"Farlo funzionare"

I responsabili dei sistemi universitari negli Stati Uniti sono d'accordo: apparecchiature obsolete (e, spesso, molte), tassi più elevati di vandalismo e uso intensivo significano che prendersi cura adeguatamente dei propri sistemi di ascensori è fondamentale per garantire viaggi rapidi ed efficienti e, soprattutto , sicurezza dei passeggeri. Questo può essere difficile, tuttavia, in un'era di budget ridotti e tecnologia in continua evoluzione. A questo proposito, la questione della manutenzione interna rispetto al contratto per i sistemi di ascensori del campus "è sempre stata e sempre sarà" un problema, afferma Terri Flint, responsabile del programma Elevator presso l'Università del Michigan (UM) e presidente dell'organizzazione no profit Elevator U. Alcune università utilizzano appaltatori esterni quasi esclusivamente sia per la manutenzione che per la nuova installazione, mentre altre adottano un approccio ibrido, dividendo il lavoro tra un team interno e un appaltatore esterno. Alcuni hanno squadre interne che esistono da anni.

Alla messaggistica unificata viene utilizzato un sistema ibrido e Flint afferma di ritenere che questa possa essere una soluzione praticabile per mantenere il gran numero di ascensori del campus in funzione come una macchina ben oliata. Alla UM, circa 130 ascensori nei grandi edifici del sistema come ospedali, impianti sportivi e associazioni studentesche sono gestiti da un appaltatore esterno. Nel caso di messaggistica unificata, questo è un grande OEM. Gli 11 meccanici interni di UM si occupano del resto, circa 470 unità. Ciò consente all'università di "tenere sotto controllo le richiamate, la manutenzione e i tempi di inattività", afferma Flint.

D'altra parte, la Illinois State University (ISU) di Normal, Illinois, appalta la manutenzione e le ispezioni su tutti i suoi 83 ascensori in 53 località, secondo l'assistente sovrintendente per la manutenzione degli edifici Steve Pydynowski. Dice che questo è stato il caso da quando è entrato a far parte dello staff 23 anni fa.

Alcuni anni prima del suo arrivo all'ISU, è stata costituita una task force per prendere in considerazione la formazione di un team interno per gestire la manutenzione ordinaria, ma non ne è mai uscito nulla. Da allora, l'università ha seguito le linee guida statali che richiedono la firma di contratti pluriennali attraverso il processo di richiesta di proposte (RFP). Un grande OEM è emerso con successo dopo la più recente RFP.

Dall'altra parte dello spettro dell'ISU c'è l'Università della Virginia (UVA), dove un sistema di trasporto verticale di 340 unità è stato curato da un team interno per almeno 40 anni, secondo Elevator Maintenance Senior Supervisor Eddie Morris. Il team ha attualmente 14 dipendenti, incluso Morris, e va costantemente "al di sopra e al di là" in termini di ciò che deve essere fatto. "Se appaltassimo il lavoro, probabilmente sottometterebbero [quello che il team addebita] per entrare nella porta", afferma Morris, "ma, alla fine, la manutenzione mancherebbe, perché le grandi aziende non sembrano concentrarsi sull'attenzione dettagliare più.”

Sebbene il sistema interno funzioni bene per UVA, ci sono delle sfide, osserva Morris. Tra questi ci sono fondi insufficienti per sostituire o riparare apparecchiature obsolete, in particolare negli edifici medici dell'UVA (che sono finanziati attraverso una fonte diversa rispetto al campus vero e proprio) e trovare dipendenti di talento disposti a lavorare per un salario inferiore a quello sindacale.

Qualunque sia il sistema utilizzato da una scuola, la questione del denaro è sempre presente. La mancanza di denaro per la manutenzione differita, dice Pydynowski, è stata una lotta continua all'ISU e ad altre istituzioni dell'Illinois per diversi anni. “Stiamo tutti lottando – alcune università più di altre”, dice, continuando:

“Fondamentalmente, lo stato dell'Illinois è in una crisi finanziaria e ha più pesci da friggere. A questo punto, lo stato non ha un budget da quasi due anni, quindi i soldi che dovrebbero provenire dallo stato non ci sono. Da quando sono stato coinvolto in Elevator U, quello che sembra essere un ritornello comune è che le persone delle strutture o hanno un buon sistema che funziona nel loro campus, o trovano un modo per farlo funzionare per loro.

Flint osserva che, a livello di settore, il lavoro degli ascensori universitari non è mai stato strettamente interno o strettamente contrattuale. Il modo in cui vengono forniti i finanziamenti e come e quando viene svolto il lavoro può influenzare le decisioni, afferma, descrivendo le apparecchiature proprietarie rispetto a quelle non proprietarie come un "argomento caldo". Le attrezzature proprietarie hanno spesso un costo iniziale inferiore, il che le rende attraenti per le scuole alle prese con budget limitati. Tuttavia, dice, questo può finire per essere una perdita di denaro a lungo termine:

“Il problema si presenta quando sono necessari strumenti speciali o software diagnostici che non vengono forniti ai meccanici interni. Ciò impone un contratto di manutenzione senza l'opzione di un'offerta competitiva. Il costo del ciclo di vita può aumentare rapidamente se un solo appaltatore può eseguire la manutenzione e la riparazione dell'attrezzatura. Poiché la costruzione (costo immediato) e la manutenzione (costo a lungo termine) hanno in genere fonti di finanziamento separate, la lotta viene raramente risolta a favore della manutenzione. Il costo a lungo termine non è visto abbastanza rapidamente da avere un impatto sui documenti di costruzione e consentire a entrambe le parti di trovare un compromesso che possono affrontare.

A volte si studiano i budget e si prendono decisioni difficili. Presso l'Università del Minnesota (U of M) Twin Cities, ci sono 415 unità nelle strutture di Minneapolis e St. Paul, con attrezzature risalenti agli anni '1950 fino ai giorni nostri. L'ultimo grande ammodernamento comprendeva circa 40 unità ed è stato completato nel 2013, con vari ammodernamenti che si sono verificati da allora a causa della riduzione dei finanziamenti statali.

È stato quel clima di diminuzione dei finanziamenti che ha spinto la decisione di U of M di cambiare i modelli di consegna e passare da un sistema ibrido a un sistema rigorosamente in outsourcing, spiega Dan Anderson, responsabile del programma U of M Elevator. Tutti i lavori relativi agli ascensori hanno iniziato a essere gestiti da un'importante azienda nazionale a partire dal 1° gennaio 2013. "I nostri clienti del campus hanno dovuto adeguarsi a un nuovo approccio di gestione", afferma Anderson. “I rapporti di lavoro tra i meccanici degli ascensori ei clienti dovevano essere ricoltivati. Alcuni dei nostri partner in tutto il campus hanno attraversato una "perdita di autonomia" mentre costruivamo nuove relazioni con il nuovo modello di consegna".

Anche se questa non è stata la transizione più semplice che l'università ha dovuto compiere, la pratica del business intelligente è la sua massima priorità, afferma Anderson. "Il modello attuale ha riunito tutte le varie pratiche di erogazione del servizio e ha offerto un'economia di scala per i costi di manutenzione preventiva, richiamate fatturabili, riparazioni e retrofit o miglioramenti elettivi", afferma Anderson. Fa eco a Pydynowski dicendo che uno dei vantaggi di avere il lavoro gestito da una grande azienda è che l'università può stare certa che tutte le i siano tratteggiate e le t siano incrociate quando si tratta di evolvere codici e regolamenti statali. Le aziende più grandi spesso dispongono di team di persone esclusivamente responsabili dell'acquisizione di tutte le registrazioni statali adeguate e dell'aggiornamento della formazione.

Negli ultimi 20 anni, U of M ha richiesto a tutte le apparecchiature moderne o nuove di disporre di componenti proprietari limitati. Attualmente, circa il 15-20% delle unità U of M sono state prodotte da OEM e tutte sono gestite dall'attuale fornitore. Le modernizzazioni e le nuove costruzioni sono storicamente eseguite da indipendenti locali e occasionalmente da OEM.

Anderson descrive l'attuale contratto di U of M (ottenuto tramite un'offerta competitiva) come equo. Egli elabora:

“Un grande vantaggio dell'attuale modello di erogazione del servizio di trasporto verticale è la contabilità dei costi consolidata e i costi di manutenzione preventiva prevedibili nel tempo. Il contratto iniziale di servizio completo con l'attuale fornitore era di 30 mesi. Il contratto prevedeva tre proroghe di un anno, negoziate tra l'università e il venditore, a partire dal 1 luglio 2015. In breve, avevamo un costo fisso di manutenzione preventiva per 30 mesi e ora, tramite un aumento di costo, abbiamo un costo fisso di manutenzione preventiva fino al 30 giugno 2018. I nostri callback, riparazioni e miglioramenti elettivi sono anche vincolati da tariffe contrattuali fisse e markup dei materiali durante la durata del contratto.

Anderson dice che qualunque modello utilizzi un'università, la comunicazione è la chiave per "far funzionare le cose". Alla U of M, un gruppo ristretto di strutture e professionisti degli ascensori si sono incontrati quasi ogni settimana senza fallo da quando il contratto è stato firmato per la prima volta alla fine del 2012. “Continuiamo a trovare successo attraverso le informazioni dei meccanici degli ascensori sul campo, il feedback dei nostri partner in tutto il campus e la cooperazione tra il nostro attuale fornitore e il team di gestione del programma Elevator", afferma.