通过数字管理以提高盈利能力

为什么趋势报告是您的朋友。 

通过鲁迪博伊斯

在 Lift Business Advisors 工作时，我发现大多数公司都无法很好地理解和展示他们的数据。 一旦他们学会了如何正确地收集和理解它，业务和盈利能力就会变得容易得多。 我自 1983 年以来维护的一份工会劳动力率趋势报告中的数据表明，垂直运输 (VT) 公司需要提高价格。 报告（图 1）显示，在 1970 年代末和 1980 年代初，在当时的总统吉米卡特领导下，利率最高，直到保罗沃尔克成为罗纳德里根总统领导下的美联储主席，并进一步提高利率以试图扼杀通货膨胀。 其副产品是 1982 年国际电梯制造商联盟 (IUEC) 的五年协议，其中包括在一年内加薪 17%。 如果一家 VT 公司在其合同中没有一个好的价格上涨公式来对应这样的加薪，它就会发现自己每个月都在亏损。 细节决定成败。 

从那以后发生了什么？ 对于费城的 IUEC Local 5，小时工资从 18.67 年的 1983 美元增加到今天的 63.52 美元——增长了 240%。 福利从每小时 3 美元涨到每小时 37.49 美元——增幅惊人的 1,150%。 包括假期工资在内的综合时薪从每小时 23.16 美元上升到每小时 106.09 美元，总体增长 358%。 1983 年的福利是每小时最低工资率的 16%。 今年，福利将达到每小时最低工资标准的 59%。 问题是，您的客户合同是否保护您免受通货膨胀和加薪的影响？ 

图 2 显示了针对不同类型设备的全面维护收取的价格，无需回调。 如果一家公司每年根据劳动力率的百分比变化提高其价格，它将在每个条形图（Hydro、Geared 和 Gearless）的良好（右侧）上获得价格。 这种情况很少见，如果您一直在收费并获得这些价格，那么恭喜您。 我们最近与一位 10 年未提价的客户合作。 看着这些图表，他顿悟了。 

许多企业未能在其财务报告中表现出每月的一致性。 常见问题包括未能：

• 定期记录折旧，而不是在年底这样做 
• 创纪录的保险按月按比例增加，但在付款时这样做
• 记录工资周中缺少两到三天的月份的人工费用 
• 使用完工百分比法的账单现代化和建设工作 

公司可以通过使用每月结算清单来改进其财务报告流程并获得更大的利润和结果的一致性。 图 3 列出了每月要检查的一些最常见的区域。 其他领域可能是特定公司独有的。 当一家公司评估月度业绩时，最好是使用趋势报告，它能够分析账户以解释结果并实施驱动因素以提高利润。 

计算每小时成本

图 4 显示了一家 IUEC 公司的机械师和学徒的年度成本，但该逻辑也适用于非工会车间。 我已经使用这些数据 20 多年了，更新一个电子表格只需要 10 分钟。 每小时成本被分解为各种因素，当您添加养老金和福利时，这些因素会更新。 假期和工资税率很少改变。 直接保险成本是公司每年根据其责任和工人补偿政策支付的费率。 小时成本的最后一个组成部分是完全负担的劳动力成本，即雇佣一个工人在他或她实际工作的时间内的全​​部小时成本。 这包括工资和额外成本的“负担”。^[1] 计算完全负担的劳动力成本有助于公司做出有关管理其劳动力的决策，进而管理其预算。 

有五年时间，当地的 IUEC 没有招收任何学徒，因此公司联合机械师进行现代化和新建筑工作。 在投标工作时要注意这种可能性。 完全负担的每小时工会成本始终是我们在 Lift Business Advisors 讨论的最令人惊讶和最有启发性的主题之一。 一切都从成本开始，而真正成本方面缺乏专业知识。 

我看到公司在竞标工作中使用非常高的团队成本，因为他们不知道什么是负担以及它是如何计算的。 因此，在出价时，他们会抛出一个很高的数字。 在这个国家，几乎所有工会的团队费用都是两名机械师，每队每小时 240 美元至 290 美元不等。 我看到纽约市的一家公司出价为每个团队每小时 485 美元。 这家公司没有赢得很多工作。 一个好的定价计划应该能够将劳动力、材料、假期、工资税和保险直接分配给工作。 不能直接分配的是构成负担的项目。  

图 5 从大到小列出了不能直接分配的常见账户，例如劳动力、福利、假期和保险。 在这个真实的例子中，主管及其福利构成了 40% 以上的负担。 每个帐户的金额因月而异，因此应始终检查帐户的一致性。 审查这些数据将有助于公司考虑到，例如，XNUMX 月份的假期工资飙升（可能是由于奖金或新员工）以及 XNUMX 月份的联邦失业税飙升。 几年的学习负担让我们感受到每年都会发生多大的变化。 

创建会计科目表

良好的会计和财务报告系统始于正确定义的会计科目表。 对于我们的许多客户来说，创建这样的图表很困难。 想象一下，您坐在圆桌会议上，每个人都陈述了他们的毛利率百分比。 我见过 12%，我见过 70%。 是否正确？ 除非将苹果与苹果进行比较，否则公司无法诚实地将自己与同行进行比较。 

来自客户的示例显示了应包含的内容。 某些类别，例如维护，分为完整、检查和保费时间。 主账户可以细分为子部门账户。 报告流程将取决于帐户的编号方式。 商品成本栏中构成毛利率的项目可以细分。 例如，办公室租金费用可以归入销售、一般和行政 (SGA) 费用标题，而仓库可以保留在一般商品成本标题下。 由机械师和现场主管驾驶的公司车辆的费用、保险和折旧属于销售成本，而不是 SGA。 驾驶公司车辆的办公室人员将在财务报告的 SGA 部分拥有类似的账户。 公司手机可能属于办公费用和商品成本。 这些项目经常构成前面描述的负担。 

EBITDA

利息、税项、折旧和摊销前利润 (EBITDA) 是过去 30 年来开发的一种对公司进行财务评估和比较的方法。 它与公认会计原则或 GAAP 不同。 来自工会客户的真实示例实施了 GAAP 报告，适用于向利益相关方提交的财务报告和税务申报。 这家特定的公司完全承担了商品成本，合理的毛利率为 26.7%，净利润率为 1.7%。 它的 SGA 费用为 22%，而“正常”范围为 9-12%。 我怀疑这是因为公司老板在保留工会卡和福利的同时，用年终奖金奖励自己。 这与“关键人物”保险（企业为补偿该企业因企业重要成员死亡或长期丧失工作能力而造成的财务损失而采取的保险单）一起^[2] 可能被外部投资者认为是过度的。 

为了得出 EBITDA，例如在电子表格中，我们通过冲销利息、税收、折旧和摊销来进行调整。 然后，EBITDA 结果显示在特定列中。 由于这项业务不是资本密集型业务，因此请考虑制造商或负债累累的公司。 变化不大。 为什么这很重要？ 许多公司以 EBITDA 的倍数出售。 将 EBITDA 倍数视为与上市公司的市盈率 (PE) 相同。 上市公司的平均市盈率现在接近 30，而标准普尔 500 指数公司的 EBITDA 比率为 14.6。 EBITDA 比率因行业而异。 平均而言，小型非上市公司的估值为 EBITDA 的六到七倍。 对于这个例子，让我们假设六个。 例如，该公司的 TAAP 结果为 2,303,338 美元，EBITDA 收益为 3,011,311 美元，增加了 707,973 美元。 

关于 EBITDA 是否是一个有效的指标存在分歧。 两位知名投资者沃伦·巴菲特和他的合伙人查理·芒格不认为 EBITDA 有价值。 芒格被认为是两者中更聪明的一个，他公开表示，每当你听到“EBITDA”这个词时，都会用世界上的“牛****”来代替。 快速增长的非营利公司经常使用 EBITDA 来提高对其业绩的认识。 这些公司以 85 美分的价格出售 XNUMX 美元。 

还有调整后 EBITDA 的概念，专业、经验丰富的顾问可以而且应该对公司的 EBITDA 结果进行调整，以更好的财务状况呈现。 这在与外部公司讨价还价时很有用。 

标记和边距

对客户的两辆车牵引模式工作投标突出了加价与保证金之间的差异。 成本可以根据团队组成（一个或多个机制）或地理区域进行调整。 当团队小时数输入到项目每个步骤的特定电子表格列中时，成本会自动填写在另一列中。 如果在完成工作的每个步骤后分析工作绩效，公司可以改进其对未来更好结果的估计。 否则，你可能会有一行写着“我的工作时间超过了 14%，所以我将不得不为以后的任何工作在该帐户中存入一个缓冲区。 列出每辆车的材料使用量表明，完成这项工作的每辆车的成本总计为 241,147 美元。 加价 30% 后，我两辆车的总售价为 313,491 美元，利润为 72,344 美元，即 23%。 为了获得 30% 的利润，我会将成本除以 0.70、40% 除以 0.60，如果出于某种原因我想赚 5%，则除以 0.95。”

总趋势预测

现在已经定义了每小时成本和负担，让我们看看总市场的组成，它如何影响 EBITDA 和加价与毛利率。 使用趋势公式的每月结果的真实示例有助于逐月轻松比较帐户。 如果您对您的业务运作方式的唯一指导是目前银行中的现金数量，那么业务正在管理您； 你不是在管理业务。 

逐行逐列查看 11 个月的工作表，显示 11 个月将通过将特定列中的数字除以年初至今的数字来提供月度结果平均值。 因此，您可以准确估计您的年终业绩并推动改进。 当然，这在您编制和完成前面提到的每月清单时效果最好。 

公式

1984 年，我为其编制财务报告的一家公司有 10 名维修技师。 他们担心维护工作没有完成，需要另一名员工。 该公司有两个销售/所有者和两个技术/所有者。 技术负责人说“雇用”，销售负责人说“不雇用”。 1980 年代中期还出现了电子表格。 所以我建议我们列出所有工作的单位数量，技术所有者列出他们认为每项工作需要多少小时。 然后总计所有工作时间。

问题变成了公司可以安排员工在一个月内工作多少小时，并允许回拨。 答案是每周 32 小时，或每月 139 小时。 将总工作时间除以 139 表明我们需要八名机械师——而不是 10 名——因此解雇了两名机械师。 这导致公司的底线增加了 160,000 美元，因为每个机械师的年成本为 80,000 美元。 进一步研究导致另外两名机械师被解雇，使总底线节省达到 320,000 美元。 这里的重要结果是调整劳动力规模以实现利润。 

年趋势

在准备我的年终财务时，我的外部会计师总是使用三年。 您的保险、银行和担保公司经常要求提供最近三年的信息。 趋势报告可让您查看业务的变化。 

参考法案

[1] Smallbusiness.chron.com/calculate-filled-burdened-labor-costs-33072.html

[2] en.wikipedia.org/wiki/Key_person_insurance