Colmare le lacune di competenze

I migliori consigli per migliorare l'analisi dei fabbisogni formativi

Nell'ultima edizione abbiamo esaminato la struttura per l'analisi dei fabbisogni formativi (TNA). Ora che hai compreso l’importanza di una TNA, come intraprenderne una e hai chiaro come potrebbe essere utile, ci sono ancora lacune di competenze da colmare?

Bene, ecco alcuni suggerimenti utili per aiutarti nel tuo percorso!

Suggerimento 1. Inizia con il BHAG!

Il punto di partenza deve essere, dal punto di vista dell’azienda: “Cosa stai cercando di ottenere?” “Qual è l’obiettivo a lungo termine?” "Qual è la tua stella polare, la tua luce guida?" Tutto dovrebbe essere giudicato in base a questo. Jim Collins (di fama da Good a Great) ha coniato il termine BHAG: the Big Hairy Audacious Goal.

L’archetipo è probabilmente Bill Gates: il suo era quello di avere “un computer su ogni scrivania”. 

Altri includono:

• “Per democratizzare l’automobile”. (Ford, inizi del '1900)
• “Diventare l’azienda che più cambia l’immagine mondiale dei prodotti giapponesi come di scarsa qualità”. (Sony, primi anni '1950)

Quindi, la prima domanda è: qual è il tuo Bhag?

Suggerimento 2. Stabilire le priorità in modo efficace

Il BHAG è la pietra di paragone a cui dare priorità.

A un livello inferiore, questo dovrebbe aiutare a individuare i tuoi futuri requisiti di competenze, che potrebbero riguardare marketing, vendite, capacità di progettazione, conoscenza del prodotto, conoscenze ingegneristiche e l’argomento caldo del momento: come l’intelligenza artificiale aiuterà o ostacolerà le tue attività. L'elenco non è solo lungo, è anche ampio e forse molto granulare! Dipenderà da dove sei e dove stai andando.

Mentre ti concentri sul BHAG mentre raccogli dati e ti avvicini alla definizione delle tue esigenze di formazione, potresti notare particolari team, gruppi o dipartimenti che potrebbero avere più bisogno di formazione rispetto ad altri. Spesso non esiste un unico motivo per cui compaiono queste lacune ed è probabile che le circostanze siano uniche per te, ma alcuni fattori scatenanti potrebbero includere:

• Rapida crescita
• Cambio di direzione strategica
• Modifica delle linee di prodotti, servizi o fornitori: stai per cambiare il tuo pacchetto di fornitori di controller per ascensori?
• Cambiamenti nelle normative o nell’ambiente competitivo
• Modifica degli standard, ad es. EN 81, ISO 22559 o ISO 9001
• Questo elenco non è esaustivo
• Mancanza o inefficacia della formazione in passato
• Mancanza di coinvolgimento dei dipendenti

Solo tu puoi dire perché questa necessità di formazione è cresciuta, ma la cosa importante è che hai definito chi sono i lottatori e i ritardatari. Ora si tratta di concentrare gli sforzi su queste persone per garantire che coloro che ne hanno più bisogno ricevano l’aiuto di cui hanno bisogno per aiutarti.

Suggerimento 3. Rivedi i ruoli e le competenze previsti

L'analogia archetipica di un'impresa è quella di una macchina ben oliata, ma che oggi è di natura un po' vittoriana. Preferiremmo un’analogia più organica. Ci piace pensare all’impresa come ad un organismo vivente e in crescita.

Quindi, prenditi un po’ di tempo, osserva i diversi ruoli all’interno della tua organizzazione, come interagiscono tra loro e come è probabile che crescano ed evolvano nel tempo. Con uno dei nostri clienti, abbiamo sviluppato una serie di organigrammi diversi per coprire sia scenari diversi che tempistiche diverse. 

Tutte le aziende si basano su una serie di processi che mirano a fornire valore a un cliente e molti dei processi quotidiani si basano su questa catena di diversi dipartimenti, team e persone che lavorano verso l'obiettivo finale: la fornitura di valore. Se un anello della catena è debole ciò avrà conseguenze su tutti gli altri.

È del tutto possibile utilizzare il nostro modello generico (tutte le organizzazioni hanno tre processi principali: ottenere lavoro, fare lavoro, ottenere denaro) di un'organizzazione per esaminare tutti gli anelli della catena. 

In alternativa, la TNA potrebbe aver rivelato una mancanza di conoscenza a un livello o dipartimento specifico all’interno dell’organizzazione; questo potrebbe essere il risultato di una scarsa comunicazione a livello gestionale. In questi casi, data l’importanza della questione, è essenziale che la competenza venga affrontata con urgenza. Un cliente, un architetto di circa 80 persone, nel tentativo di evitare questo problema, ha (letteralmente) metà del personale che lavora sul piano aziendale annuale. Ottengono un fantastico "buy in" e per questo motivo sono stati menzionati un paio di volte nel sondaggio "I migliori posti in cui lavorare" del Sunday Times.

Suggerimento 4. Identifica i tuoi campioni

La domanda è: dove troverete le informazioni di cui i vostri collaboratori hanno bisogno per avere successo? Google e YouTube sono risorse gratuite e fantastiche, ma:

1. Devi individuare le cose giuste.
2. Una volta fatto, potrebbe non essere sufficientemente specifico.
3. Spesso esiste un modo più efficiente.

Devi identificare e promuovere le tue persone a "campioni": il ruolo di esperti in materia all'interno della tua azienda. Queste sono le persone che:

• Conosci il loro argomento a fondo, ma, cosa ancora più importante
• Sanno anche cosa significa nel contesto della tua azienda.

Questi dipendenti ti coprono le spalle e sanno dove sei diretto. Ma, un avvertimento: questi campioni di solito avranno già un lavoro impegnativo: assicurati di non sovraccaricarli, perché non aiuterà davvero!

Suggerimento 5. Scegli il metodo di consegna perfetto

La formazione assume molte forme diverse, dal "seduto con Nellie" (insegnato da un esperto), a sessioni di formazione esterne complete e costose che a volte si svolgono per molte settimane e mesi. Solo alcune delle opzioni disponibili includono:

• Sulla formazione professionale
• shadowing
• Formazione online
• Mentoring/coaching
• Faccia a faccia
• Basato su aula/laboratorio

Tutto ciò può, in larga misura, essere sia formale che informale.

Il metodo scelto sarà in gran parte dettato da una serie di variabili: l'argomento, l'importanza, il budget ed eventuali vincoli temporali. Ma la domanda decisiva che devi porti è: quale metodo fornirà il miglior ritorno sull’investimento?

Ad esempio, la formazione in aula/laboratorio può essere facile da organizzare. Basta chiamare un fornitore e affidargli il lavoro. Ma a ciò si aggiungono costi aggiuntivi e talvolta costosi (il costo del fornitore, della sede, le spese di viaggio e pranzo, ecc.), ma anche la mancanza di una risorsa chiave per un periodo di tempo da parte dell’azienda. L’investimento totale può essere elevato.

L'approccio formativo online spesso presenta minori opportunità di interazione ma può essere estremamente rapido e semplice da gestire, implementare e monitorare.

Naturalmente, non esiste un approccio valido per tutti, quindi si tratta di capire cosa si adatta meglio a te e ai tuoi dipendenti.

Un paio di aziende con cui abbiamo lavorato, e alcune piccole, sorprendentemente, hanno creato la propria "Università di YouTube": tanti piccoli video di 10-15 minuti (appena girati con uno smartphone) su come eseguire una moltitudine di attività quotidiane compiti. Questi vengono poi inseriti in una suite di video per creare (tipicamente) programmi di formazione di mezza giornata che si sono sviluppati nel tempo in una suite più ampia di moduli di formazione. Questo approccio presenta numerosi vantaggi: è molto economico, è riutilizzabile, mantiene le cose coerenti ed è estremamente focalizzato sulle tue esigenze specifiche.

Suggerimento 6. Decidi il contenuto

Successivamente, entra nei dettagli e nei contenuti del tuo programma di formazione. Sai dove sono le lacune e dove devono essere concentrati i tuoi sforzi. Se il tuo personale di vendita non ha conoscenze del prodotto o se il tuo team finanziario non ha competenze di controllo del credito, devi trovare il modo più efficace per fornire loro tale conoscenza in modo che venga assorbita, trattenuta e, soprattutto, applicata!

Persone diverse imparano in modi diversi. Un quadro (ce ne sono altri) è che le persone hanno una preferenza per l’apprendimento:

• Visivamente: vedere
• Uditivamente: udito
• Cinestesicamente: fare

In effetti, è stato suggerito che questa preferenza trapeli nella nostra lingua, la gente dice: "Vedo cosa intendi" (visivo), "Sento quello che dici" (uditivo) o "Capisco" (cinestetico). Questi indizi sono importanti e ci forniscono informazioni attorno alle quali creare e gestire i contenuti.

Il punto è che devi soddisfare tutti i metodi di apprendimento, quindi, a meno che tu non sia abbastanza fortunato da fare ricerche approfondite sulle preferenze di ciascuno membro del tuo staff, la varietà è la chiave! Tuttavia, è stato riferito che più del 50% di noi apprendono visivamente, quindi più è visivamente interessante, meglio è.

Suggerimento 7. Dai un'occhiata al passato

Prima di correre a capofitto verso l'ignoto, controlla qualsiasi approccio precedente all'allenamento. È probabile che ci sia una miniera di informazioni e una serie di lezioni che potrebbero modellare il tuo programma attuale. Potresti anche scoprire approcci che in precedenza hanno prodotto grandi risultati – o meno – quindi puoi cogliere le buone idee (e rivendicarle come tue!) ed evitare le altre.

Suggerimento 8. Tieni l'antenna alta

Come sappiamo, i cambiamenti possono avvenire quasi in un istante. A seconda della tua posizione in un'organizzazione, devi sapere cose che potrebbero rendere ridondante la tua pianificazione. Che impatto avrà l’AI sui vostri processi? Un pacchetto chiave o un fornitore di controller sta per cambiare? Ci sarà una fusione o un’acquisizione? Il sistema informatico sta per essere sostituito? È necessario conoscere le risposte a domande come queste, altrimenti tutto il duro lavoro e gli sforzi profusi nel piano potrebbero finire nel nulla da un giorno all'altro.   

Esiste una storia (forse) apocrifa su un impianto di verniciatura completamente nuovo da 75 milioni di sterline in un importante stabilimento automobilistico del Regno Unito. L'intera linea era stata inserita e la formazione stava per iniziare solo per consentire alla sede estera di staccare la spina non solo al programma di formazione ma all'intero investimento! Si tratta di un sacco di tempo, fatica, sangue, sudore e lacrime che, con un po’ più di riflessione, avrebbero potuto essere spesi meglio.

Suggerimento 9. Alcune cose vanno oltre la TNA

La TNA è solo uno strumento, una struttura per aiutare a focalizzare l'attenzione e lo sforzo; riconoscere che alcune cose vanno oltre la TNA. Se i sistemi IT della tua azienda utilizzano ancora Windows XP e stai ancora utilizzando carta NCR (senza carbonio), una TNA non risolverà il problema... e non è il suo lavoro!

Puoi creare un programma di formazione per un'azienda solo nello stato in cui si trova! 

Conclusione

Troppe aziende utilizzano versioni ridotte di TNA per gestire i propri problemi di conformità. I fogli di calcolo vengono mantenuti, conservati e aggiornati per gestire, solitamente, una serie di questioni relative alla salute e alla sicurezza: consapevolezza dell'amianto, movimentazione manuale, guida di carrelli elevatori. Tutti si concentrano solo sulla dimostrazione della conformità.

Le migliori aziende spostano il processo TNA in un luogo in cui il focus non è la conformità ma la performance. Si pongono sinceramente le domande: “Cosa siamo qui a fare? Qual è la nostra stella polare? E come possono la formazione e lo sviluppo aiutarci a raggiungere questo obiettivo?”