Effektives Management von Wartungsverträgen für Aufzüge/Fahrtreppen

Zehn wichtige Schritte, die Sie als Manager des immer wichtiger werdenden Wartungsvertrags befolgen sollten

Für diejenigen, die für die Verwaltung von Wartungsverträgen für Aufzüge und Fahrtreppen verantwortlich sind, kann die Aufgabe ziemlich zeitaufwändig werden, insbesondere bei der Verwaltung einer Reihe verschiedener Immobilien, Aufzugsunternehmer und verschiedener Arten von Wartungsverträgen. Basierend auf den Erfahrungen, die wir bei LML Lift Consultants gemacht haben, gibt es jedoch eine Reihe von Kleinigkeiten zur Verbesserung der Verwaltung dieser Vereinbarungen, die sofort umgesetzt werden können:

1. Führen Sie eine einfache Tabelle mit allen derzeit gültigen Wartungsverträgen für Aufzüge.
2. Notieren Sie sich das Ablaufdatum jedes Wartungsvertrags, den aktuellen Wartungsanbieter und die Kontaktdaten sowie die Vertragsart (dh „vollständig“, „halbumfassend“ oder „durchführen und aufladen“).
3. Nennen Sie einige Grundlagen zu dem, was enthalten ist, und (was noch wichtiger ist) alle Ausschlüsse, wie z. B. Motorfusion, Notrufe außerhalb der Geschäftszeiten usw.
4. Sehen Sie sich die „Rollover“- oder „Kündigungsklausel“ an, um zu sehen, wie lange der Aufzugsunternehmer benachrichtigt werden muss, damit der Vertrag nicht automatisch verlängert wird. Es kommt häufig vor, dass der Vertrag ohne schriftliche Mitteilung an den Aufzugsunternehmer gemäß dieser Klausel automatisch für weitere Zeiträume verlängert wird, die der ursprünglichen Vertragslaufzeit entsprechen. Dies ist besonders dann eine schlechte Nachricht, wenn der Vertragsmanager mit dem aktuellen Serviceniveau des Aufzugsunternehmers nicht zufrieden ist und der Wartungsvertrag zunächst über einen längeren Zeitraum (manchmal bis zu 10 Jahre) abgeschlossen wurde.
5. Um die automatische Verlängerung von Wartungsverträgen für Aufzüge zu verhindern, ist normalerweise eine schriftliche Kündigung mindestens 60 oder 90 Tage vor dem Verlängerungsdatum erforderlich. Diese schriftliche Mitteilung kann jederzeit erfolgen, daher ist es oft sinnvoll, sie rechtzeitig vorzulegen. Beachten Sie jedoch, dass die schriftliche Kündigung nicht offen wegen schlechter Leistung des Aufzugsunternehmers in irgendeiner Weise erfolgt (obwohl dies der Fall sein kann), sondern um zu verhindern, dass der Aufzugswartungsvertrag für eine längere Laufzeit automatisch verlängert wird . In vielen Fällen kann der Aufzugsunternehmer gute Leistungen erbringen und könnte daher für die laufende Aufzugswartung erneut ernannt werden. Der Hinweis soll lediglich sicherstellen, dass die Optionen des Bauherrn vor der Vergabe eines Rollovers an den bestehenden Auftragnehmer vorhanden sind oder dieser gegebenenfalls nach alternativen Dienstleisteroptionen sucht.
6. Als einfaches Beispiel könnte die schriftliche Mitteilung an den Aufzugsunternehmer lauten:
   • "Sehr geehrte Damen und Herren,
   • „Gemäss Ziffer 123 unseres aktuellen Aufzugswartungsvertrages mit Ihrem Unternehmen, der am 1. Dezember 2015 ausläuft, ist es erforderlich, dass wir Sie mindestens 90 Tage vor Ablauf schriftlich darüber informieren, verhindern, dass der Wartungsvertrag automatisch für weitere fünf Jahre verlängert wird.
   • „Bitte verstehen Sie diese E-Mail daher als unsere schriftliche Mitteilung, dass wir die automatische Verlängerung des aktuellen Vertrages für eine weitere Laufzeit im gleichen Zeitraum nicht akzeptieren. Wir freuen uns jedoch, dass XYZ Elevator Services am nächsten Ausschreibungsverfahren für die Aufzugswartung für diese Immobilie teilnimmt.
   • „Jedes Bemühen, das Ausschreibungsverfahren vor dem ursprünglichen Ablaufdatum von . abzuschließen
   • der Vertrag wird geschlossen. Sollte sich unser Ausschreibungsverfahren jedoch geringfügig verzögern, bitten wir Ihr Unternehmen respektvoll, diesen/diese Aufzug(e) vom Ablauf bis zum Zeitpunkt des Ausschreibungsverfahrens von Monat zu Monat umfassend und zu den Bedingungen der aktuellen Vereinbarung abzudecken ist komplett.
   • "Bitte bestätigen den Erhalt dieser E-Mail."
7. Stellen Sie nach der schriftlichen Mitteilung an den Aufzugsunternehmer sicher, dass dieses wichtige Datum in Ihrer Tabelle vermerkt ist. Dann vergessen Sie es, bis der Wartungsvertrag für den Aufzug ausläuft. Stellen Sie sicher, dass vor Ablauf des aktuellen Vertrages genügend Zeit für den Ausschreibungsprozess und die Neubestellung Ihres aktuellen Anbieters (oder ggf. Auswahl eines neuen Auftragnehmers) bleibt.
8. Beachten Sie die vertraglichen Anforderungen der Vereinbarungen in Bezug auf die Häufigkeit von Servicebesuchen, Reaktionszeiten bei Störungen, Obsoleszenzklauseln und welche Verbraucherpreisindex- oder Preisanpassungsformeln angewendet werden. All dies kann zwischen den Wartungsverträgen verschiedener Aufzugsunternehmen stark variieren oder, wie in vielen Fällen, gar nicht vereinbart werden.
9. Bitten Sie den Aufzugsunternehmer nach Möglichkeit, sich bei der Ankunft in der Unterkunft anzumelden und sich nach Abschluss der Standortbesichtigung abzumelden. Dies dient vor allem im Notfall und einer möglichen Evakuierung des Gebäudes sowie der Sicherheit der Techniker vor Ort. Es ermöglicht auch, zu verfolgen, wie viele Stunden der Wartung tatsächlich durchgeführt werden.
10. Behalten Sie alle wiederholten Call-Outs oder laufenden Call-Outs bei der Ankunft im Auge. Behebt der Aufzugsunternehmer die Ursache des Problems oder setzt er einfach das System zurück und hofft, dass das Problem verschwindet? 
11. Fragen Sie nach den Testergebnissen der Fangvorrichtung. Es gibt mehrere Prüfanforderungen für einen Traktionsaufzug. Diese können Prüfungen der Aufzugskabinen-Sicherheitsausrüstung, die Überprüfung der Geschwindigkeitsbegrenzer-Auslösegeschwindigkeiten, des Durchziehens des Begrenzers und der Sicherheitsausrüstungs-Aktivierungskrafttests umfassen. Diese Tätigkeiten können elektronisch übermittelt oder in einem „Prüfprotokoll“ im Aufzugsmaschinenraum oder Schaltschrank festgehalten werden.
12. Fordern Sie die Prüfergebnisse der Aufzugskabinen-Notbeleuchtung und alle anderen erforderlichen gesetzlich vorgeschriebenen Prüfprotokolle an.
13. Ziehen Sie die Umsetzung eines unabhängig erstellten, leistungsbasierten Aufzugswartungsvertrags mit festgelegten Leistungskennzahlen in Betracht, wie z .