Sei stato servito: come rispondere a una citazione in giudizio

In questa piattaforma lettori, il tuo autore risponde ad alcune domande chiave.

Evitare il contenzioso in questi giorni non è facile. A volte la rete è abbastanza ampia nei contenziosi civili, in particolare nel settore dei trasporti verticali (VT), che anche gli individui e le aziende che non fanno parte di un contenzioso si trovano spesso a dover rispondere a citazioni in giudizio per atti o testimonianze.

Se un mandato di comparizione viene notificato a te o alla tua azienda come "non parte" in un caso, come dovresti rispondere? Ogni situazione è diversa, ovviamente, ma non è consigliabile ignorare un mandato di comparizione. Un mandato di comparizione valido è una richiesta ufficiale autorizzata da un tribunale che richiede qualcosa al destinatario e deve essere trattata in questo modo. In effetti, l'elusione può comportare un maggiore coinvolgimento del tribunale e l'elusione continua potrebbe persino portare a un'udienza per oltraggio a te o alla tua azienda. È, quindi, fondamentale che, se notificato con un mandato di comparizione, consideri l'assunzione di un avvocato di contenzioso civile, preferibilmente uno che abbia conoscenza della tua attività o del tuo settore, per consigliare adeguatamente sulle tue opzioni e sui prossimi passi.

Data la varietà di organizzazioni che servono l'industria VT, una miriade di entità potrebbe ricevere un mandato di comparizione su qualsiasi numero di argomenti. Produttori di apparecchiature, società di servizi, fornitori di componenti e integratori, sviluppatori, appaltatori generali, architetti, proprietari e operatori di centri commerciali, associazioni condominiali, consulenti, comuni, ispettori, sindacati e assicuratori del settore potrebbero tutti potenzialmente ricevere un mandato di comparizione per documenti o testimonianze, e il soggetto le cose sono illimitate.

Le citazioni in giudizio sono solitamente redatte da avvocati assunti dalle parti in una causa e spesso richiedono documenti o testimonianze relative a un caso o a una questione in cui tu o la tua organizzazione siete stati sufficientemente coinvolti per rendere rilevanti le prove o le conoscenze in vostro possesso. Tuttavia, molte citazioni in giudizio sono scritte in modo così ampio che la conformità imporrà notevoli oneri di tempo e denaro.

Sfortunatamente, il ricorso a questi oneri consiste nel sostenere il tempo e le spese per l'adempimento, o spendere denaro per l'intervento di un legale, per presentare obiezioni o per aiutare a rispondere. Di seguito sono riportati suggerimenti da utilizzare quando si risponde a un mandato di comparizione per documenti o testimonianze in una causa civile. Tieni presente che ogni stato e ogni questione è diversa. Queste raccomandazioni sono limitate ai principi generali nelle azioni civili.

Ho ricevuto un mandato di comparizione. Come faccio a sapere se è valido?? In generale, senza la revisione dell'avvocato, non sapresti se la citazione non è valida, ad eccezione di difetti evidenti, ad esempio se è stata notificata alla società sbagliata. Ma, prima di rispondere a qualsiasi citazione in giudizio, prendi provvedimenti per determinare se il documento stesso è tecnicamente conforme e stabilisce il tuo obbligo legale di rispondere. Ogni mandato di comparizione deve rispettare determinati requisiti legali in termini di formato, modalità di emissione ea chi viene notificato. Ogni stato ha regole diverse, quindi nel caso in cui ti venga notificato un mandato di comparizione che non ritieni corretto, consulta un avvocato.

La stragrande maggioranza delle citazioni in giudizio soddisfa i requisiti legali per la loro notifica. Supponendo che la citazione sia valida, hai due opzioni legali: rispondere come indicato o contattare l'avvocato che ha emesso la citazione per discutere la conformità o risolvere qualsiasi domanda tu possa avere su ciò che viene realmente chiesto.

Le citazioni in giudizio spesso richiedono più di quanto una parte abbia realmente bisogno nel caso. Alcuni la chiamano una "spedizione di pesca" per vedere cosa potrebbe rivelarsi un'ampia rete, ben oltre le effettive "necessità" del caso. Un mandato di comparizione scritto in senso ampio, o uno che richiede l'osservanza in un lasso di tempo molto breve, non rende, di per sé, invalido un mandato di comparizione. Se non contestata, tuttavia, potrebbe imporre un onere significativo e gravoso all'estraneo. Una telefonata alla persona o allo studio legale che ha emesso il mandato di comparizione può aiutare a restringere i problemi, ridurre gli oneri per la tua organizzazione e ottenere un'estensione del tempo, se necessario. 

Che cosa è ragionevole richiedere per un mandato di comparizione?? L'ambito delle informazioni rilevabili che puoi essere obbligato a fornire come non parte è solitamente limitato direttamente alla questione in questione e al ruolo della tua organizzazione in essa. I documenti pertinenti nelle cause per lesioni personali, ad esempio, possono includere informazioni contrattuali, registri di manutenzione e richiamata, proposte di modernizzazione e altra corrispondenza con una parte in causa. Ricorda, questo includerà sia i documenti cartacei che quelli digitali.

Se non direttamente correlati alla questione oggetto di controversia, i documenti finanziari, i segreti commerciali o altre informazioni aziendali sensibili di una parte non sono generalmente considerati irrilevanti e la divulgazione potrebbe non essere richiesta. In quanto "partecipanti riluttanti" al contenzioso, alle non parti viene concesso un livello più elevato di protezione e privilegio, quindi le informazioni aziendali sensibili o proprietarie possono essere protette da un segreto commerciale o, forse, un privilegio sul prodotto di lavoro che potrebbe non essere applicabile a parti coinvolte.

Se ritieni che un mandato di comparizione si intrometta in informazioni aziendali sensibili, ad esempio un elenco dei tuoi clienti con contratto di servizio in una grande città, contatta la parte emittente per eliminare tale requisito o chiedi consulenza legale sulle tue opzioni.

Cosa significa essere "troppo ampio" o "oneroso?" In genere, una parte non è tenuta a rispondere a un mandato di comparizione producendo documenti di cui non è in possesso. Se i documenti potenzialmente responsive sono disponibili solo da una terza parte, la non parte non ha alcun obbligo di acquistare o procurarsi tali documenti per rispondere. Ad esempio, le domande di autorizzazione originali potrebbero non essere nel file "costruzione". Se, per rispondere a un mandato di comparizione, una parte fosse tenuta a creare documenti, acquistare copie di documenti o assumere e pagare una parte esterna per ricercare e copiare i propri documenti, ciò potrebbe essere considerato "eccessivamente ampio" o "oneroso". .”

Le citazioni in giudizio spesso cercano documenti cartacei e digitali relativi a progetti o attrezzature da lungo tempo in uso. Le citazioni in giudizio dovrebbero avere un lasso di tempo relativo a una questione specifica, che si tratti di un incidente, dell'esecuzione del contratto o della riscossione di un debito. In una questione di lesioni personali che coinvolga un ascensore, ad esempio, una richiesta di registri di servizio più di tre anni prima o più di un anno dopo un incidente potrebbe essere considerata eccessivamente ampia. 

Alcuni stati hanno dei limiti su ciò che può essere richiesto. Se ti chiedi se un mandato di comparizione è eccessivamente ampio o gravoso e una richiesta informale per restringere gli argomenti o il periodo di tempo non è produttiva, contatta un avvocato per discutere le tue opzioni, inclusa la presentazione di obiezioni legali al mandato di comparizione.

Fornire documenti può essere costoso. Chi paga? Questo dipende dalla giurisdizione. La maggior parte degli stati non consente automaticamente a una non parte di addebitare il tempo personale impiegato per rispondere a un mandato di comparizione. Tuttavia, molti stati hanno regole che richiedono alla parte che emette la citazione di pagare i costi di risposta che vanno oltre il "nominale". Pertanto, se la risposta presenta un onere significativo in termini di lavoro, in particolare per le piccole organizzazioni che non dispongono di manodopera e dovrebbero affrontare l'interruzione delle normali operazioni per rispondere, tali organizzazioni possono richiedere il rimborso alla parte emittente o, se ciò non funziona, chiedere al tribunale di richiedere il pagamento anticipato o il rimborso. Consulta sempre un avvocato sulle opzioni di rimborso, in particolare se desideri chiedere a un tribunale di ordinare il pagamento o il rimborso. 

Chi può essere obbligato a testimoniare quando viene notificato un mandato di comparizione?? Le citazioni in giudizio per la testimonianza normalmente assumono due forme. Uno è quando un individuo è nominato nel mandato di comparizione. Può trattarsi di un dirigente o di un individuo noto per avere personalmente informazioni rilevanti per la questione. Se viene nominato un individuo, il mandato di comparizione deve essere notificato all'individuo (e non solo al luogo di lavoro della persona). Se non viene nominato alcun individuo, ma viene elencato un titolo o una persona categorica (supervisore dei lavori, capocantiere o meccanico che ha lavorato su un ascensore in un momento specifico, ad esempio), la citazione deve essere notificata al funzionario designato della società o all'agente registrato in in conformità con le leggi locali applicabili. Una volta notificato, l'ufficiale o l'agente sarà legalmente obbligato a produrre un testimone pertinente.

Cosa non possono chiedere gli avvocati al processo o in una deposizione? Come per un mandato di comparizione documentario, a meno che non sia ragionevolmente correlato alla questione contesa, le parti non sono generalmente tenute a discutere questioni finanziarie interne, segreti commerciali, informazioni commerciali riservate o sensibili, personale non correlato o questioni di lavoro, o questioni personali o familiari non implicate in il caso. Tuttavia, non esiste un elenco univoco di soggetti che rientrano o meno nei limiti della testimonianza. Puoi sempre affermare che sei a disagio nel rispondere a domande specifiche, ma solo un avvocato può rappresentare efficacemente i tuoi interessi durante qualsiasi testimonianza.

C'è un risarcimento per la testimonianza?? La maggior parte degli stati ha leggi relative al risarcimento dei testimoni, incluso se è consentito e, in alcuni casi, gli importi. Una persona citata in giudizio per testimoniare su determinati "fatti" nel caso, a differenza della loro competenza in materia, di solito non è autorizzata a far pagare la propria testimonianza a causa dell'apparenza di parzialità. Se questa persona è pagata a ore, tuttavia, potrebbe essere in grado di addebitare l'assenza per testimoniare.

Se un individuo di una società è chiamato a testimoniare sulla base della sua competenza unica in una materia, invece, tale individuo può avere diritto al pagamento per l'esperienza se le leggi della giurisdizione lo prevedono. Questo si distingue dai testimoni specificamente incaricati dalla parte di fornire testimonianze di esperti - generalmente non sotto citazione in giudizio - che possono contrattare per specifiche tariffe orarie o giornaliere. A meno che non siano limitati dalla legge locale, i tribunali di solito hanno la discrezionalità di stabilire o rifiutare un risarcimento per eventuali testimoni.

Sono obbligato a conservare i documenti in un modo specifico e per un tempo specifico?? Spetta alle aziende disporre di una politica di conservazione dei documenti e di un piano di recupero specifici e scritti che includano file sia cartacei che archiviati elettronicamente. In genere non vi è alcun requisito su come devono essere archiviati i documenti, ma le regole di procedura civile nella maggior parte degli stati prevedono espressamente che le organizzazioni siano in grado, in modo ragionevole e tempestivo, di produrre documenti e informazioni archiviati elettronicamente in caso di controversia. La maggior parte delle aziende moderne conduce le proprie operazioni e comunicazioni elettronicamente, quindi queste regole sono generalmente applicate universalmente.

Nell'interesse di un rapido recupero, una politica di conservazione dei documenti dovrebbe includere un sistema di denominazione o di archiviazione che consenta l'isolamento rapido ed efficiente dei documenti per ampia categoria, come "Manutenzione", "Vendite" o "Costruzione" e sottocategorie più ristrette rilevanti per l'attività o la questione. L'accesso e la competenza con il software di condivisione elettronica dei documenti è altamente raccomandato come mezzo per ridurre al minimo i tempi e le spese di produzione dei documenti. Un avvocato specializzato in contenzioso civile esperto in edilizia, VT e documentazione digitale può collaborare con il rappresentante della tecnologia per creare un sistema di recupero dei documenti efficace se non ne hai uno in atto.

La linea di fondo: se ricevi un mandato di comparizione, non ignorarlo. "Non riesco a trovare i file" o "Non voglio testimoniare" non ti faranno scusare automaticamente. Il contenzioso è sempre più difficile da evitare, anche come "non parte", quindi preparati a soddisfare i tuoi requisiti legali. In caso di dubbio, parla con un avvocato qualificato per facilitare la fornitura di documenti o testimonianze e per ridurre al minimo il ruolo della tua organizzazione nel contenzioso di qualcun altro.