Análisis de necesidades de formación

Cómo ayudar a su personal a ayudarle.

W¿Por qué es importante la formación, e incluso el aprendizaje permanente? Bueno, lo que aprendieron nuestros abuelos fue más o menos lo mismo que aprendieron sus abuelos. La vida era lenta; el ritmo del cambio fue lento; La tecnología no cambió. Nos guste o no (a muchos de nosotros no nos gusta), pero la vida no es así ahora, como se puede ver en el Diagrama 1. ¡Las cosas que un niño podría aprender en la escuela pueden estar obsoletas cuando se vaya!

Por lo tanto, si desea impulsar su negocio y el mundo está cambiando para siempre, un análisis de necesidades de capacitación (TNA) puede ser uno de los instrumentos más importantes que puede aplicar para mantener su empresa a la vanguardia de la competencia.  

¿Cuales son los beneficios?

Si se lleva a cabo adecuadamente, una ENT puede:

• Concentre su atención en las habilidades y el conocimiento que su gente necesita para sobrevivir y para que usted prospere.
• Proporcione la ventaja que su empresa necesita para mantenerse por delante de la competencia
• Atraiga a los mejores talentos para que se unan (y ciertamente se queden) una vez que se hayan unido
• Si se gestiona adecuadamente, incluso puede contribuir a cambiar su cultura, si así lo desea.  

Dado el ritmo del cambio, es difícil exagerar la importancia de la formación en el lugar de trabajo actual. Esto significa que TNA es de vital importancia. Debería sustentar su plan para un éxito continuo.

¿Qué es un análisis de necesidades de formación?       

Esencialmente, una TNA es un proceso que le ayuda a comprender el estado actual de las actividades de formación y desarrollo de su organización y las lagunas de conocimiento/habilidades que su organización necesita cubrir. 

Muchas empresas, especialmente las de ascensores, cuentan con hojas de cálculo y bases de datos elaboradas para garantizar que su personal se mantenga actualizado con la capacitación normativa: EOR202, NVQ, manipulación manual, asbesto, CSCS, SMSTS, SSSTS, etc. TNA trata de tomar esas ideas, sobrealimentarlos y aplicarlos al entrenamiento que tenga más probabilidades de impulsar el rendimiento. TNA nos lleva de la conformidad a la actuación.

Una vez que haya realizado el análisis y sepa lo que falta, podrá delinear sus prioridades y dar forma a sus planes de capacitación y sus estrategias de aprendizaje y desarrollo.

En este punto, los PNL (Programadores Neurolingüísticos... a pesar del nombre, un gran tema para estudiar a las personas) entre nosotros nos harían usar algo llamado Estrategia Disney. Walt Disney, sí, famoso por Mickey Mouse, creó una estrategia de pensamiento de tres partes: el soñador, el realista y el crítico. Incluso creó diferentes salas con ambientes claramente diferentes para desempeñar los diferentes roles. Ahora vamos a aprovechar un poco de eso: 

Paso 1: Sueña e imagina el futuro 

Diríamos que el único lugar para comenzar con cualquier TNA es con el propósito, la visión, la misión y los valores de su organización. Estas declaraciones tomadas en conjunto representan su Estrella Polar, su luz guía, las cosas a las que apunta a largo plazo.

Revisa estos documentos, toma un café, siéntate, respira hondo y cierra los ojos… ahora eres el Soñador. Imagine cómo se vería, sentiría y sonaría su organización si toda su gente cumpliera con todos los aspectos de sus aspiraciones de Estrella del Norte. Pregúntese:

• ¿Cómo sería la cultura de su empresa si todos vivieran sus valores todo el día, todos los días?
• ¿Qué equipos y personas son clave para cumplir con la estrella polar de su organización?
• ¿Qué comportamientos debe tener su gente?

La organización que ahora tienes en tu imaginación es la que necesitas darle vida. Tu TNA es tu vehículo para hacerlo.

Paso 2: investigar y evaluar

Saliendo del modo Soñador, ahora estamos en el modo Realista. El primer paso fue centrarse en su objetivo final, y ahora sabe qué conocimientos, habilidades y actitudes necesita en su empresa. Ha llegado el momento de que averigüe dónde se encuentra y, por lo general, esto requiere algo de investigación. 

Hay muchas herramientas y técnicas diferentes para esto, que varían en complejidad:

• Para una empresa pequeña, podría ser una simple reunión cara a cara con cada uno de los miembros del personal. 
• Para una organización más grande, compleja y con múltiples sitios, podría ser una aplicación de software hecha a medida o la contratación de consultores (“¡Como nosotros!”, dijo con optimismo y entusiasmo).
• O podría ser cualquier cosa intermedia.

El enfoque más común es emplear algún tipo de encuesta o cuestionario en el que exista una larga lista de capacidades. Luego, su personal informaría por sí mismo sobre estas capacidades. (Si desea una copia, no dude en enviarme un correo electrónico a [email protected]).

Sin embargo, para evitar un enfoque dictatorial de “de arriba hacia abajo, hecho para”, sugerimos que se permita al personal contribuir con sus propias ideas sobre las habilidades, talentos e intereses que necesitan para hacer su trabajo. Con esta pequeña adaptación, conseguirás una mayor aceptación y también existe el peligro de que también aprendas algo. 

Un poco como el componente de respaldo de LinkedIn, en los entornos más sofisticados, también es posible que otros miembros del personal respalden las habilidades de sus colegas como una especie de "testimonio de talento".

Una vez que se haya obtenido la gama completa de conocimientos, habilidades y actitudes (normalmente no es una tarea fácil), tendrá un informe completo de los talentos de su organización que se puede graficar según los equipos o departamentos. Ahora debería ser posible identificar las habilidades, los conocimientos y las actitudes que faltan y en qué parte de la organización son más necesarios. 

Luego puede ordenar todas las brechas de habilidades que ha identificado y clasificarlas según su importancia.  

Sin embargo, la clave, y la parte complicada, suele ser el cambio de comportamiento, lo que significa que debe comprender qué conocimientos y apoyo necesita su personal. 

Como breve comentario, hay un gran tipo llamado BJ Fogg, fundador del Laboratorio de Tecnología Persuasiva de Stanford. Es el tipo inteligente, en parte responsable de enseñar a varias personas clave en varias empresas de alta tecnología sobre los "pequeños hábitos" que conducen a cambios de comportamiento y hacen que algunas de nuestras tecnologías del día a día sean "adictivas". Su modelo de comportamiento Tiny Habits explica que, para lograr un cambio de comportamiento, se necesitan tres cosas: motivación, capacidad y un desencadenante. La afirmación es que, con la aplicación adecuada de estas tres cosas simples, ¡puedes inspirar a tu gente a lograr cualquier cosa!

Paso 3: Desarrollar el Plan

En esta etapa, como sugiere el título, todavía estamos en el modo Realista de Disney y con toda la información detallada que ha recopilado de su investigación, tiene todos los datos que necesita para elaborar su plan de capacitación y desarrollo.

El propósito, la misión, la visión y los valores de la empresa deben proporcionar una guía para sus prioridades sobre el conocimiento, las habilidades y las actitudes que faltan, pero que son fundamentales para el éxito. 

Después de abordar estas brechas centrales, puede avanzar hacia otras prioridades hasta que se le acabe el presupuesto o se le acaben las brechas. (¡Supongo que primero se quedará sin presupuesto!)

Luego debe decidir cómo desea impartir la capacitación y cómo la reforzará para que ésta conduzca a un cambio de comportamiento duradero.

Ahora estará en una posición sólida para comenzar a establecer el retorno de la inversión (ROI) esperado. También está en condiciones de comenzar a establecer métricas para medir el éxito y el impacto de la capacitación y el desarrollo planificados. (Esté atento a más detalles sobre la evaluación de la capacitación en un artículo futuro). 

Sin embargo, antes de abandonar las actividades de planificación, también debemos pasar al modo Crítico de Disney. Necesitamos dar un paso atrás y poner a prueba el plan. Las preguntas que debemos hacernos y recibir comentarios de otras partes interesadas son:

• ¿Qué creemos que irá bien?
• ¿Qué creemos que no irá tan bien?
• ¿Cuáles son las consecuencias?
• ¿Cuál es la contingencia?

Entonces se pueden hacer ajustes antes de la ejecución, implementación y evaluación.

Paso 4: ejecutar, implementar y evaluar 

El trabajo de la planificación ha terminado, el plan está listo y ha llegado el momento de implementarlo. Luego, el plan se entregaría de acuerdo con los cronogramas de actividades y los hitos establecidos.

La pregunta de 64 millones de dólares es: ¿Funcionó? 

Los detalles de esta respuesta se discutirán en un artículo futuro que se centrará en la evaluación de la capacitación, pero les daré una pista: la capacitación puede y debe evaluarse en varios niveles:

• A nivel individual
• A nivel departamental o de equipo y 
• A nivel organizacional 

La pregunta clave es: ¿Obtuviste una "recuperación"? Y también exploraremos esto en el próximo artículo.

Sin embargo, es muy poco probable que el lanzamiento no requiera algunos ajustes en el camino. De hecho, es aconsejable que se planifiquen puntos de revisión específicos para permitir un ajuste deliberado. Estos pueden programarse para el primer mes y luego cada tres o seis meses para que pueda hacer un balance, aprender y ajustar el plan. Además, como parte de este proceso de revisión, debe buscar identificar campeones ocultos entre su personal; aquellos que han obtenido el máximo beneficio de la formación y la están aplicando con entusiasmo. Estos campeones son faros que pueden utilizarse como embajadores, aligerando su carga y ayudando a otros que puedan estar pasando apuros.

Conclusión 

TNA es una herramienta genial para analizar sistemáticamente la formación necesaria para su empresa y, en lugar de “simplemente realizar algo de formación” sin ningún enfoque ni objetivo, alinear la formación con las necesidades específicas de la empresa.

En resumen, TNA es una excelente manera de garantizar:

• Su capacitación se concentra en lo que la empresa necesita para impulsar el desempeño futuro. 
• Se recupera el dinero, el tiempo y el esfuerzo invertidos
• Revisa sistemáticamente la formación necesaria para obtener el máximo rendimiento de su inversión.