Le han entregado: cómo responder a una citación

En esta plataforma de lectores, su autor responde algunas preguntas clave.

Evitar los litigios en estos días no es fácil. A veces, la red es lo suficientemente amplia en los litigios civiles, particularmente en la industria del transporte vertical (VT), que incluso las personas y empresas que no forman parte de una disputa litigada a menudo se ven obligadas a responder a citaciones para obtener registros o testimonios.

Si se le entrega una citación a usted oa su empresa como “no parte” de un caso, ¿cómo debe responder? Cada situación es diferente, por supuesto, pero no es aconsejable ignorar una citación. Una citación válida es una solicitud oficial autorizada por un tribunal que exige algo del destinatario y debe tratarse de esa manera. De hecho, la evasión puede resultar en una mayor participación de la corte, y la evasión continua podría incluso conducir a una audiencia de desacato para usted o su empresa. Por lo tanto, es vital que, si recibe una citación, considere contratar a un abogado de litigios civiles, preferiblemente uno que tenga conocimiento de su negocio o industria, para asesorarlo adecuadamente sobre sus opciones y próximos pasos.

Dada la variedad de organizaciones que prestan servicios a la industria de FP, innumerables entidades podrían recibir una citación sobre cualquier número de temas. Los fabricantes de equipos, las empresas de servicios, los proveedores e integradores de componentes, los desarrolladores, los contratistas generales, los arquitectos, los propietarios y operadores de centros comerciales, las asociaciones de condominios, los consultores, los municipios, los inspectores, los sindicatos y las aseguradoras de la industria podrían recibir una citación para los registros o testimonios, y el tema. las cosas son ilimitadas.

Las citaciones generalmente son redactadas por abogados contratados por las partes en una demanda y, a menudo, solicitan documentos o testimonios relacionados con un caso o asunto en el que usted o su organización estuvieron lo suficientemente involucrados para hacer que la evidencia o el conocimiento que posee sean relevantes. Sin embargo, muchas citaciones están redactadas de manera tan amplia que el cumplimiento impondrá cargas sustanciales de tiempo y gastos.

Desafortunadamente, el recurso contra estas cargas es incurrir en el tiempo y los gastos de cumplimiento, o gastar dinero en un abogado para que intervenga, presente objeciones o ayude a responder. Los siguientes son consejos para usar cuando responda a una citación para registros o testimonio en un caso de la corte civil. Tenga en cuenta que cada estado y cada asunto es diferente. Estas recomendaciones se limitan a principios generales en acciones civiles.

Recibí una citación. ¿Cómo se si es válido?? Por lo general, sin la revisión de un abogado, no sabría si la citación es inválida, excepto por defectos obvios, por ejemplo, si se entregó a la compañía equivocada. Pero, antes de responder a cualquier citación, tome medidas para determinar si el documento en sí cumple técnicamente y establece su obligación legal de responder. Cada citación debe cumplir con ciertos requisitos legales en cuanto al formato, cómo se emite y a quién se entrega. Cada estado tiene reglas diferentes, por lo que en caso de que le entreguen una citación que no crea adecuada, consulte con un abogado.

La gran mayoría de las citaciones cumplen con los requisitos legales para entregarlas. Suponiendo que la citación sea válida, tiene dos opciones legales: responder según las instrucciones o comunicarse con el abogado que emitió la citación para discutir el cumplimiento o resolver cualquier pregunta que pueda tener sobre lo que realmente se está preguntando.

Las citaciones de documentos a menudo piden más de lo que una parte realmente necesita en el caso. Algunos llaman a eso una "expedición de pesca" para ver qué red ancha podría aparecer, mucho más allá de las "necesidades" reales del caso. Una citación judicial ampliamente escrita, o una que requiera cumplimiento en un período de tiempo muy corto, no invalida, en sí misma, una citación. Sin embargo, si no se impugna, podría imponer una carga significativa y onerosa al país que no es parte. Una llamada telefónica a la persona o bufete de abogados que emitió la citación puede ayudar a reducir los problemas, reducir las cargas sobre su organización y obtener una extensión de tiempo, si es necesario. 

¿Qué es razonable solicitar una citación?? El alcance de la información detectable que puede verse obligado a proporcionar como no parte suele limitarse directamente al asunto en cuestión y al papel de su organización en él. Los documentos relevantes en demandas por lesiones personales, por ejemplo, pueden incluir información sobre contratos, registros de mantenimiento y devolución de llamadas, propuestas de modernización y otra correspondencia con una de las partes en la demanda. Recuerde, esto incluirá registros tanto en papel como digitales.

Si no está directamente relacionado con el asunto en litigio, los registros financieros, secretos comerciales u otra información comercial sensible de una persona que no es parte se considera generalmente irrelevante y es posible que no se requiera su divulgación. Como "participantes involuntarios" en un litigio, las no partes reciben un mayor nivel de protección y privilegio, por lo que la información comercial confidencial o patentada puede protegerse bajo el privilegio de secreto comercial o, tal vez, un privilegio de producto del trabajo que puede no ser aplicable a partes involucradas.

Si cree que una citación se entromete en información comercial confidencial, por ejemplo, una lista de sus clientes con contrato de servicio en una ciudad importante, comuníquese con la parte emisora ​​para eliminar ese requisito o busque asesoramiento legal sobre sus opciones.

¿Qué significa ser "demasiado amplio" o "oneroso"? " Por lo general, una parte no está obligada a responder a una citación mediante la presentación de documentos que no tiene en su poder. Si los documentos potencialmente sensibles están disponibles solo de un tercero, el tercero no tiene la obligación de comprar o obtener dichos documentos para responder. Por ejemplo, es posible que las solicitudes de permisos originales no estén en su archivo de “construcción”. Si, para responder a una citación, una parte debe crear documentos, comprar copias de documentos o contratar y pagar a una parte externa para que investigue y copie sus propios registros, eso podría considerarse objetable como "demasiado amplio" o "oneroso". . "

Las citaciones a menudo buscan registros en papel y digitales relacionados con proyectos o equipos en uso desde hace mucho tiempo. Las citaciones de documentos deben tener un marco de tiempo relacionado con un asunto específico, ya sea un accidente, el cumplimiento de un contrato o el cobro de una deuda. En un asunto de lesiones personales que involucre un ascensor, por ejemplo, una solicitud de registros de servicio más de tres años antes o más de un año después de un accidente podría considerarse demasiado amplia. 

Algunos estados tienen límites sobre lo que se puede solicitar. Si tiene dudas sobre si una citación es demasiado amplia o onerosa, y una solicitud informal para limitar los temas o el plazo no es productiva, comuníquese con un abogado para analizar sus opciones, incluida la notificación de objeciones legales a la citación.

Proporcionar documentos puede resultar costoso. Quien paga? Depende de la jurisdicción. La mayoría de los estados no permiten automáticamente que una persona que no sea parte cobre por el tiempo personal incurrido en responder a una citación. Sin embargo, muchos estados tienen reglas que requieren que la parte que emite la citación pague los costos de responder que están más allá de lo "nominal". Por lo tanto, si responder presenta una carga laboral significativa, especialmente en organizaciones pequeñas que carecen de la mano de obra y se enfrentarían a la interrupción de las operaciones normales para responder, esas organizaciones pueden solicitar un reembolso a la parte emisora ​​o, si eso no funciona, pedirle al tribunal que requieren pago por adelantado o reembolso. Siempre consulte con un abogado sobre sus opciones de reembolso, especialmente si desea pedirle a un tribunal que ordene el pago o el reembolso. 

¿Quién puede ser obligado a testificar cuando se le entrega una citación?? Las citaciones para el testimonio normalmente adoptan dos formas. Una es cuando se nombra a una persona en la citación. Puede ser un ejecutivo o un individuo conocido por tener personalmente información relevante al asunto. Si se nombra a una persona, la citación debe entregarse a la persona (y no solo en el lugar de empleo de la persona). Si no se nombra a ninguna persona, pero se incluye un título o una persona categórica (supervisor de construcción, gerente del sitio o mecánico que trabajó en un ascensor en un momento específico, por ejemplo), la citación debe entregarse al oficial designado de la compañía o al agente registrado en de acuerdo con las leyes locales aplicables. Una vez notificado, el oficial o agente estará legalmente obligado a presentar un testigo relevante.

¿Qué no pueden pedir los abogados en el juicio o en una declaración?? Al igual que con una citación documental, a menos que esté razonablemente relacionado con el asunto litigado, las no partes generalmente no están obligadas a discutir asuntos financieros internos, secretos comerciales, información comercial confidencial o sensible, personal no relacionado o asuntos laborales, o asuntos personales o familiares no implicados en el caso. Sin embargo, no existe una lista única de sujetos que estén o no dentro de los límites del testimonio. Siempre puede decir que se siente incómodo al responder preguntas específicas, pero solo un abogado puede representar sus intereses de manera efectiva durante cualquier testimonio.

¿Hay compensación por testimonio?? La mayoría de los estados tienen leyes relativas a la compensación de testigos, incluso si está permitida y, en algunos casos, las cantidades. Una persona citada para testificar sobre ciertos "hechos" en el caso, a diferencia de su experiencia en el tema, generalmente no se le permite cobrar por su testimonio debido a la apariencia de parcialidad. Sin embargo, si a esta persona se le paga por hora, es posible que pueda cobrarle por el tiempo sin trabajar para testificar.

Si una persona de una empresa es citada para testificar sobre la base de su experiencia única en un tema, por otro lado, esa persona puede tener derecho a un pago por la experiencia si las leyes de la jurisdicción así lo establecen. Esto se distingue de los testigos contratados específicamente por la parte para brindar testimonio experto, generalmente no bajo citación, que pueden contratar tarifas específicas por hora o por día. A menos que esté limitado por la ley local, los tribunales generalmente tienen la discreción de establecer o rechazar una compensación para los testigos.

¿Estoy obligado a almacenar documentos de una manera específica y durante un tiempo específico?? Incumbe a las empresas tener una política de retención de documentos por escrito y un plan de recuperación específicos que incluya archivos almacenados tanto en papel como electrónicamente. En general, no hay requisitos sobre cómo deben almacenarse los documentos, pero las reglas de procedimiento civil en la mayoría de los estados contemplan expresamente que las organizaciones puedan, de manera razonable y oportuna, producir documentos e información almacenados electrónicamente en litigios. La mayoría de las empresas modernas realizan sus operaciones y comunicaciones de forma electrónica, por lo que estas reglas suelen aplicarse de forma universal.

En aras de una recuperación oportuna, una política de retención de documentos debe incluir un sistema de nombres o archivo que permita un aislamiento rápido y eficiente de los documentos por categorías amplias, como "Mantenimiento", "Ventas" o "Construcción", y subcategorías más específicas relevantes para el negocio o asunto. Se recomienda encarecidamente el acceso y el dominio del software para compartir documentos electrónicos como un medio para minimizar el tiempo y los gastos de producción de documentos. Un abogado de litigios civiles con experiencia en construcción, VT y documentación digital puede trabajar con su representante de tecnología para crear un sistema efectivo de recuperación de documentos si no tiene uno en su lugar.

La conclusión: si recibe una citación, no la ignore. "No puedo encontrar los archivos" o "No quiero testificar" no lo excusarán automáticamente. El litigio es cada vez más difícil de evitar, incluso como "no parte", así que esté preparado para cumplir con sus requisitos legales. En caso de duda, hable con un abogado calificado para facilitar el suministro de documentos o testimonios, y para minimizar el papel de su organización en el litigio de otra persona.