أفضل الممارسات لإدارة الموظفين عن بعد

حقق النجاح باستخدام الأدوات والسياسات المناسبة. 

انطلق المنبه. قفزت من السرير ، وسرعان ما ارتديت ملابسي لهذا اليوم ، وأمسكت بمفاتيح سيارتي ، وبينما كنت أسير خارج الباب الأمامي ، أدركت فجأة أنني لم أعد مطالبًا بإبلاغ المكتب لأن شركتي انتقلت إلى جهاز تحكم عن بعد بنسبة 100٪ ترتيب القوى العاملة. استدرت ، وأمسكت بفنجان قهوتي ، وتركت الكلاب تخرج وبدأت يوم عملي - الساعة الرئيسية.

كان الكثير منا يعمل في موقع مادي عندما ضرب جائحة COVID-19. فجأة ، واجهتنا صعوبة في تعلم كيفية تشغيل كاميرات الكمبيوتر المحمول لدينا ، وكذلك تعلم كيفية إيقاف تشغيل الكاميرا بسرعة لأن قطة منزلنا ركضت عبر شاشة العمل لدينا.   

على الرغم من التحديات المرتبطة بالعمل عن بُعد ، فقد أظهرت الدراسات الحديثة أن ترتيبات العمل عن بُعد موجودة لتبقى. اكتشفت دراسة أجرتها Quantum Workforce أن 54٪ من الموظفين سيتركون مكان عملهم من أجل ترتيب عمل أكثر مرونة. ومع ذلك ، تطالب شركات مثل Tesla و Google موظفيها بالعودة إلى المكتب. بغض النظر عن أي جانب من النقاش الذي تدور حوله ، تقدم هذه المقالة بعض أفضل الممارسات التي يمكنك تنفيذها لإنشاء ترتيب عمل ناجح عن بُعد لشركتك وموظفيك.  

رقم 1: إنشاء نهج العمل عن بعد

في عام 2021 ، أتيحت لي فرصة العمل عن بُعد لتوفير الموارد البشرية ودعم إدارة المبيعات لشركة خدمات المصاعد. بعد العمل بدون سياسة رسمية للعمل عن بعد في الأشهر العديدة الأولى ، أدركت سريعًا الحاجة إلى وجود مثل هذه السياسة لتوفير التوجيه للموظفين. حددت سياسة مكان العمل البعيد الخاصة بي توقعات الشركة بشأن الموضوعات التالية:

• عملية الأهلية والموافقة على ترتيب العمل عن بعد
• متطلبات ساعة العمل
• السلامة في مكان العمل بالمنزل
• مساحة مخصصة للمكتب المنزلي
• متطلبات التكنولوجيا ، بما في ذلك بروتوكولات الأمن السيبراني
• آداب اجتماع العمل
• خدمة العملاء / بروتوكولات الإرسال 
• الإبلاغ عن وقت العمل والموقع 

إن تطوير سياسة العمل عن بعد سيحافظ على إنتاجية الموظفين ويضع معايير أداء الشركة. إذا لم يكن لديك سياسة العمل عن بعد ، فضع واحدة في مكانها الآن!

في وقت مبكر ، عندما انتقلت الشركة إلى نموذج العمل عن بُعد بنسبة 100٪ ، كانت Microsoft Teams منقذة للحياة.

رقم 2: الاستفادة من أدوات تقنية العمل عن بعد 

تتوفر الكثير من الأدوات في السوق لمساعدة الموظفين عن بُعد على البقاء منظمين ومتصلين. لا توجد أداة للقوى العاملة عن بُعد "مقاس واحد يناسب الجميع" أوصي بها ، لكنني استخدمت العديد منها بنجاح كبير.   

في وقت مبكر ، عندما انتقلت الشركة إلى نموذج العمل عن بُعد بنسبة 100٪ ، كانت Microsoft Teams منقذة للحياة. استخدمنا Teams لإجراء عمليات تسجيل الوصول التقنية اليومية ، ومحادثات صندوق أدوات السلامة ، وتجمعات المبيعات ، ومراجعات الأداء ، ومقابلات المرشحين وكل شيء بينهما. استخدمنا Microsoft Teams ليس فقط لعقد الاجتماعات ، ولكن أيضًا لتحفيز وإشراك موظفينا. لقد استضفت مرة لعبة Jeopardy افتراضية!^® لعبة لمسابقة الموظفين حول القيم الأساسية للشركة وبيان المهمة وقواعد السلامة والحقائق الممتعة العشوائية.   

لمساعدة الموظفين على البقاء منظمين ، استخدمنا HubSpot للتسويق وبرنامج Agile لإدارة علاقات العملاء للمبيعات وإدارة علاقات العملاء. بدأنا ننظر مصعد و FIELDBOSS (إدارة عمليات مقاول المصاعد و تنمو وتطور وتحول عملك) للمساعدة في إدارة مبيعات الإصلاح الفني واستدعاء التذاكر.  

يعد اختيار الأدوات التقنية المناسبة لإدارة موظفي مكان العمل عن بُعد أمرًا ضروريًا للعمل. عند استخدامها بفعالية ، ستزيد الأدوات من مشاركة الموظفين وتعاونهم ، وتخلق تجربة سلسة للعميل. 

رقم 3: شجع الموظفين على أخذ "فترات راحة من الوضوح" 

عندما كنا نعمل جميعًا في المكتب ، كنا نسير إلى غرفة الاستراحة أو نزور مكتب زميل العمل للدردشة - الابتعاد قليلاً عن مكتب العمل لدينا. مع التدفق المستمر للرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ، سينتهي الموظفون بسرعة. 

لمساعدة الموظفين على تجنب الإرهاق ، شجعناهم بانتظام على أخذ "فترات راحة للتوضيح". يمكن أن يكون هذا الانفصال عن روتين العمل نزهة لمدة 15 دقيقة حول المبنى أو استراحة لتناول وجبة خفيفة أو جلسة تمرين سريعة. يجب تشجيع فواصل الوضوح وتعزيزها من قبل الشركة.  

قد تكون إدارة الموظفين عن بُعد أمرًا صعبًا ، ولكن مع وجود السياسات الصحيحة والأدوات التكنولوجية وإنشاء توازن صحي بين العمل والحياة للموظفين عن بُعد ، يمكن للشركة الاستمتاع بالعديد من المزايا التي تأتي مع ترتيبات العمل عن بُعد.  

فكر في ذلك:

• 61٪ من الموظفين يفضلون العمل عن بعد بشكل كامل. وجد استطلاع أجراه Growmotely أن أكثر من نصف الموظفين عن بعد يفضلون العمل عن بعد بشكل كامل.

• أبلغ 77٪ من الموظفين عن بُعد عن تحسن في الإنتاجية. الحكم في: يميل الموظفون عن بعد إلى العمل لساعات أطول وإنجاز المزيد. 

نموذج القوى العاملة عن بعد موجود ليبقى. سيبحث الموظفون عن الشركات التي تقدم فرص عمل عن بعد. هل أنت جاهز؟