系统与文化

谁赢？

我们所做的很多事情都是关于实施“系统”的； 我们希望帮助客户公司的系统和流程变得流畅。

但有时我们会被问到一个合理的（也是致命的）问题，那就是“什么获胜——系统还是文化？”

所以，有点像 Facebook 关系下降，“这很复杂，”我想我们需要问的第一个问题是什么是系统，什么是文化？ 只需在 Google 上快速搜索一下，就会发现以下定义，均来自维基百科。 

什么是系统？

“系统是一组相互作用或相互关联的元素，它们按照一组规则运行以形成一个统一的整体。 一个系统，被它的环境所包围和影响，由它的边界、结构和目的来描述，并在它的功能中表现出来。”

因此，就公司管理系统而言，它是一套规则——政策、程序、工作说明、常规订单，以及 IT 系统和流程。 所有这些都定义并规定了组织的工作方式。 而且，正如定义所暗示的那样，这些方面都受到组织运营环境的影响。 系统是关于定义“做什么”的。

什么是文化？

“文化是一个总称，包括人类社会中的社会行为、制度和规范，以及这些群体中个人的知识、信仰、艺术、法律、习俗、能力和习惯。 文化通常起源于或归因于特定的地区或地点。” （我还会添加公司或组织。） 

因此，如果系统是关于定义和详细说明所做工作的“较硬”部分，那么文化则是关于您的员工的信仰、习俗和行为的“较软”方面。 文化是关于“如何”做事的。

什么影响系统和文化？

可能最大的影响是环境的变化率。 如果您在快节奏、瞬息万变的环境中运营，某些系统的益处可能较小，因为它们比海边废料场的旧福特 Cortina 腐蚀得更快。 编写的系统越精细、越受约束，它们恶化的速度就越快。

但是，无论您的外部环境如何，任何系统的某些组件都可以而且应该被系统化。 虽然您的外部环境可能正在迅速变化，但您的账户流程、采购流程或招聘流程不太可能发生与外部世界相同程度的变化。

当工作重复时，系统非常有用。 这可能包括从运行呼叫中心到翻转汉堡的任何事情，但是，在这些极端情况下，它可以使系统背后的人显得可有可无。 简单地移除人类并用另一个替换它。 只要确保他们能够阅读并执行厚厚的说明手册中的说明即可。 即使作为“系统人”（“男人”既是男人又是女人，包括在内），我们会认识到这是系统士气低落的结局，这通常会导致建设性文化的侵蚀。

相反，需要应对的波动性越大，或者对创造力的需求或价值越高，系统就越会变得紧缩，并可能导致士气低落。  

关键是，需要有一个平衡点，不同的公司、不同的环境，平衡点是不一样的。  

什么使系统和文化保持一致？

系统定义中有一个很大的暗示，关于什么可以统一整体——在我们的案例系统和文化中，以及统一机制——系统和文化的试金石是组织的目的。  

目的是关于“为什么”做事。 我们所说的目的是指交付给客户的利益和能力。 我们需要问的问题是，“公司为客户所做的是客户看重的是什么？” 这个问题的答案提供了公司应该瞄准的北极星。 所有系统和流程都​​需要与北极星保持一致。

北极星还提供了文化指南。 如果人们与它保持一致，那么仅仅因为他们知道北极星是什么，对系统的需求就会大大减少。 从本质上讲，他们为客户做对了，因为目的得到了正确的理解。

警告

如果系统是每个成功组织的关键，那么护照办公室、英国税务海关总署 (HMRC)、工作和养老金部以及一系列其他官僚组织将为我们提供巨大成功的光辉典范。 显然，他们没有。 这些组织有关于类固醇的政策、程序、工作说明和长期命令，你们中的许多人都会经历过这些人很好相处？！ 不是。

在另一个极端，文化同样具有破坏性，有时被贴上“有毒”的标签。 存在一种有毒的文化，工作场所充斥着内斗、闹剧和士气低落的员工，以至于生产力和员工的福祉受到影响。 出于（希望可以理解的）法律原因，我认为记录展示有毒文化的公司或组织的名称不是一个好主意。 不用说，我相信我们大多数人都在新闻中听说过他们！  

使用系统来补充文化

因此，所有组织都需要系统和文化的融合，并且系统可以应用于组织的组成部分。 我们与需要招聘的组织进行了大量合作，其中招聘流程非常糟糕，在许多情况下，这仅仅是因为它们没有以任何方式系统化。 经理没有接受过如何提出正确问题的培训，或者人们没有仔细考虑工作所需的技能和能力，结果，招聘新人仅仅是因为招聘经理喜欢“裁员”他们的三角帆。 三个月后，公司重新开始筹划，如果流程拖得太长，将面临被错误解雇的索赔，因为这个流程也没有得到很好的管理！  

旨在让具有正确文化的人进入组织的招聘流程系统化的时机已经成熟。 在这种情况下，您可以系统地获取具有正确文化契合度的人员。 可以有效系统化的组件包括：

• 撰写职位描述
• 开发招聘广告
• 审查简历
• 进行电话面试以评估技能水平
• 了解学习偏好和团队角色（任命前）
• 进行面对面访谈以评估文化契合度
• 监督任命和入职
• 训练与发展
• 甚至管理退出流程

如果实施得当，系统可以为您节省大量金钱和时间，甚至可以为员工节省心痛。

我最喜欢的管理思想家之一是约翰·塞登 (John Seddon)。 他是一名管理学教授，领导着他的咨询公司 Vanguard，该公司主要从事公共部门项目。 他拥有心理学学士和硕士学位，是一名职业心理学家。 在过去的生活中，他花了很多时间在“文化变革和员工敬业度”计划上。 他是戴明的皈依者（希望我对他的解释是正确的），他建议如果你的目的是正确的并让人们参与其中，他之前获得报酬的“文化变革和员工敬业度”计划就变得完全多余了。

这如何适合我的管理系统？

ISO 9001 管理体系标准的第一行谈到组织实现其目标，显然任何管理体系的核心都是“体系”。

我认为 ISO 9001、ISO 14001、ISO 27001 或 ISO 45001 标准中没有任何一个专门提到文化，但我刚刚搜索了 ISO 9004 指导文件，有 33 个提到文化！

结语 

我想，一如既往，结论可能是：“一切都要适度。” 只关注系统或文化是错误的。 需要有一个平衡。 平衡是由您外部世界中的事件驱动的，这些事件通常是您无法控制的。  

但该过程的第一步可能是定义您的目标、您为客户提供的利益和能力以及他们所重视的。 之后，目标应该是掌握系统和文化之间的相互关系，以帮助实现这一目标。 这将需要一个迭代过程，从而将重点放在目的上，从而可以协调发展系统和文化。