简化检查过程：生产力工具包

想象一下这样的场景：电梯检查员完成了一项工作，第二天报告就在业主的办公桌上。 一日周转？ 这听起来可能有些牵强，但并非完全无法实现。 为了展示该行业如何实现这一目标，本文首先回顾了当前的检查和报告流程，然后指出了可以解决当今低效率问题的公开可用工具，并指出其他工具如何进一步减少阻力、提高生产力甚至领先以创建新的一流标准。

当前过程

电梯检查过程遵循标准模式。 业主与检查员或第三方签订合同，以遵守法规或改善一般运营。 被指派进行检查的个人然后到达指定的设施。 到达现场后，检查员会穿过建筑物，拍照并做笔记。 检查员可能会进行测量，例如门时间、电梯速度以及环境光和噪音水平。 在捕获这些和其他性能指标后的某个时候，检查员开始编制报告或将信息交给负责这样做的人。 该报告通常在内部进行审查，最后交付给客户，即业主。

那是传统的过程。 它看起来很简单，但隐藏在幕后的是障碍，例如：

• 进入设施的困难
• 低效的测量工具
• 杂乱无章或混乱的数据
• 写报告的时间有限
• 报告写作中的积压

业内人士或许已经习惯了延误，但这绝非小事。如前所述，楼宇业主可能受到监管规定的约束。认证都有截止日期，逾期将受到处罚。未完成的维修工作可能与责任挂钩，随着时间的推移，客户面临的风险也会增加。延误还可能对楼宇租户的满意度产生负面影响。总之，客户希望及时收到报告。

工具和改进

在效率方面，出现了两个问题：“现场检查员的工作效率如何？” 和“检查员在构建最终报告方面的工作效率如何？” 为了解决这些问题，让我们根据可以为更快交付成果铺平道路的生产力工具来回顾检查和报告编写过程。

附表

由于涉及的人数众多（建筑业主、设施经理、签约公司、个人检查员等），同步时间表应该是一个高度优先事项。 然而，有多少检验公司利用共享电子媒介来执行所有调度任务？ 尽管谷歌日历等工具可用，但行业往往默认采用缓慢且不确定的解决方案，例如打印约会的电子邮件确认，然后将其传递给检查员。

到来

当沟通工具无效时，检查员的现场到达一开始可能会受到延误。 另一方面，具有集成提醒功能的通用平台可以减少围绕检查员到来的混乱。 设施经理将更有能力毫不拖延地接待检查员，了解检查员的工作范围并执行任何相关的设置任务。

现场工具

检查的核心是测量。 理想情况下，检查员将拥有一个应用程序友好的工具，使他们能够非常快速地收集各种类型的数据，包括定时指标、照片和录音。 然而，许多检查员仍然依赖钢笔和铅笔，并且才刚刚开始利用笔记本电脑或平板电脑的功能。 与此同时，语音到文本应用程序和耳机，这些工具广泛用于其他行业，鼓励免提通信，在这里很引人注目，因为它们的缺席。

数据有效性

绩效衡量应该准确、可靠和标准化。 为此，理想的测量平台将提供有关如何最好地进行测量的指南，然后自动捕获多个实例。 相反，今天通常流行的是手动捕获单个实例。 该过程不仅无法很好地映射多变量问题，而且还难以复制和验证检查员可能发现的内容。

数据管理

因为每个站点和检查都是不同的，改进当今主要是手动和纸质装订流程的一个设计标准是允许检查员按照他们收集信息的顺序组织他们的信息。 为此，需要一种灵活的组织工具，可以根据实例进行调整，例如 Evernote。 超过 34 万人使用 Evernote 对照片、音频和任何类型的格式化文本进行排序、标记、注释和存档，Evernote 是一种可以定制以服务于该行业的平台。

数据传输

处理文件、传真表格、重新输入数据、离开工作现场甚至通过电子邮件发送附件都是低效现状的体现。然而，在无线和应用程序驱动的世界中，没有理由不将数据自动传输到基于云的平台（例如 Google Drive），并让检查员和负责完成报告的任何人可以访问。这也可以成为向客户提供报告的机制。

集成系统

上一节提到了一些公共工具，例如平板电脑、谷歌日历和云端硬盘以及印象笔记，所有这些都有助于加快当前的电梯检查和报告流程。 但是，显着增加每天的检查次数并接近一天周转的目标需要的不仅仅是独立的工具。 他们需要一个完全集成的系统。

检查报告系统将具有一系列功能，例如调度； 数据收集、组织和传输； 和报告生成。 它的核心功能是使检查员不仅能够捕获性能指标，而且还能将它们附加到上下文信息中。 该系统会将原始数据转换为数据加元数据。

例如，使用数码相机（甚至可能集成在平板电脑中），检查员可以创建文件列表，然后必须手动将这些文件移动（单击并拖动）到报告中。 相比之下，新系统应该能够自动标记时间戳、按活动标记并将所有图片放在一个站点上。 在准备报告时，检查员可以简单地检查要包含哪些照片以及要删除或存档哪些照片。

这种解决方案的关键是灵活的用户界面 (UI)。 该解决方案的设计挑战之一是过多的结构会扼杀检查员。 每次检查都不一样。 在现场，检查员可能会出于多种原因偏离标准的数据记录过程。 一个好的 UI 可以提供更少的固定结构，但提供更多的组织能力。

元数据将有助于实现这种灵活性，并最终促进直至交付点的自动化报告生成。 该平台的增强版本可以使电子倾向的客户按需获取报告甚至特定数据，从而无需检查机构制作和发送文件。 它还可以为客户提供一种跟踪未清项目完成情况的方法。

最后一个潜在的好处是，一旦检查员收集了足够的数据，就可以开始运行基准测试。 元数据将使检查实体能够根据员工生产力和结果以及建筑物、设备类型和位置对其数据进行切片和切块。 因此，一名员工的任务是在某个郊区的办公园区检查电梯，而另一名员工则在都会区的高层建筑中检查另一个品牌。 鉴于变量不一定由国家标准定义，这一重要功能使客户能够进一步了解他们收到的报告是好是坏。

结语

客户希望看到更快的报告创建和交付。 因此，现在是时候采用公开可用的工具并以提高检查过程的生产力并推进一日周转目标的方式构建它们的时候了。 这些好处本身就很有价值，而且可以累积。 一旦收集到大量数据，就可以根据建筑物、设备类型、地区等开始讨论一流的性能。 相关元数据的分析将使该行业能够在市场上创造新的卓越标准。