Quality Elevator Co. è passata al digitale implementando MobiliForms di iBusiness su iPad e server cloud, sostituendo fatture e ordini di lavoro scritti a mano con moduli elettronici di uso comune che consentono la dettatura, l'inserimento di foto e l'aggiunta di audio. La direzione ha introdotto gradualmente i dispositivi, i dipendenti li hanno accolti con entusiasmo e i clienti ricevono report elettronici in giornata. Il passaggio ha ridotto la documentazione cartacea sul campo e i tempi di viaggio, con un risparmio di circa 45 minuti al giorno per tecnico, velocizzando la fatturazione e migliorando il flusso di cassa. Sebbene i costi iniziali siano significativi, la dirigenza segnala un notevole risparmio di tempo e denaro, una maggiore professionalità, un minor numero di controversie grazie alle foto e un vantaggio competitivo sul mercato, dato che anche le aziende indipendenti stanno adottando sistemi di registrazione digitale sul campo collaudati.
Quality Elevator ha eliminato la carta e la direzione, i dipendenti e i clienti non potrebbero essere più felici.
Non è un segreto che gli addetti agli ascensori, in particolare gli indipendenti, amino la carta: fatture scritte a mano, ordini di lavoro, ecc. Questo sta iniziando a cambiare poiché gli imprenditori investono in tecnologia senza carta che consente di risparmiare tempo e denaro, per non parlare degli alberi. iBusiness fa un passo avanti piantando 50 alberi per ogni sistema venduto. Caso in questione: Quality Elevator Co., Inc., uno dei più grandi appaltatori indipendenti di servizi di ascensori nella regione del Maryland, Virginia e District of Columbia, all'inizio di quest'anno ha assunto iBusiness Technologies per elaborare un sistema di registrazione digitale dopo il vicepresidente di Quality Elevator Jim Snider ha partecipato a una presentazione del fondatore e CEO di iBusiness Steve Metzman al Vertice educativo NexGen della National Association of Elevator Contractors (NAEC) a Port St. Lucie, in Florida. iBusiness ha sede a Filadelfia e ha collaborato a livello nazionale con Apple e Verizon per servire i clienti in tutto il paese.
La soluzione consiste in iPad distribuiti sul campo caricati con moduli Quality Elevator. I dispositivi hanno anche altre capacità: prendono dettature, registrano suoni e scattano e incorporano immagini nei documenti. Una rete di server remoti ospitati su Internet, nota anche come cloud, archivia, gestisce ed elabora i dati, a cui possono accedere rapidamente e facilmente il personale dell'ufficio centrale o i clienti.
“I initially had a concern there would be pushback, but I have been pleasantly surprised by how employees have embraced the technology.” - Jim Snider, vice president, Quality Elevator Co., Inc.
A partire da quest'estate, Quality Elevator è stato il primo cliente di ascensori tra le centinaia di cui dispone iBusiness. Metzman prevede che questo cambierà presto, tuttavia, poiché gli indipendenti diventeranno più esperti di tecnologia e seguiranno l'esempio dei grandi OEM. Ha in programma di fare un'altra presentazione al NAEC di Boston il 28 settembre-1 ottobre.
Piuttosto che lanciare il nuovo sistema iPad/cloud sui dipendenti in un colpo solo, Snider ha deciso di implementarlo gradualmente, iniziando con cinque iPad caricati con quelli che iBusiness chiama MobiliForms. Nel caso di Quality Elevator, questo includeva un rapporto giornaliero, due schede attività diverse, un modulo per la richiesta di parti e un foglio di riepilogo del servizio/manodopera. Il piano include un coordinatore dell'implementazione in loco, Jaime Franke.
I MobiliForm di Quality Elevator sono le stesse forme familiari che l'azienda ha sempre utilizzato, solo in formato elettronico. Entro l'estate, 10 dipendenti di Quality Elevator utilizzavano gli iPad e Snider mirava a salire ad almeno 50 entro la primavera 2016. Piuttosto che essere sorpresi dai cambiamenti, i dipendenti adorano il nuovo sistema e coloro che non hanno gli iPad vogliono loro, dice Snider. "Inizialmente temevo che ci sarebbe stato un respingimento, ma sono rimasto piacevolmente sorpreso dal modo in cui i dipendenti hanno abbracciato la tecnologia".
Sia Metzman che Snider affermano che ciò è dovuto al fatto che i dispositivi sono facili da usare e i moduli elettronici sembrano identici a quelli cartacei utilizzati in precedenza. Metzman degli Stati:
“Se pensi alle persone sul campo, a volte sono dei meccanici fantastici ma non così bravi con la tecnologia. Quindi, dare loro solo un iPad con un tipo di sistema completamente diverso in genere fallisce. Abbiamo avuto successo perché MobiliForms sono gli stessi documenti esatti che sono abituati a vedere su carta.”
L'investimento iniziale in un sistema varia a seconda delle sue dimensioni e capacità, ma può essere considerevole a seconda del numero di iPad. Questo è un altro motivo di esitazione da parte dell'industria degli ascensori, affermano Metzman e Snider. Ma Snider dice che sta già vedendo risparmi "significativi" sia in termini di tempo che di denaro ed è convinto che l'investimento alla fine si ripagherà da solo.
iBusiness ha creato sistemi per centinaia di aziende. In media, dice Metzman, un impiegato sul campo si rade per circa 45 minuti. fuori la sua giornata utilizzando MobiliForms. "I moduli possono essere compilati più rapidamente e non devono essere portati avanti e indietro dall'ufficio", afferma Metzman. “Le aziende possono fatturare ai propri clienti lo stesso giorno, il che accelera il flusso di cassa. Se pensi a un'azienda che fa fino a 45 milioni di dollari all'anno di entrate quattro o cinque giorni più velocemente, ciò significa molte migliaia di dollari di flusso di cassa aggiuntivo al mese".
Che si trovi a una convention di ascensori o a un evento in un altro settore, Metzman parla di come la sua azienda, attraverso la sua partnership con Apple e Verizon, aiuta altre aziende a semplificare le operazioni. "Abbiamo avuto molto successo in molti campi partecipando a fiere commerciali e rompendo tutto il rumore per aiutare le persone a capire le loro opzioni", afferma Metzman. Quality Elevator è "una delle tante storie di successo che abbiamo nelle operazioni sul campo", afferma.
Ciò che iBusiness ha fatto per Quality Elevator ha richiesto alcune ricerche. In un brief di impatto, iBusiness osserva che Quality Elevator ha clienti in un'ampia regione geografica. "L'assistenza e la manutenzione degli ascensori richiedono una registrazione dettagliata", afferma il brief. “I tecnici sul campo devono tenere traccia dei servizi completati, delle ore lavorate, delle spese di viaggio e delle parti utilizzate. Il flusso di cassa è stato ostacolato dal lasso di tempo di diversi giorni tra il completamento del lavoro e la fatturazione a causa delle scartoffie in transito".
I tecnici inseriscono le informazioni nell'iPad o scrivono nell'iPad con il dito o lo stilo. I dispositivi accettano anche la dettatura e possono aggiungere suoni e fotografie, una funzionalità che secondo Snider è stata preziosa. "A volte, un'immagine vale più di qualsiasi cosa un dipendente possa scrivere", osserva Snider. "Puoi vedere il danno e il cliente ha molte meno probabilità di lamentarsi o avere domande".
Snider ha detto che gli piace essere davanti alla curva. Ritiene che questo distingua Quality Elevator dalla concorrenza, quindi più tempo impiegano i concorrenti a recuperare il ritardo, meglio è. Egli elabora:
“Stiamo ricevendo ottimi riscontri dai nostri clienti e dal nostro personale sul campo. Aiuta i nostri capisquadra a gestire non solo i biglietti a tempo, ma tutti i loro rapporti. Tutti i nostri dati vengono gestiti tramite gli iPad. Quindi, ad esempio, il Trump Hotel [una ristrutturazione storica inaugurata nel 2016] a Washington, DC, riceve tutti i suoi rapporti giornalieri via e-mail nel suo server. Non c'è carta, è tutto elettronico. Inoltre, sembra più professionale vedere un biglietto orario scritto in modo ordinato, anziché nella calligrafia di ogni persona.
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