال المرفقات عبر البريد الإلكتروني، كلها جوانب من الوضع الراهن غير الفعّال. ولكن في عالم يعتمد على التطبيقات اللاسلكية، لا يوجد سبب يمنع نقل البيانات تلقائيًا إلى منصة قائمة على السحابة، مثل Google Drive، وإتاحتها للمفتش وأي شخص مسؤول عن إكمال التقرير. وقد تكون هذه أيضًا الآلية لتسليم التقرير إلى العميل.

نظام متكامل

يذكر القسم السابق عددًا من الأدوات العامة ، مثل أجهزة الكمبيوتر اللوحية وتقويم Google و Drive و Evernote ، وكلها يمكن أن تساعد في تسريع عملية فحص المصعد الحالية وإعداد التقارير. لكن زيادة عدد عمليات التفتيش في اليوم بشكل كبير والاقتراب من هدف التحول ليوم واحد يتطلب أكثر من مجرد أدوات مستقلة. إنهم يطالبون بنظام متكامل تمامًا.

قد يتميز نظام إعداد تقارير التفتيش بمجموعة من الوظائف ، مثل الجدولة ؛ جمع البيانات وتنظيمها ونقلها ؛ وتوليد التقارير. في جوهرها ستكون الوظيفة التي تمكن المفتشين ليس فقط من التقاط مقاييس الأداء ، ولكن أيضًا إرفاقها بالمعلومات السياقية. سيقوم النظام بتحويل البيانات الأولية إلى بيانات بالإضافة إلى البيانات الوصفية.

على سبيل المثال ، باستخدام كاميرا رقمية (ربما تكون مدمجة في جهاز لوحي) ، يمكن للمفتش إنشاء قائمة بالملفات التي يجب نقلها يدويًا - النقر فوقها وسحبها - إلى تقرير. على النقيض من ذلك ، يجب أن يكون النظام الجديد قادرًا على الطابع الزمني تلقائيًا والتسمية حسب النشاط ووضع جميع الصور على موقع واحد. عند إعداد التقرير ، يمكن للمفتش ببساطة التحقق من الصور المراد تضمينها وأيها سيتم حذفه أو أرشفته.

سيكون مفتاح هذا النوع من الحلول هو واجهة مستخدم مرنة (UI). تتمثل إحدى تحديات التصميم لهذا الحل في أن الكثير من الهياكل يمكن أن تخنق المفتش. كل عملية تفتيش مختلفة. في الموقع ، قد ينحرف المفتش عن عملية قياسية لتسجيل البيانات لأي عدد من الأسباب. يمكن أن توفر واجهة المستخدم الجيدة بنية أقل ثباتًا ولكن قدرة تنظيمية أكبر.

من شأن البيانات الوصفية أن تساعد في تمكين هذا النوع من المرونة وتسهل في نهاية المطاف إنشاء التقارير الآلية حتى نقطة التسليم. يمكن لنسخة محسنة من هذا النظام الأساسي أن تمكن العملاء الذين يميلون إلكترونيًا من الحصول على التقرير أو حتى بيانات معينة عند الطلب ، مما يلغي الحاجة إلى منظمة التفتيش لإنتاج وإرسال مستند. يمكن أن يمنح العميل أيضًا طريقة لتتبع إكمال العناصر المفتوحة.

كميزة نهائية محتملة ، بمجرد قيام المفتش بجمع بيانات كافية ، يصبح من الممكن البدء في تنفيذ المعايير. البيانات الوصفية ستمكّن كيان التفتيش من تقطيع وتقطيع بياناتها وفقًا لإنتاجية الموظف ونتائجها والمباني وأنواع المعدات والموقع. وبالتالي ، فإن الموظف المكلف بفحص مصعد في حديقة مكتبية في ضاحية معينة ، مقابل موظف آخر يتفقد علامة تجارية أخرى في مبنى مرتفع في منطقة مترو. تمنح هذه القدرة المهمة العملاء نظرة ثاقبة إضافية حول ما إذا كان التقرير الذي يتلقونه جيدًا أم سيئًا ، نظرًا للمتغيرات التي لا تحددها المعايير الوطنية بالضرورة.

خاتمة

يرغب العملاء في رؤية إنشاء التقارير وتسليمها بشكل أسرع. لذلك ، حان الوقت لتبني الأدوات المتاحة للجمهور والبناء عليها بطرق تضيف الإنتاجية إلى عملية التفتيش وتعزز هدف التحول ليوم واحد. هذه الفوائد قيمة في حد ذاتها وتراكمية. بمجرد جمع قدر كبير من البيانات ، يصبح من الممكن البدء في الحديث عن الأداء الأفضل في فئته وفقًا للمباني وأنواع المعدات والمناطق وما إلى ذلك. سيسمح تحليل البيانات الوصفية ذات الصلة للصناعة بإنشاء معايير جديدة للتميز في السوق.