Come formare un valido vice per la tua azienda di ascensori

I sistemi necessari per sviluppare la leadership all'interno della tua azienda

di Sean Madden

Ogni proprietario di un'azienda di ascensori finisce per diventare, prima o poi, il collo di bottiglia.

Ogni domanda, decisione, problema del cliente e problema del dipendente passa attraverso di loro. L'azienda continua a crescere, ma la capacità di leadership non aumenta. E in breve tempo, il proprietario diventa la persona a cui rispondere per ogni cosa.

Ci sono passato anch'io.

Con la crescita della mia azienda, mi sono ritrovato coinvolto in ogni decisione. Se qualcuno aveva una domanda, chiamava me. Se c'era un problema, lo risolvevo. E se bisognava prendere una decisione, era compito mio prenderla.

Inizialmente mi piaceva perché mi dava quella rapida scarica di dopamina che mi faceva sentire utile e mi permetteva di risolvere velocemente i problemi della mia azienda. Il problema è che funziona per un po'. Poi, un giorno, ti rendi conto di aver costruito un'azienda che non può funzionare senza di te. La tua attività raggiungerà un limite di crescita che non potrà superare senza una struttura e dei sistemi migliori.

Ecco perché di recente ho ospitato il workshop "Build Your Second-in-Command" all'interno di Elevator Strategic Hub. Volevo condividere i sistemi che mi hanno aiutato a sviluppare la leadership nella mia azienda, a distaccarmi dalla routine quotidiana e a creare un'attività che non dipendesse più da me per tutte le decisioni. La mia azienda ha prosperato sotto la mia direzione e leadership, ma senza il caos costante di dover prendere ogni singola decisione.

Il cambiamento di leadership

Uno dei più grandi errori che ho commesso è stato quello di individuare fin da subito una persona che ritenevo potesse diventare il mio vice e di affidarle immediatamente ogni responsabilità. Ero pronto a un cambio di comando, ma ben presto si è ritrovato sopraffatto, e alla fine entrambi ci siamo sentiti frustrati.

Guardando indietro, si trattava di un problema di sistema mascherato da problema di persone. C'erano aspettative poco chiare, comunicazione incoerente e nessuna struttura reale a supporto del loro successo in questo ruolo.

Allo stesso tempo, i titolari spesso creano un'ulteriore sfida senza rendersene conto. Nel corso della nostra carriera, siamo stati premiati per avere sempre le risposte. Quindi interveniamo rapidamente quando le cose vanno male. Questa abitudine, alla lunga, limita la crescita personale e quella dell'azienda nel suo complesso.

Se ogni decisione passa per il proprietario, l'azienda può crescere solo alla velocità consentita dalle capacità di quest'ultimo. I membri del team smettono di pensare in modo indipendente perché sanno che la risposta, in definitiva, arriverà dall'alto.

Per superare questo limite, i leader devono passare dall'essere i principali risolutori di problemi a diventare coach, pensatori strategici e leader visionari. Questo cambiamento inizia dai sistemi.

Sistema 1 — Valutare la persona giusta

Non bisogna mai dare per scontato che il miglior tecnico, supervisore o dipendente più performante debba automaticamente diventare il secondo in comando. Sebbene la competenza tecnica sia preziosa, la leadership operativa richiede un insieme di competenze diverso.

Quando valuto un potenziale vicecomandante, ci sono quattro elementi imprescindibili che cerco:

• Intelligenza Emotiva
• Umiltà
• Onestà
• Adattabilità

Queste caratteristiche sono fondamentali perché il vicecomandante è responsabile della gestione del personale, della comunicazione efficace, della risoluzione dei problemi e del supporto all'organizzazione durante i periodi di cambiamento.

Ho anche imparato che il miglior vice non la pensa esattamente come me. Anzi, preferisco il contrario. Non si cerca solo una persona che dica sempre di sì. Si cerca qualcuno che sappia mettere in discussione il proprio modo di pensare, offrire una prospettiva diversa e opporsi quando necessario. Questa dinamica porta a decisioni più solide e, in definitiva, a un'azienda più forte.

Sistema 2: definire il ruolo e misurare il successo

Una volta individuata la persona giusta, il passo successivo è quello di fornirle la massima chiarezza possibile. Non dare mai per scontato che le persone sappiano già cosa significhi il successo nella tua attività.

Un valido vicecomandante dovrebbe avere da tre a cinque responsabilità chiaramente definite. Ancora più importante, dovrebbe comprendere esattamente come viene misurato il successo.

Raccomando di creare un sistema di valutazione delle prestazioni incentrato su alcune aree aziendali critiche:

• Reddito
• Redditività e flusso di cassa
• Persone
• Priorità trimestrali
• Cadenza delle riunioni

Questo non significa che il tuo vice svolga personalmente ogni compito connesso a queste aree. Significa che è responsabile della visibilità, della comunicazione e della rendicontazione in merito a tali aree.

Uno dei motivi per cui preferisco le scorecard ai tradizionali indicatori chiave di prestazione (KPI) è che questi ultimi spesso diventano strumenti per mettere in difficoltà i dipendenti. I dipendenti iniziano a vederli come un parametro usato contro di loro. Una scorecard, invece, ha uno scopo diverso.

Crea un allineamento su ciò che il successo significa insieme, stabilisce una responsabilità condivisa e aiuta a identificare i problemi prima che diventino critici. Invece di chiedersi di chi sia la colpa, ci si chiede cosa non vada per il verso giusto e come possiamo risolvere il problema insieme.

Sistema 3 — Creare una comunicazione coerente

Anche i migliori sistemi aziendali falliscono senza una comunicazione efficace. Ecco perché incontri semplici e regolari, uno a uno, rappresentano una delle responsabilità più importanti tra un titolare e il suo vice.

Le riunioni settimanali dovrebbero tenersi alla stessa ora per creare un ritmo che permetta sia all'amministratore delegato che al suo braccio destro di discutere:

• Cosa funziona
• Cosa non funziona
• Di che tipo di supporto si ha bisogno?
• Quali decisioni devono essere prese?
• Quali sfide potrebbero presentarsi nei prossimi 30-60 giorni?

Il cambiamento più significativo per molti titolari di aziende avviene proprio durante queste conversazioni. Quando si presenta un problema, il nostro istinto è spesso quello di fornire immediatamente la soluzione. Invece, vi invito a chiedere: "Cosa pensate che dovremmo fare?".

Quella singola domanda sviluppa nel tempo le capacità decisionali. Alla fine, il tuo vice smetterà di portare in riunione solo problemi e inizierà a proporre proattivamente soluzioni. E queste soluzioni apporteranno un vantaggio competitivo all'azienda.

Cosa cambia quando questi sistemi sono in funzione?

Quando vengono implementati i sistemi giusti, i proprietari iniziano a riappropriarsi del proprio tempo e della propria attenzione. Invece di passare ogni giorno a reagire agli eventi, possono concentrarsi sulla pianificazione strategica, sullo sviluppo del business, sulla crescita della leadership e sulle opportunità future.

Anche l'azienda ne trae vantaggio, poiché migliora la responsabilizzazione, la comunicazione diventa più chiara e il processo decisionale si accelera, consentendo così un'espansione delle capacità di leadership.

Ricordo un periodo nella mia azienda in cui il fatturato cresceva, ma la redditività era in calo. Invece di crearmi un altro problema, il mio vice mi ha portato una soluzione. Dopo aver analizzato la nostra base clienti, ci ha consigliato di interrompere i rapporti con diversi clienti che assorbivano una quantità sproporzionata di tempo e risorse.

In definitiva, abbiamo ridotto il fatturato di quasi il 25%, migliorato la redditività e dato al team maggiore margine di manovra.

Ecco cosa succede quando si formano dei leader. Un valido vice contribuisce a creare un'azienda in grado di operare senza dipendere dal proprietario per ogni decisione.

Cosa dovresti mettere in pratica questa settimana

È importante iniziare con piccoli passi quando si implementa un cambiamento. Ecco tre azioni che puoi intraprendere immediatamente:

1. Individua o valuta il tuo attuale candidato al ruolo di vicecomandante.
2. Definisci da tre a cinque responsabilità principali e indicatori di successo per il ruolo.
3. Pianifica un incontro individuale settimanale ricorrente.

Un valido vicecomandante si forma attraverso la fiducia, la struttura, la responsabilità e una comunicazione costante. Quando questi sistemi sono in atto, i proprietari acquisiscono la libertà di pensare in modo più strategico, far crescere le proprie attività e costruire aziende di ascensori che non dipendano da loro per ogni decisione.

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