Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Notwendige KPIs und Häufigkeit von Stichprobenkontrollen untersucht

von Richard Sayah

Dieser Beitrag wurde auf dem Internationalen Aufzugs- und Fahrtreppensymposium 2025 in Buenos Aires, Argentinien, vorgestellt.

Abstract

Da Aufzugsunternehmen zunehmend auf vorausschauende Wartung setzen, verändert sich die Beziehung zwischen dem Wartungstechniker und dem Gebäude. Früher kam ein Techniker einmal im Monat vorbei, meldete sich beim Gebäudemanager, warf einen kurzen Blick auf den Aufzug, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung war, und fuhr wieder weg. Die Zukunft der Wartung scheint eher auf digitaler Diagnose als auf menschlicher Erfahrung zu beruhen, um Probleme zu erkennen und den Wartungsbedarf zu bestimmen.

Während diese vorausschauende Wartung für routinemäßige Instandhaltungsarbeiten effektiv sein mag, sind es unvorhersehbare Ereignisse, die für Gebäudemanagement und Mieter immer wieder eine Quelle der Frustration darstellen. Teile verschleißen und müssen nachjustiert werden. Saisonale Schwankungen der Umgebungsbedingungen und der Nutzung können die Anforderungen an die Anlagen verändern. Und all dies setzt voraus, dass die erfassten Daten und die zu ihrer Analyse verwendeten Algorithmen präzise Interventionen ermöglichen.

Mit zunehmender Anzahl der von einem Mechaniker betreuten Einheiten werden ähnliche Effizienzmaßnahmen auch auf der Gebäudemanagementseite eingeführt, sodass sowohl Auftragnehmer als auch Eigentümer mit Dutzenden von Aufzügen zu tun haben und versuchen, all diese Daten zu verarbeiten und zu interpretieren.

Da der Service-Account-Manager und der Gebäudemanager in Datenmengen ertrinken, wird es immer wichtiger, einen Prozess zu entwickeln, der die Validität der erhaltenen Daten und den Nutzen der vorgeschlagenen Maßnahmen sicherstellt. Anders ausgedrückt: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.“

Durch die Erfassung von Leistungskennzahlen (KPIs) lässt sich der allgemeine Zustand des Systems feststellen. Es sollten jedoch regelmäßig Qualitätskontrollen durchgeführt werden, um zu überprüfen und zu bestätigen, dass die Daten den Gegebenheiten vor Ort entsprechen.

Diese Stichprobenprüfungen können anhand von Faktoren wie bisheriger Zuverlässigkeit, Nutzungsintensität und Bedeutung des Geräts angepasst werden. In diesem Beitrag werden die notwendigen KPIs und die empfohlene Prüfhäufigkeit untersucht. Es wird betrachtet, wie diese Wartungsprüfungen mit den erforderlichen Inspektionsplänen koordiniert werden können. Außerdem werden die verschiedenen häufig auftretenden, nicht überwachbaren Probleme analysiert und mögliche Methoden zur Schulung der Anwender sowie zur Verbesserung der Überwachung in geschäftskritischen Situationen diskutiert.

Einführung

Die Branche der vertikalen Transportsysteme hat bedeutende Fortschritte bei der Entwicklung von Strategien zur vorausschauenden Instandhaltung erzielt. Diese Systeme wurden von den Serviceanbietern implementiert, doch die Anlagenbetreiber haben nur begrenzten Einblick in die erfassten Daten und deren Verwendung. Dieser Beitrag erörtert die Bedenken typischer Betreiber und zeigt auf, wie ein umfassendes Programm zur unabhängigen Datenprüfung und zur Erfassung zusätzlicher Daten das Instandhaltungsprogramm zum beiderseitigen Vorteil aller Beteiligten verbessern kann.

Traditionelle versus vorausschauende Wartung

Das traditionelle Wartungsparadigma basierte auf einem festgelegten Aufgabenplan mit regelmäßigen Abständen. Obwohl diese Aufgaben an die spezifische Nutzung des Geräts angepasst werden sollten, wurde in der Praxis die Standardvorgehensweise oft ohne Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse des Geräts wiederverwendet. Der Wartungsmechaniker hingegen konnte durch monatliche Kontrollen die Leistung der Geräte überprüfen und bei Bedarf zusätzliche Arbeiten durchführen.

Mit dem Aufkommen des Internets haben sich die Möglichkeiten zur Informationserfassung und -übertragung enorm erweitert. Dies ermöglichte zunächst die tägliche – und mittlerweile die Echtzeit- – Datenerfassung und damit einen besseren Einblick in die Funktionsweise der Geräte. Weiterentwicklungen im Bereich des Internets der Dinge (IoT) erlauben die Integration relativ kostengünstiger Sensoren in die Geräte, wodurch ein breiteres Spektrum an Daten und Kennzahlen erfasst werden kann.

Mit der Verfügbarkeit dieser Daten haben Wartungsdienstleister begonnen, die Leistung der Anlagen sowie Anzahl und Art der aufgetretenen Ausfälle zu erfassen und zu analysieren. Mithilfe dieser Erkenntnisse können sie die sogenannte „vorausschauende Wartung“ durchführen. Anstatt einfach einem festgelegten Wartungsplan zu folgen, werden Algorithmen eingesetzt, um anhand der überwachten Nutzung den erforderlichen Wartungsbedarf zu ermitteln. Ziel ist es, die Effizienz des Wartungspersonals zu maximieren. Anstatt die Anlagen nur einmal im Monat zu besuchen, kann die Nutzung in Echtzeit erfasst und die Wartungsmaßnahmen entsprechend angepasst werden. 

Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile. Entscheidend ist, dass es keine Universallösung gibt. Wenn Sie beispielsweise nur ein Gebäude mit wenigen Aufzügen verwalten, ist der monatliche Besuch möglicherweise Ihr einziger Kontaktpunkt zum Serviceteam. Ein Portfoliomanager hingegen hat in der Regel einen Service-Account-Manager, der regelmäßig Berichte erstellt und so eine häufige Kommunikation ermöglicht, ohne dass der Techniker vor Ort sein muss. Am wichtigsten ist, dass der Kunde die notwendige Kommunikation behält, um über den Zustand seiner VT-Einheiten informiert zu bleiben und seinerseits den Vorgesetzten berichten zu können, dass alle Anlagen ordnungsgemäß gewartet werden und die erwartete Leistung erbringen.

Die Herausforderungen der Instandhaltung

Auch wenn die alten Zeiten verlockend erscheinen, sollten wir die Schwierigkeiten der damaligen Methoden nicht außer Acht lassen. Wie bereits erwähnt, wurden Checklisten selten individuell angepasst und daher von den Monteuren, die „wussten, was ihr Aufzug brauchte“, nicht unbedingt beachtet. Diese gutmeinenden Monteure führten zwar die ihrer Meinung nach notwendigen Wartungsarbeiten durch, doch die Aufzeichnungen – analoge Papierbögen – blieben vor Ort und lieferten keine verwertbaren Informationen für den nächsten Besuch.

Wenn Probleme auftraten, gab es keinerlei Informationen, die dem Mechaniker Aufschluss über die Art der Situation gaben. Im besten Fall reichten die vor Ort oder im Fahrzeug vorhandenen Standard-Ersatzteile aus, um das Problem zu beheben. Andernfalls musste er im Lager anrufen und hoffen, dass das Teil schnell lieferbar war. Falls all das fehlschlug, musste der Mechaniker das Teil von außerhalb beschaffen, was die Zeit bis zur Wiederinbetriebnahme des Geräts zusätzlich verlängerte.

Diese Unfähigkeit, die zu erwartenden Probleme vorherzusehen, führte regelmäßig zu Ausfällen, deren Behebung Tage in Anspruch nahm. In manchen Gebäuden konnte dies bedeuten, dass mobilitätseingeschränkten Personen der Zugang zu den Dienstleistungen verwehrt blieb, was ihre Lebensqualität erheblich beeinträchtigte. Im Einzelhandel kann ein Serviceausfall zu Umsatzeinbußen führen. Selbst in Gebäuden mit einem gut ausgebauten Aufzugnetz können längere Ausfallzeiten die Wartezeiten verlängern, was Mietern Anlass für Ansprüche aus ihrem Mietvertrag geben kann.

Wo gehen wir hin

Dank verbesserter Datenerfassung und Fernüberwachung können detaillierte Fehlercodes dem Mechaniker auf dem Weg zum Einsatzort übermittelt werden. So kann er vor seiner Ankunft prüfen, ob er die benötigten Ersatzteile und Werkzeuge dabei hat. Der Fehlercode gibt außerdem Aufschluss über die erforderlichen Qualifikationen für die weitere Fehlersuche und Reparatur, damit der richtige Techniker zum Einsatzort geschickt wird.

Telepräsenz ermöglicht es entfernten Spezialisten, die Situation aus der Perspektive des lokalen Technikers zu sehen und ihn durch komplexe Fehlerbehebungsprozeduren zu führen. Der lokale Mechaniker kann in Echtzeit angeleitet werden, unabhängig von seiner Vertrautheit mit dem jeweiligen Gerät.

Die digitalisierte Dokumentation ermöglicht den einfachen Zugriff auf alle Informationen zur VT-Einheit. Die Dokumentation kann mit Links versehen werden, die das einfache Nachschlagen und Verfolgen verwandter Systeme ermöglichen.

Robuste Smartphone-Apps ermöglichen die Kommunikation von Details mit Servicetechnikern während der Anfahrt, sodass diese mit den notwendigen Informationen und Werkzeugen zur Behebung des gemeldeten Problems eintreffen. Ferndiagnose minimiert Fehlalarme, die häufig als „laufende Fahrzeuge bei Ankunft“ bezeichnet werden.

Die Zukunft ist nicht perfekt

Der Einsatz von Technologie steigert die Effizienz der Servicebereitstellung erheblich. Allerdings muss berücksichtigt werden, dass Serviceleistungen Ressourcen (sprich: Geld) kosten und die Organisationsstrukturen moderner Unternehmen stets darauf ausgerichtet sind, den Ressourcenaufwand zu minimieren, um den Gewinn zu maximieren. Servicetechniker benötigen spezialisiertes Fachwissen und entsprechende Schulungen, was sie zu sehr teuren Ressourcen macht. Daher ist es naheliegend, dass jedes Serviceunternehmen bestrebt ist, die Anzahl der für jedes Gerät aufgewendeten Technikerstunden durch die Nutzung der Effizienzgewinne aus vorausschauender Wartung zu minimieren.

Die Befürchtung besteht darin, dass die vorausschauende Instandhaltung zwar hervorragend darin sein mag, die „bekannten Bekannten“ zu managen, die Anlagen jedoch komplex sind und nicht alles, was schiefgehen kann, digital überwacht werden kann, was zu vielen „unbekannten Unbekannten“ führt.

Ohne geschultes Personal, das die Ausrüstung regelmäßig überwacht, können sich diese Probleme verstärken und zu erheblichen Geräteausfällen oder, im Extremfall, zu Verletzungen der Fahrgäste führen.

Anspruchsvolle Kunden können unter Umständen leistungsbasierte Wartungsverträge aushandeln, um sicherzustellen, dass das Serviceunternehmen ein eigenes Risiko trägt. Der Durchschnittskunde verfügt jedoch nicht über diese Möglichkeiten. Daher kann er sich zwar möglicherweise nur einen Serviceplan der mittleren Preisklasse leisten, ist aber den Schäden, die durch ein Versagen des vorausschauenden Wartungskonzepts entstehen, vollumfänglich ausgesetzt.

Erforderlich ist ein unabhängiger Prüfer, der sicherstellen kann, dass die vorausschauenden Wartungsmaßnahmen dem Kunden einen Mehrwert bieten und dass keine Aspekte übersehen werden.

Auch wenn der Dienstleister in gutem Glauben handelt, ist er dennoch an seine internen Richtlinien und Verfahren gebunden und nicht vollständig mit den Interessen des Gerätebesitzers im Einklang.

Viele Eigentümer gehen möglicherweise davon aus, dass die von der zuständigen Behörde (AHJ) vorgeschriebenen Inspektionen als unabhängige Überprüfung dienen, aber sie beziehen sich nur auf die Sicherheit des Geräts und geben keine Auskunft darüber, ob das Gerät zuverlässig, richtig eingestellt ist oder den ursprünglichen Spezifikationen entspricht.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

Anlagenbetreiber sollten die Vorteile der vorausschauenden Instandhaltung nutzen, da die Verbesserungen beeindruckend sind. Dennoch müssen sie die Leistung kontinuierlich überwachen, um sicherzustellen, dass das Instandhaltungsprogramm die versprochenen Ergebnisse liefert. Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Serviceanbieter ist unerlässlich. Durch die Kooperation lassen sich Zuverlässigkeit, Sicherheit, Konformität und Lebensdauer der Anlagen optimieren. Mit zunehmender Datenqualität und Zuverlässigkeit können fundierte Entscheidungen über Investitionen in ein Kapitalprogramm getroffen werden, um Modernisierungen und Upgrades mit angemessener Priorität und Dringlichkeit durchzuführen.

Um die Angemessenheit des Wartungsprogramms sicherzustellen, wird empfohlen, die folgenden KPIs regelmäßig zu überwachen:

• Einhaltung der Wartungsvorschriften – Werden die im Wartungskontrollprogramm vorgeschriebenen Wartungsarbeiten an den Anlagen durchgeführt?
• Rückrufe
• Einschlüsse
• Callback- und Entrapment-Details – Identifizieren Sie die problematischen Komponenten.
• Türen
• Steuerung/Antrieb
• Maschine/Motor
• Maschine/Bremse
• Schachtkomponenten
• Wettkampfseile
• Leveling
• Grube/Grubenausrüstung
• Ölverlust
• Lärmbeschwerde
• Valve
• Fahrkomfort
• Vorrichtung
• Kommunikation
• Rolltreppenhandlauf
• Rolltreppen-Kammplatte
• Rolltreppen-Schürzenschalter
• Stromversorgungsproblem
• Äußerer Einfluss
• Menschlicher Fehler
• Keine Probleme gefunden
• Vom Verkäufer wurde nichts gemeldet.
• Andere
• Laufen bei Ankunft
• Konformität testen

Das Verständnis der Leistung anhand dieser KPIs ermöglicht es dem Eigentümer, die Rechnungen für Serviceleistungen effektiv zu prüfen und Gebühren entsprechend einem umfassenden Verständnis des Wertes der erbrachten Wartungsleistungen zu genehmigen oder abzulehnen.

Darüber hinaus werden regelmäßige Qualitätskontrollen empfohlen, um den Zustand der Ausrüstung unabhängig zu überprüfen und sicherzustellen, dass die durchgeführten Wartungsarbeiten angemessen sind und keine potenziellen Fehlerquellen übersehen wurden. Sofern die zuständige Behörde Inspektionen durch Dritte zulässt, bietet dies eine hervorragende Möglichkeit, den Nutzen der Sicherheitsprüfung durch die gleichzeitige Durchführung der Qualitätskontrolle zu steigern.

Durch eine gründliche Prüfung des Vertrags und der Rechnungen lassen sich erhebliche Einsparungen erzielen: Zusätzliche Kosteneinsparungen können identifiziert werden, indem man den „richtigen Umfang“ der gegebenenfalls erforderlichen Wartung ermittelt und das Wartungsprogramm auf der Grundlage der aus den Berichten gewonnenen Daten anpasst.

Es geht aber nicht nur ums Geldsparen. In manchen Fällen ist ein erweiterter Versicherungsschutz notwendig, insbesondere für Einheiten an kritischen Standorten. Ein sachkundiger, unabhängiger Berater kann Eigentümer bei diesen schwierigen Entscheidungen unterstützen, indem er den Kosten-Nutzen-Effekt einer Investition in verbesserte Instandhaltung aufzeigt (und anschließend die Durchführung der Instandhaltung sicherstellt).

Daten sammeln

Wenn ein Aufzugsdienstleister einen eigenen Überwachungsdienst anbietet, sind die Daten in der Regel nicht für den Kunden zugänglich. Die Aufzüge gehören dem Kunden, und dieser hat ein Recht auf Einsicht in diese Daten. Ein Open-Source-Ansatz zur Datenerfassung ist unerlässlich, um mehrere Anlagen unterschiedlichen Alters und Herstellers effektiv überwachen zu können. Es wird empfohlen, Sensoren zur Überwachung folgender Punkte einzusetzen:

• Maschinenraum
• Sound Meter
• Schwingungen der Hebezeugmaschine
• Bremsspulentemperatur
• Hauptstromversorgung – Dreiphasenspannung
• Umgebungstemperatur/Luftfeuchtigkeit
• Autodach
• Seilknoten oder Seilscheiben – Vibration
• Türantrieb – Vibration
• Eindringen von Wasser
• Schacht- und Förderturmsensoren
• Eindringen von Wasser
• Runby/Rope Stretch – Näherungsschalter
• Kompensationsdehnung – Näherungsschalter
• Luftgeschwindigkeit (zur Überwachung des Kamineffekts)

Zusätzliche Sensoren können hinzugefügt werden, um spezielle Bedingungen wie Gebäudebewegungen, seismische Ereignisse, Anwesenheit usw. zu erfassen.

Diese Sensoren können von einem unabhängigen Dienstleister überwacht werden, sodass der Eigentümer Berichte von verschiedenen Anbietern zusammenstellen kann. Obwohl der Eigentümer die Kontrolle über die Daten behalten möchte, benötigt er dennoch die Unterstützung des Dienstleisters bei der Installation, Kalibrierung und Wartung der Sensoren.

Fazit

Das Paradigma der vorausschauenden Instandhaltung kann sowohl dem Gerätebesitzer als auch dem Serviceanbieter erhebliche Vorteile bieten.

Das Risiko einer zu starken Abhängigkeit vom System der vorausschauenden Instandhaltung darf jedoch nicht außer Acht gelassen werden. Ein solides Programm zur regelmäßigen Datenauswertung sowie periodische physische Prüfungen der durchgeführten Instandhaltungsarbeiten durch einen unabhängigen Prüfer geben dem Eigentümer die Gewissheit, den vollen Nutzen aus seinem Instandhaltungsvertrag zu ziehen. 

Gebäudeeigentümer müssen mit ihren Dienstleistern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Instandhaltungsprogramme angemessen sind. Der unabhängige Interessenvertreter wird dabei eine wichtige Rolle als Vermittler spielen, um eine Vereinbarung zu erzielen, die den Bedürfnissen beider Parteien gerecht wird.

Für die Überwachung durch den Eigentümer und den Dienstleister wird ein umfangreiches Set zusätzlicher Sensoren empfohlen, um ein vollständiges Bild der Anlagenumgebung zu gewährleisten und die vom Dienstleister erfassten Informationen zu erweitern. Die Daten müssen dem Eigentümer zur unabhängigen und fundierten Analyse zur Verfügung gestellt werden.

Durch die Zusammenarbeit von Anlagenbetreiber, Serviceanbieter und dessen Vertreter/Auditor kann die optimale Leistung und Zuverlässigkeit der Anlagen sichergestellt werden. Eine effektive Langzeitplanung ermöglicht die Entwicklung einer geeigneten Investitionsstrategie. Die Auswertung der Daten gewährleistet zudem, dass das Wartungsprogramm exakt auf die spezifischen Bedürfnisse der Anlage zugeschnitten wird.