Gestione efficace dei contratti di manutenzione di ascensori/scale mobili

Dieci passi importanti da seguire come responsabile del sempre importante contratto di manutenzione

Per i responsabili della gestione degli accordi di manutenzione di ascensori e scale mobili, l'attività può richiedere molto tempo, in particolare quando si gestiscono una serie di proprietà diverse, appaltatori di ascensori e vari tipi di accordi di manutenzione. Tuttavia, in base all'esperienza che noi di LML Lift Consultants abbiamo avuto, ci sono una serie di piccole cose per migliorare la gestione di questi accordi che possono essere implementate immediatamente:

1. Tieni un foglio di calcolo di base di tutti gli accordi di manutenzione degli ascensori attualmente in vigore.
2. Annotare le date di scadenza di ciascun contratto di manutenzione, l'attuale fornitore di servizi di manutenzione, i dettagli di contatto e il tipo di contratto (ad es. "completamente completo", "semi-comprensivo" o "fai e addebita").
3. Elenca alcune nozioni di base su ciò che è incluso e (cosa più importante) eventuali esclusioni, come la fusione del motore, le chiamate fuori orario, ecc.
4. Guarda la clausola di "rimborso" o "risoluzione" per vedere quanto preavviso deve essere dato all'appaltatore dell'ascensore per evitare che il contratto si annulli automaticamente. È spesso il caso che se non viene fornita una notifica scritta all'appaltatore dell'ascensore, in conformità con questa clausola, il contratto verrà semplicemente automaticamente rinnovato per periodi successivi equivalenti al periodo iniziale dell'accordo. Questa è una cattiva notizia soprattutto se il responsabile del contratto non è soddisfatto dell'attuale livello di servizio da parte dell'appaltatore dell'ascensore e il contratto di manutenzione è stato inizialmente eseguito per un periodo prolungato (a volte fino a 10 anni).
5. Per evitare il rinnovo automatico degli accordi di manutenzione degli ascensori, è normalmente richiesta una comunicazione scritta almeno 60 o 90 giorni prima della data di rinnovo. Questa comunicazione scritta può essere data in qualsiasi momento, quindi è spesso una buona idea fornirla con largo anticipo. Si noti, tuttavia, che l'avviso scritto non viene dato apertamente a causa di scarse prestazioni da parte dell'appaltatore dell'ascensore in alcun modo (sebbene ciò possa essere il caso), ma, piuttosto, per impedire il rinnovo automatico del contratto di manutenzione dell'ascensore per un periodo prolungato . In molti casi, l'appaltatore dell'ascensore potrebbe funzionare bene e, pertanto, potrebbe essere riconfermato per la manutenzione in corso dell'ascensore. L'avviso ha semplicemente lo scopo di garantire che le opzioni del proprietario dell'edificio siano disponibili prima di assegnare un rollover all'appaltatore esistente o, se necessario, sta cercando opzioni alternative per il fornitore di servizi.
6. Come semplice esempio, l'avviso scritto all'appaltatore dell'ascensore può leggere:
   • “Gentile signore o signora,
   • “In conformità con la clausola 123 del nostro attuale contratto di manutenzione degli ascensori con la vostra azienda, che scadrà il 1 dicembre 2015, è necessario fornirvi la nostra notifica scritta, almeno 90 giorni prima della scadenza, al fine di impedire il rinnovo automatico del contratto di manutenzione per un ulteriore periodo di cinque anni.
   • “In quanto tale, si prega di prendere questa e-mail come nostra notifica scritta che non accetteremo il rinnovo automatico del contratto attuale, per un ulteriore periodo dello stesso periodo. Tuttavia, siamo lieti che XYZ Elevator Services partecipi alla prossima procedura di gara per la manutenzione degli ascensori per questa proprietà.
   • “Ogni sforzo per completare la procedura di gara prima della data di scadenza iniziale di
   • il contratto sarà stipulato. Tuttavia, se la nostra procedura di gara dovesse subire un leggero ritardo, chiediamo rispettosamente che la vostra azienda continui a coprire questi ascensori in modo completo e secondo i termini dell'attuale accordo su base mensile dalla scadenza fino al momento della procedura di gara è completo.
   • "Si prega di confermare la ricezione di questa e-mail."
7. Una volta che l'avviso scritto è stato dato all'appaltatore dell'ascensore, assicurati che questa data importante sia registrata sul tuo foglio di calcolo. Quindi, dimenticalo fino alla scadenza del contratto di manutenzione dell'ascensore. Assicurati che il tempo sufficiente per la procedura di gara e per riconfermare il tuo attuale fornitore (o selezionare un nuovo appaltatore, se applicabile) sia lasciato prima della scadenza dell'attuale contratto.
8. Essere a conoscenza dei requisiti contrattuali degli accordi in relazione alla frequenza delle visite di servizio, ai tempi di risposta ai malfunzionamenti, alle clausole di obsolescenza ea quali indici dei prezzi al consumo o formule di adeguamento dei prezzi vengono applicati. Tutti questi possono variare notevolmente tra i vari accordi di manutenzione degli appaltatori di ascensori o, come in molti casi, non essere stipulati affatto.
9. Se possibile, chiedi all'appaltatore dell'ascensore di accedere quando arrivi alla struttura e di disconnetterti dopo aver completato la visita in loco. Soprattutto, questo aiuta in caso di emergenza e possibile evacuazione dell'edificio e la sicurezza dei tecnici sul sito. Consente inoltre di tenere traccia di quante ore di manutenzione vengono effettivamente completate.
10. Tieni d'occhio eventuali chiamate ripetute o chiamate in corso all'arrivo. L'appaltatore dell'ascensore sta affrontando la causa principale del problema o semplicemente ripristinando il sistema sperando che il problema si risolva? 
11. Richiedi i risultati dei test sui dispositivi di sicurezza. Esistono diversi requisiti di prova per un ascensore a fune. Questi possono includere i test dei dispositivi di sicurezza della cabina dell'ascensore, la verifica delle velocità di intervento del regolatore di velocità, l'attraversamento del regolatore e i test della forza di attivazione del dispositivo di sicurezza. Queste attività possono essere inviate elettronicamente o registrate in un registro "Test Record" nella sala macchine dell'ascensore o nell'armadio di controllo.
12. Richiedi i risultati dei test per l'illuminazione di emergenza della cabina dell'ascensore e qualsiasi altro record di test previsto dalla legge.
13. Considerare l'implementazione di un contratto di manutenzione dell'ascensore basato sulle prestazioni preparato in modo indipendente con indicatori di prestazioni chiave stabiliti, come frequenze di servizio, tempi di risposta ai guasti, numero di guasti accettabili in un periodo di 12 mesi, numero di chiamate ripetute, ecc. per le funzioni critiche .