تدعم أنظمة إدارة المرافق بمساعدة الحاسوب (CAFM) الجوانب التشغيلية والاستراتيجية لإدارة المرافق من خلال توثيق الأصول والصيانة وتصفيتها ومراقبتها في مواقع متعددة. وتتيح هذه الأنظمة تتبع أعمال الصيانة الوقائية والتصحيحية، وتحليل الاتجاهات، ومقارنة أداء المعدات ومقدمي الخدمات، وإصدار الفواتير آليًا، وتحسين التخطيط والتحكم في التكاليف والامتثال والسلامة. ويُلاحظ أعلى معدل استخدام لهذه الأنظمة بين مزودي خدمات إدارة المرافق المتخصصين والعملاء الذين لديهم مواقع متعددة، إلا أن الأدلة على نجاح تطبيقاتها على نطاق واسع لا تزال محدودة. وتشمل أبرز العقبات تشتت الأدوات، ونقص التنظيم ومعايير البيانات، وارتفاع تكاليف الإعداد والترحيل، ووفرة المعلومات، وعدم توفر البيانات في الوقت الفعلي. ويتطلب تحقيق إمكانات أنظمة إدارة المرافق بمساعدة الحاسوب تعاونًا بين مختلف الجهات المعنية والجهات القضائية في القطاع لضمان توحيد المعايير وتبادل البيانات بشكل قابل للتشغيل البيني.
نظرة فاحصة على نظام المعلومات وأنواع الشركات التي تستخدمه
تم تقديم هذه المقالة لأول مرة في ندوة 2018 الدولية للمصاعد والسلالم المتحركة في اسطنبول. لمزيد من المعلومات حول حدث 3-4 ديسمبر 2019 في لاس فيغاس وللمشاركة ، تفضل بزيارة www.elevatorsymposium.org.
في عالم الأعمال اليوم ، يمكن أن يمثل إيجاد طرق لإدارة المعلومات بكفاءة وفعالية تحديًا لأي مؤسسة.
على الرغم من ذلك ، سعت الشركات ومديروها إلى إيجاد طرق أفضل لتحسين الأداء في المؤسسات من خلال الاستخدام الأفضل لأنظمة المعلومات المحسنة. تظل الحقيقة أن تقييم المعلومات وإدارتها لا يزال يمثل تحديًا كبيرًا للمديرين اليوم. السؤال ، "ما الذي يحتاجه العملاء فعليًا فيما يتعلق بأنظمة المعلومات والوظائف التي يتم استخدامها؟" لا يزال يُسأل.
يعتقد المعلم وجونسون أن إدارة المعلومات هي إحدى أعظم مشاكل الأداء ، ويعتقد أن أنظمة إدارة المعلومات "لا تقاس بموضوعية" ؛ التعليقات المقدمة ليست في الوقت المناسب ولا بناءة ؛ ولا يوجد اتفاق بشأن "ماهية المعلومات الجيدة في الواقع". [3]
مع وضع ذلك في الاعتبار ، قررت النظر في مسألة إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) كنظام معلومات آلي لإدارة المرافق. من سنوات عملي مع إحدى شركات المصاعد والسلالم المتحركة الدولية وعلى مدى الـ 15 عامًا الماضية كمستشار في قطاع المصاعد والسلالم المتحركة ، أنا على دراية تامة بالقضايا والتحديات والمخاوف التي تواجه كل من مزود الخدمة والعميل فيما يتعلق إلى "قيمة المعلومات" و "زيادة المعلومات" في الصناعة.
ما هو CAFM؟
يعرّف Abel و Lennerts CAFM بأنه "نظام لدعم إدارة المرافق التشغيلية والاستراتيجية ؛ أي ، جميع الأنشطة المرتبطة بإدارة المرافق الإدارية والتقنية والبنية التحتية ". [1] يأخذ الدعم شكل توثيق وتوفير وترشيح ومراقبة هذه المعلومات. تطوير CAFM هو موضوع قادم في الصناعة والإدارة. تواجه كل مؤسسة منافسة شديدة في السوق ، وبالتالي ، تضطر إلى تطوير هياكل فعالة في إدارة المرافق. بالنسبة لأنظمة CAFM ، فإن هياكل البيانات وتطوير هذه الهياكل مهمان للغاية.
تتنوع إمكانيات أنظمة CAFM ، ويلفت مصنعو الأنظمة الانتباه إليها باستمرار. ومع ذلك ، لا تزال الأسئلة مطروحة: ما الذي يحتاجه العملاء بالفعل ، وما الوظائف التي يتم استخدامها؟ وفقًا لمادريتش وماي ، على الرغم من تعدد البائعين والمستخدمين في الفروع المختلفة ، "لا يزال هناك نقص في دراسات الحالة الشفافة والمنهجية المتعلقة بالتنفيذ الناجح لـ CAFM." [4] لا يزال هناك قدر كبير من عدم اليقين بشأن وضع السوق.
منذ أواخر التسعينيات ، قدمت CAFM أدوات فعالة لتكنولوجيا المعلومات (IT) لرسم خرائط وتقييم ومراقبة هياكل وعمليات إدارة المرافق (FM). على الرغم من استخدامه لأكثر من 1990 عامًا ، لا يزال CAFM أسلوبًا تقنيًا جديدًا نسبيًا وصعبًا ، وحتى الآن ، لا يمكن اعتبار جميع المشاريع التي تستخدمه ناجحة. يعتقد بينبريدج وفينش أن "استخدام تكنولوجيا المعلومات في شكل CAFM هو أكثر احتمالاً بين مزودي خدمات إدارة المرافق المتخصصين أكثر من المنظمات التي تقدم خدمات إدارة المرافق داخليًا ، وأن الشركات متوسطة الحجم ، التي يتراوح عدد موظفيها بين 15 و 51 موظفًا ، هي الأقل احتمالًا لتكون كذلك. باستخدام CAFM. "[250] يتم تحديد تكلفة تنفيذ نظام CAFM إلى حد كبير من خلال نطاق الوظائف والبيانات الموجودة وعدد أماكن العمل ومجالات التطبيق.
تعتقد البحرية أن أنظمة CAFM لها ثلاثة مجالات للتطبيق ، على الرغم من وجود القليل من الأدلة التي تشير إلى استخدام هذه المجالات:
- التطبيقات الموجهة نحو الإدارة ، والتي تقدم تعليمات لتنظيم وإدارة وتوفير المعلومات
- التطبيقات الموجهة نحو التخطيط ، والتي تدعم عمليات التخطيط
- تحرير التطبيقات الموجهة ، والتي تقيم بدائل التخطيط. [5]
تنظيم صناعة FM وتوحيدها
بينما أجرينا بحثًا مكثفًا فيما يتعلق بالتنظيم أو توحيد استخدام المعلومات ، فمن الواضح أن هناك عددًا قليلاً جدًا من اللوائح الخاصة بالمعلومات ، وكان المطلب الوحيد يتعلق بأنظمة FM نفسها. تحدد ISO 41001: 2018 متطلبات نظام FM عندما تكون المنظمة:
- يحتاج إلى إثبات فعالية وكفاءة تسليم FM يدعم أهداف منظمة الطلب
- يهدف إلى تلبية احتياجات الأطراف المعنية والمتطلبات المعمول بها باستمرار
- تهدف إلى أن تكون مستدامة في بيئة تنافسية عالمية
المتطلبات المحددة في ISO 41001: 2018 ، مع ذلك ، ليست خاصة بالقطاع وتهدف إلى أن تكون قابلة للتطبيق على جميع المنظمات ، أو أجزاء منها ، سواء كانت عامة أو خاصة ، وبغض النظر عن نوع وحجم وطبيعة المنظمة أو الموقع الجغرافي .
من يتبنى منتجات CAFM؟
في تجربتنا ، فإن معظم العملاء الذين يتبنون CAFM لديهم مرافق متعددة منتشرة داخل دولة واحدة أو عدة دول. لكل منشأة ، من المتوقع وجود أنواع متعددة من المعدات التي تتطلب الصيانة ، سواء كانت صيانة وقائية أو تفاعلية. يمكن أن تشمل هذه المعدات وحدات تكييف الهواء والتدفئة ، وأنظمة إنذار الدخلاء ، وأنظمة الرش ، وأنظمة إنذار الحريق ، وفي بعض الحالات ، المصاعد و / أو السلالم المتحركة.
بالنسبة لمديري المرافق الذين يحتاجون إلى إدارة العديد من المرافق البعيدة ، سيكون من الصعب الحصول على رؤية واضحة لنوع الصيانة التي يتم إجراؤها ، ومتى يتم إجراؤها ، والوقت المستغرق في إجرائها.
التي نوع المعلومات هل تهم مديري المرافق؟
المعلمات الرئيسية التي يهتم بها مديرو المرافق هي أنواع الصيانة التي يتم إجراؤها ، مثل الصيانة الوقائية أو التفاعلية ؛ سبب الحاجة إلى الحضور لإجراء الصيانة التفاعلية (سواء كان ذلك تقنيًا أو ضررًا من طرف ثالث أو تخريبًا) ؛ الصيانة التفاعلية التي يغطيها العقد أم لا ؛ والوقت والمواد والتكلفة اللازمة لإجراء الصيانة.
كيف يتم استخدام ترتيب نظم المعلومات CAFM؟
يمكن لنظام CAFM مراقبة إجراء الصيانة الوقائية وفقًا لاتفاقية العقد المعمول بها. لذلك ، يمكنه تحديد ما إذا كانت زيارات الصيانة تتم بالوتيرة الصحيحة وما إذا كان الوقت الذي يقضيه مزود الصيانة يعكس التكلفة المتفق عليها.
يمكن للأنظمة مراقبة الصيانة التفاعلية ، وفي النهاية تحديد عدد المرات التي تتطلبها الأنظمة. يمكن للأنظمة تحديد الاتجاهات ، والتي يمكن أن تؤدي إلى تعديلات في ترددات الصيانة الوقائية أو الاستثمار أو تحديث المعدات.
بمرور الوقت ، ستبدأ الأنظمة في مقارنة أداء أنواع مماثلة من المعدات من مختلف الماركات وإظهار المقارنات بين أداء مختلف مقدمي الخدمات. يمكن بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لصانعي القرار والسياسات وستؤثر على نوع المعدات التي يشترونها ومقدمو الخدمة الذين سيستخدمونها.
الملاحظات
يرى مدير المنشأة أو العملاء فوائد CAFM ويقومون بتكييف منتجات CAFM في أنظمة FM الخاصة بهم. تعد صناعة CAFM بأن برمجياتها يمكنها تحديد الاتجاهات والمعايير ، ولكن يمكنها أيضًا تتبع الوقت الذي يقضيه مقدمو الخدمة والمواد المستخدمة على أجهزتهم. يتضمن أحدث اتجاه في CAFM أنظمة الدفع الآلي ، والتي تتحقق مما إذا كان قد تم تحميل الفواتير من قبل مزودي الخدمة على أنظمة CAFM. يؤدي هذا في النهاية إلى الأنظمة التي تسعى فقط للحصول على معلومات من مقدمي الخدمات ومقدمي الخدمات الذين يحتاجون إلى التحميل أو التنسيق وفقًا لأنظمة CAFM.
بعد استخدام مثل هذه الأنظمة في الصناعة ، لاحظنا في Shanderry Elevator Escalator Consultants، Ltd. داخل مؤسستنا أن أكبر عقبة يجب التغلب عليها هي الافتقار إلى التنظيم أو التوحيد القياسي عبر البرامج المستخدمة. في حين أن الفكرة وراء CAFM جيدة جدًا للعملاء ، إلا أنها تعيد التحديات إلى مزودي الخدمة. يجب أن نستمر في التساؤل عما إذا كان جميع أصحاب المصلحة في الصناعة منفتحين على إنشاء نظام إدارة معلومات موحد وشفاف لصناعتنا. إذا كان الأمر كذلك ، فنحن بحاجة إلى أن نقرر من أين نقيس النظام وكيفية تنفيذه عبر العديد من أصحاب المصلحة والبلدان والتشريعات.
في سيناريو مثالي ، يمكن لأنظمة CAFM وأنظمة مقدمي الخدمات تبادل المعلومات رقميًا تلقائيًا ، لكن هذا يتطلب توحيدًا ، والذي لا يبدو أنه متاح حاليًا. حتى يحين ذلك الوقت ، سيتعين على صناعة المصاعد والسلالم المتحركة الالتزام بمتطلبات العميل التي تستخدم أنظمة CAFM ، ويمكن أن تكون هذه الأنظمة معطلة ومكلفة لمقدمي الخدمات.
فوائد CAFM
- يمكن استخدام CAFM لتحقيق شفافية المعلومات والوصول المباشر إلى البيانات وتحسين التخطيط والأداء. يمكن تقليل توحيد البيانات والقضاء على المعلومات الزائدة عن الحاجة. يمكن أن تساعد CAFM أيضًا مديري المرافق على أن يصبحوا أكثر نشاطًا ، بدلاً من رد الفعل ، في عملية صنع القرار.
- يمكن أن تساعد CAFM في تحسين خدمة العملاء من خلال الأتمتة والتفاعل. يمكن أن يساعد في تحسين العمليات وتدفق المعلومات.
- يمكن أن تساعد CAFM في تقليل التكاليف في شكل تخفيض في تكاليف الترخيص لأنظمة متعددة ، وتكاليف الدعم وتقليل ازدواجية الخدمة من خلال الحلول المتكاملة. يمكن أيضًا تقليل تكاليف النقل من خلال الاستخدام الفعال للمساحة والتحسين المستمر في كفاءات إدارة المرافق.
- يمكن أن تفيد CAFM الأهداف القانونية العامة للأعمال ، فيما يتعلق بالمتطلبات القانونية والتشريعات البيئية والامتثال.
- يمكن استخدام CAFM لإخطار سياسات ومخاوف الصحة والسلامة. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل مخاطر الحوادث وانتهاكات الامتثال التنظيمي.
تحديات CAFM
- هناك القليل من المعلومات التفصيلية المتاحة بشأن نطاق استخدام أنظمة CAFM في الممارسة العملية.
- هناك القليل من الأدلة التي تشير إلى أن مجالات تطبيق أنظمة CAFM قيد الاستخدام.
- العامل المحدد هو التقلص المستمر لميزانيات الصيانة وقيود الموارد.
- ترتيب البيانات من مصادر خارجية أمر مثير للقلق.
- المعلومات المتاحة ليست دائمًا في الوقت الفعلي أو في الوقت المناسب. تعد مشكلة التبعية الزمنية هذه مشكلة رئيسية في أي نظام قاعدة بيانات ، ولا تختلف CAFM عن ذلك.
- فائض المعلومات هو مصدر قلق كبير.
- تتطلب CAFM موارد ضخمة من الوقت والتكلفة للتثبيت والتدريب وترحيل البيانات من الأنظمة الحالية.
- تكاليف الإعداد الأولية المرتفعة هي أيضا مثيرة للقلق.
تحديات صناعة المصاعد والسلالم المتحركة
- تقود صناعة البرمجيات أنظمة CAFM.
- يرى مديرو المرافق والعملاء على حد سواء فائدة هذه الأنظمة ، والتي يُنظر إليها على أنها أداة لجعل الصيانة وتكاليفها شفافة.
- هل نحن في مرحلة في الصناعة حيث يحتاج جميع أصحاب المصلحة إلى التعاون في فكرة مشاركة المعلومات والشفافية والتوحيد القياسي؟
- ما هي التحديات التي تواجهها الصناعة في العمل مع أنظمة CAFM ، التي يطلبها العميل ، داخل الصناعة ككل للتعاون؟
- مثل أي نظام ، نواجه خطأ بشريًا. كيف نصنع المؤن لذلك؟
- كيف تتصور الصناعة طرح مثل هذا النظام - من هم صانعو القرار لقبول تنفيذ هذه الأنظمة - موظفو الخط الأمامي ، والمهندسون ، وموظفو الإدارة؟ من الذي يتحمل مسؤولية الإشراف عليها ، بالنظر إلى أن الأنظمة المستخدمة حاليًا مجزأة للغاية وتعتمد على البلد أو المدير أو ما إلى ذلك؟
- تعد الأنظمة المتعددة عبر مواقع جغرافية متعددة وعملاء مشكلة أخرى ، والتي يمكن معالجتها من خلال إعطاء كل مقدم خدمة مسؤولية تزويد عملائه بنظام إدارة معلومات فعال وفعال ، والذي يمكن دمجه مع الأنظمة الحالية.
مراجع حسابات
[1] Abel، J. and Lennerts، K. "Where Does CAFM Really Help؟" (2005).
[2] بينبريدج ، إم وفينش ، إي. "الحصول على الاهتمام الذي يستحقه مدير المرافق ،" التسهيلات ، المجلد. 27 العدد 7/8: ص. 277-290 (2009).
[3] المعلم ، أ وجونسون ، AP "تطبيق إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) لتشغيل المباني الذكية ،" المرافق ، المجلد. 27 العدد 11/12: ص. 421-428 (2009).
[4] Madritsch، T. and May، M. "التنفيذ الناجح لتكنولوجيا المعلومات في إدارة المرافق" ، التسهيلات ، المجلد. 27 العدد 11/12 ، ص 429-444 (2009).
[5] Navy، J. Facility Management (2000).
المزيد من الفئة
أخبار يومية