Simplificada

A Quality Elevator deixou de usar papel e a administração, os funcionários e os clientes não poderiam estar mais satisfeitos.

Não é segredo que os profissionais de elevadores, especialmente os autônomos, adoram papel – contas manuscritas, ordens de serviço, etc. Isso está começando a mudar à medida que os empresários investem em tecnologia digital que economiza tempo e dinheiro – sem falar nas árvores. A iBusiness vai além, plantando 50 árvores para cada sistema vendido. Um exemplo disso: a Quality Elevator Co., Inc., uma das maiores empresas independentes de serviços de elevadores na região de Maryland, Virgínia e Distrito de Columbia, contratou a iBusiness Technologies no início deste ano para desenvolver um sistema digital de registro de dados, após o vice-presidente da Quality Elevator, Jim Snider, assistir a uma apresentação do fundador e CEO da iBusiness, Steve Metzman, na Cúpula Educacional NexGen da Associação Nacional de Empreiteiros de Elevadores (NAEC), em Port St. Lucie, Flórida. A iBusiness tem sede na Filadélfia e possui parcerias nacionais com a Apple e a Verizon para atender clientes em todo o país.

A solução consiste em iPads implantados em campo, carregados com formulários do Quality Elevator. Os dispositivos também possuem outras funcionalidades: fazem ditados, gravam áudio e capturam e incorporam imagens em documentos. Uma rede de servidores remotos hospedados na internet – também conhecida como nuvem – armazena, gerencia e processa os dados, que podem ser acessados ​​de forma rápida e fácil pela equipe do escritório central ou pelos clientes.

“Inicialmente, eu tinha receio de que houvesse resistência, mas fiquei agradavelmente surpreso com a forma como os funcionários acolheram a tecnologia.” - Jim Snider, vice-presidente da Quality Elevator Co., Inc.

Até o verão passado, a Quality Elevator era a primeira cliente de elevadores entre as centenas que a iBusiness possui. Metzman prevê, no entanto, que isso mudará em breve, à medida que as empresas independentes se tornarem mais familiarizadas com a tecnologia e seguirem o exemplo das grandes fabricantes de equipamentos originais (OEMs). Ele planeja fazer outra apresentação na NAEC em Boston, de 28 de setembro a 1º de outubro.

Em vez de impor o novo sistema de iPad/nuvem aos funcionários de uma só vez, Snider decidiu implementá-lo gradualmente, começando com cinco iPads com o que a iBusiness chama de MobiliForms. No caso da Quality Elevator, isso incluía um relatório diário, duas folhas de ponto diferentes, um formulário de requisição de peças e uma planilha de resumo de serviços/mão de obra. O plano inclui uma coordenadora de implementação no local, Jaime Franke.

Os MobiliForms da Quality Elevator são os mesmos formulários que a empresa sempre usou, só que em formato eletrônico. No verão, 10 funcionários da Quality Elevator já usavam iPads, e Snider pretendia aumentar esse número para pelo menos 50 até a primavera de 2016. Em vez de se surpreenderem com as mudanças, os funcionários adoram o novo sistema, e aqueles que não têm iPads querem tê-los, diz Snider. "Inicialmente, eu tinha receio de que houvesse resistência, mas fiquei agradavelmente surpreso com a forma como os funcionários abraçaram a tecnologia."

Tanto Metzman quanto Snider afirmam que isso se deve à facilidade de uso dos dispositivos e à aparência idêntica dos formulários eletrônicos aos formulários em papel usados ​​anteriormente. Metzman declara:

“Se você pensar nas pessoas que trabalham em campo, às vezes elas são mecânicas fantásticas, mas não tão boas com tecnologia. Então, simplesmente dar a elas um iPad com um sistema completamente diferente geralmente não funciona. Tivemos sucesso porque os MobiliForms são exatamente os mesmos documentos que elas estão acostumadas a ver em papel.”

O investimento inicial em um sistema varia dependendo do seu tamanho e recursos, mas pode ser considerável dependendo do número de iPads. Esse é outro motivo de hesitação por parte da indústria de elevadores, afirmam Metzman e Snider. Mas Snider diz que já está vendo economias "significativas" tanto em tempo quanto em dinheiro e está convencido de que o investimento acabará se pagando.

A iBusiness já criou sistemas para centenas de empresas. Em média, diz Metzman, um funcionário de campo economiza cerca de 45 minutos por dia usando o MobiliForms. "Os formulários podem ser preenchidos mais rapidamente e não precisam ser levados de carro para o escritório", afirma Metzman. "As empresas podem faturar seus clientes no mesmo dia, o que acelera o fluxo de caixa. Se considerarmos uma empresa que fatura até US$ 45 milhões por ano quatro ou cinco dias mais rápido, isso significa milhares de dólares a mais de fluxo de caixa por mês."

Seja em uma convenção de elevadores ou em um evento de outro setor, Metzman fala sobre como sua empresa, por meio de parcerias com a Apple e a Verizon, ajuda outras empresas a otimizar suas operações. "Tivemos muito sucesso em diversas áreas participando de feiras comerciais e nos destacando em meio à concorrência para ajudar as pessoas a entenderem suas opções", afirma Metzman. A Quality Elevator é "um dos muitos casos de sucesso que temos em operações de campo", completa.

O trabalho realizado pela iBusiness para a Quality Elevator exigiu pesquisa. Em um relatório de impacto, a iBusiness observa que a Quality Elevator possui clientes em uma ampla região geográfica. "A manutenção e o serviço de elevadores exigem registros detalhados", afirma o relatório. "Os técnicos de campo precisam acompanhar os serviços concluídos, as horas trabalhadas, as despesas de viagem e as peças utilizadas. O fluxo de caixa era prejudicado pelo intervalo de vários dias entre a conclusão do serviço e a emissão da fatura, devido à documentação em trânsito."

Os técnicos inserem informações no iPad ou escrevem nele com o dedo ou caneta stylus. Os dispositivos também gravam ditados e podem adicionar áudio e fotografias, um recurso que, segundo Snider, tem sido inestimável. "Às vezes, uma imagem vale mais do que qualquer coisa que um funcionário possa escrever", observa Snider. "É possível ver o dano, e o cliente tem muito menos probabilidade de reclamar ou fazer perguntas."

Snider disse que gosta de estar à frente do seu tempo. Ele acredita que isso diferencia a Quality Elevator da concorrência, então quanto mais tempo os concorrentes demorarem para alcançá-los, melhor, afirma. Ele explica:

“Estamos recebendo um feedback muito positivo de nossos clientes e de nossa equipe em campo. Isso ajuda nossos supervisores a gerenciar não apenas os registros de horas trabalhadas, mas também todos os seus relatórios. Todos os nossos dados são processados ​​pelos iPads. Por exemplo, o Trump Hotel [uma reforma histórica com inauguração prevista para 2016] em Washington, DC, recebe todos os seus relatórios diários por e-mail em seu servidor. Não há papel – é tudo eletrônico. Além disso, fica muito mais profissional ver um registro de horas trabalhadas digitado de forma organizada, em vez de escrito à mão por cada pessoa.”