CAFM，行业挑战

仔细研究信息系统和使用它的公司类型

本文首次发表于 2018 年伊斯坦布尔国际电梯和自动扶梯研讨会。 有关 3 年 4 月 2019 日至 XNUMX 日在拉斯维加斯举行的活动的更多信息和参与，请访问 www.elevatorsymposium.org.

在当今的商业世界中，找到有效管理信息的方法对任何组织来说都具有挑战性。

尽管如此，公司及其经理一直在寻求更好的方法来通过更好地使用改进的信息系统来提高组织的绩效。 事实上，评估和管理信息对于当今的管理者来说仍然是一个巨大的挑战。 问题是“客户在信息系统方面实际需要什么以及正在使用哪些功能？” 还在问。

Elmualim 和 Johnson 认为，绩效最大的问题之一是信息管理，并且认为信息管理系统“没有客观衡量”； 给出的反馈既不及时也不具有建设性； 并且没有就“什么是好的信息实际上是”达成一致。[3]

考虑到这一点，我决定将计算机辅助设施管理 (CAFM) 问题视为自动化设施管理信息系统。 我在一家国际电梯和自动扶梯公司工作多年，在过去 15 年中担任电梯和自动扶梯行业的顾问，我非常了解服务提供商和客户面临的问题、挑战和担忧。行业的“信息价值”和“信息过载”。

什么是 CAFM？

Abel 和Lennerts 将CAFM 定义为“支持运营和战略设施管理的系统； 即，与行政、技术和基础设施管理相关的所有活动。”[1] 支持采取记录、提供、过滤和监控此类信息的形式。 CAFM的发展是行业和行政管理中即将到来的话题。 每个组织都面临着激烈的市场竞争，因此被迫在设施管理方面建立有效的结构。 对于CAFM系统，数据结构和这些结构的开发是非常重要的。

CAFM 系统的可能性是多种多样的，系统制造商一直在关注这些。 然而，问题仍然存在：客户真正需要什么，正在使用哪些功能？ 根据 Madritsch 和 May 的说法，尽管不同分支机构的供应商和用户众多，“仍然缺乏关于成功实施 CAFM 的透明和系统的案例研究。”[4] 市场形势仍然存在巨大的不确定性。

自 1990 年代后期以来，CAFM 已为设施管理 (FM) 结构和流程的映射、评估和控制提供了高效的信息技术 (IT) 工具。 尽管使用了超过 15 年，CAFM 仍然是一种相对较新且具有挑战性的技术方法，到目前为止，并非所有使用它的项目都可以被认为是成功的。 Bainbridge 和 Finch 认为，“与内部 FM 交付的组织相比，专门的 FM 服务提供商更有可能使用 CAFM 形式的 IT，并且拥有 51 至 250 名员工的中型企业最不可能成为使用 CAFM。”[2] CAFM 系统的实施成本在更大程度上取决于功能范围、现有数据、工作场所数量和应用领域。

海军认为 CAFM 系统具有三个应用领域，尽管几乎没有证据表明这些领域正在被使用：

1. 面向管理的应用程序，为信息的组织、管理和提供提供指导
2. 面向规划的应用程序，支持规划过程
3. 面向编辑的应用程序，用于评估规划备选方案。 [5]

FM 行业监管和标准化

虽然我们对信息使用的监管或标准化进行了广泛的研究，但很明显，关于信息的监管很少，唯一的要求是与 FM 系统本身有关。 ISO 41001:2018 规定了组织在以下情况下对 FM 系统的要求：

• 需要证明有效和高效地交付支持需求组织目标的 FM
• 旨在始终如一地满足相关方的需求和适用要求
• 旨在在全球竞争环境中实现可持续发展

然而，ISO 41001:2018 中规定的要求是非行业特定的，旨在适用于所有组织或其部分，无论是公共部门还是私营部门，无论组织的类型、规模和性质或地理位置.

谁在采用 CAFM 产品？

根据我们的经验，大多数采用 CAFM 的客户在一个国家或多个国家拥有多个设施。 对于每个设施，预计有多种类型的设备需要维护，无论是预防性维护还是反应性维护。 此类设备可包括空调和加热装置、入侵报警系统、喷水灭火系统、火灾报警系统，在某些情况下，还包括电梯和/或自动扶梯。

对于需要管理多个远程设施的设施管理人员来说，很难清楚地了解进行哪种类型的维护、何时进行以及进行维护所花费的时间。

哪 信息类型 设施经理是否感兴趣？

设施管理人员感兴趣的主要参数是进行的维护类型，例如预防性或反应性维护； 被动维护需要出勤的原因（无论是技术、第三方损坏还是故意破坏）； 合同涵盖与否的反应性维护； 以及进行维护所需的时间、材料和成本。

如何使用信息 CAFM 系统整理？

CAFM 系统可以监控预防性维护是否按照现有的合同协议进行。 因此，它可以确定是否以正确的频率进行维护访问，以及维护提供商花费的时间是否反映了商定的成本。

这些系统可以监控被动维护，并最终确定系统需要它的频率。 该系统可以识别趋势，这可以导致预防性维护频率或投资或设备现代化的修正。

随着时间的推移，系统将开始比较不同品牌的类似设备的性能，并显示不同服务提供商的性能之间的比较。 这些信息随后可用于决策者和政策制定者，并将影响他们购买的设备类型以及使用哪些服务提供商。

观察

设施经理或客户看到了 CAFM 的好处，并正在将 CAFM 产品应用到他们的 FM 系统中。 CAFM 行业承诺其软件可以识别趋势和基准，但它也可以跟踪服务提供商在其设备上花费的时间和材料。 CAFM 的最新趋势包括自动支付系统，该系统检查服务提供商是否将发票上传到 CAFM 系统上。 这最终导致系统只从服务提供商处寻求信息，并且服务提供商需要根据 CAFM 系统上传或格式化。

在行业内使用过此类系统后，我们 Shanderry Elevator Escalator Consultants, Ltd. 注意到我们组织内需要克服的最大障碍是所使用的程序缺乏监管或标准化。 虽然 CAFM 背后的理念对客户来说非常好，但它把挑战带回了服务提供商。 我们必须继续询问行业内的所有利益相关者是否愿意为我们的行业带来标准化、透明的信息管理系统。 如果是这样，我们需要决定从哪里对系统进行基准测试，以及如何在多个利益相关者、国家和立法中实施它。

在理想情况下，CAFM 系统和服务提供商的系统可以自动以数字方式交换信息，但这需要标准化，目前似乎还没有。 在此之前，电梯和自动扶梯行业将不得不遵守使用 CAFM 系统的客户要求，而这些系统对服务提供商而言可能具有破坏性且成本过高。

CAFM 的好处

• CAFM 可用于实现信息透明度、直接访问数据以及改进计划和绩效。 可以减少数据标准化和冗余信息的消除。 CAFM 还可以帮助设施经理在决策过程中变得更加主动，而不是被动。
• CAFM 可以通过自动化和交互来帮助改善客户服务。 它可以帮助改进流程和信息流。
• CAFM 可以通过降低多个系统的许可成本、支持成本和通过集成解决方案减少重复服务的形式来帮助降低成本。 通过有效利用空间和不断提高设施管理效率，还可以降低搬迁成本。
• CAFM 可以使企业在法定要求、环境立法和合规性方面的总体法律目标受益。
• CAFM 可用于通知健康和安全问题和政策。 这有助于降低发生事故和违反法规的风险。

CAFM的挑战

• 关于 CAFM 系统在实践中的使用范围，几乎没有可用的详细信息。
• 几乎没有证据表明 CAFM 系统的应用领域正在使用中。
• 一个限制因素是维护预算和资源限制的持续缩减。
• 外部来源的数据整理令人担忧。
• 可用信息并不总是实时或及时的。 这次依赖问题是任何数据库系统的主要问题，CAFM 也不例外。
• 信息过载是一个大问题。
• CAFM 需要大量的时间和成本资源来安装、培训和从现有系统迁移数据。
• 高昂的初始设置成本也令人担忧。

电梯和自动扶梯行业面临的挑战

• 软件行业正在推动 CAFM 系统。
• 设施经理和客户都看到了这些系统的好处，这些系统被视为使维护及其成本透明的工具。
• 我们是否处于行业中所有利益相关者都需要就信息共享、透明度和标准化理念进行合作的时刻？
• 根据客户的要求，行业在与整个行业内的 CAFM 系统合作时面临哪些挑战？
• 像任何系统一样，我们会遇到人为错误。 我们如何为此做好准备？
• 业界如何设想这样一个系统的推出——谁是接受这些系统实施的决策者——一线员工、工程师、管理人员？ 鉴于目前使用的系统非常分散并且依赖于所涉及的国家、经理等，基本上谁有责任对其进行监督？
• 跨多个地理位置和客户的多个系统是另一个问题，可以通过让每个服务提供商负责为其客户提供高效和有效的信息管理系统，该系统可以与现有系统集成来解决。

案例
[1] Abel, J. 和 Lennerts, K.“CAFM 的真正作用在哪里？” (2005)。
[2] Bainbridge, M. 和 Finch, E.“获得设施经理应得的关注”，设施，卷。 27 第 7/8 期：p。 277-290 (2009)。
[3] Elmualim, A. 和 Johnson, AP“计算机辅助设施管理 (CAFM) 在智能建筑运营中的应用”，设施，卷。 27 第 11/12 期：第421-428 (2009)。
[4] Madritsch, T. 和 May, M.“设施管理中的成功 IT 实施”，设施，卷。 27 第 11/12 期，第 429-444 页（2009 年）。
[5] 海军，J. 设施管理（2000 年）。