Best practice per la gestione dei dipendenti remoti

Raggiungi il successo con gli strumenti e le policy giusti. 

La sveglia è suonata. Sono saltato giù dal letto, mi sono vestito velocemente per la giornata, ho afferrato le chiavi della macchina e, mentre stavo uscendo dalla porta principale, improvvisamente mi sono reso conto che non ero più obbligato a presentarmi in ufficio perché la mia azienda era passata a un telecomando al 100% disposizione della forza lavoro. Mi sono girato, ho preso la mia tazza di caffè, ho fatto uscire i cani e ho iniziato la mia giornata lavorativa - alle casa.

Molti di noi lavoravano in un luogo fisico quando è scoppiata la pandemia di COVID-19. All'improvviso, ci siamo trovati di fronte a dover imparare come accendere le fotocamere dei nostri laptop e anche come spegnere rapidamente la fotocamera perché il nostro gatto domestico correva sullo schermo di lavoro.   

Nonostante le sfide associate al lavoro a distanza, studi recenti hanno dimostrato che le modalità di lavoro a distanza sono qui per restare. Uno studio di Quantum Workforce ha scoperto che il 54% dei dipendenti lascerebbe il proprio posto di lavoro per un accordo di lavoro più flessibile. Tuttavia, aziende come Tesla e Google chiedono ai propri dipendenti di tornare in ufficio. Indipendentemente da quale parte del dibattito ti trovi, questo articolo fornisce alcune best practice che puoi implementare per creare un accordo di lavoro remoto di successo per la tua azienda e i tuoi dipendenti.  

N. 1: stabilire una politica di lavoro a distanza

Nel 2021 mi è stata offerta l'opportunità di lavorare da remoto per fornire risorse umane e supporto alla gestione delle vendite per un'azienda di servizi di ascensori. Dopo aver lavorato senza una politica formale di lavoro a distanza in vigore per i primi mesi, mi sono presto reso conto della necessità di disporre di una tale politica per fornire una guida ai dipendenti. La mia politica sul posto di lavoro remoto delineava le aspettative dell'azienda sui seguenti argomenti:

• Processo di ammissibilità e approvazione per un accordo di lavoro a distanza
• Requisiti dell'orario di lavoro
• Sicurezza sul posto di lavoro a casa
• Spazio dedicato all'ufficio domestico
• Requisiti tecnologici, inclusi i protocolli di sicurezza informatica
• Il galateo degli incontri di lavoro
• Servizio clienti/protocolli di spedizione 
• Segnalazione del tempo lavorato e della posizione 

Lo sviluppo di una politica di lavoro a distanza manterrà i dipendenti produttivi e stabilirà gli standard di prestazione dell'azienda. Se non disponi di una politica di lavoro a distanza, implementane una ora!

All'inizio, quando l'azienda è passata a un modello di lavoro remoto al 100%, Microsoft Teams è stato un vero toccasana.

N. 2: sfruttare gli strumenti tecnologici per il lavoro a distanza 

Sul mercato sono disponibili numerosi strumenti per aiutare i dipendenti remoti a rimanere organizzati e connessi. Non esiste uno strumento per la forza lavoro remota "taglia unica" che consiglierei, ma ne ho utilizzati diversi con grande successo.   

All'inizio, quando l'azienda è passata a un modello di lavoro remoto al 100%, Microsoft Teams è stato un vero toccasana. Abbiamo utilizzato Teams per i nostri check-in tecnici giornalieri, i colloqui sulla sicurezza, le riunioni di vendita, le revisioni delle prestazioni, i colloqui con i candidati e tutto il resto. Abbiamo utilizzato Microsoft Teams non solo per condurre riunioni, ma anche per motivare e coinvolgere i nostri dipendenti. Una volta ho ospitato un Jeopardy virtuale!^® gioco per interrogare i dipendenti sui valori fondamentali dell'azienda, la dichiarazione di intenti, le regole di sicurezza e fatti divertenti casuali.   

Per aiutare i dipendenti a rimanere organizzati, abbiamo utilizzato HubSpot per il marketing e il software di gestione delle relazioni con i clienti Agile per la gestione delle vendite e delle relazioni con i clienti. Abbiamo iniziato a guardare AscensoreZip e BOSS CAMPO (Gestione delle operazioni dell'appaltatore dell'ascensore and Cresci, evolvi e trasforma la tua attività) per aiutare a gestire le vendite di riparazioni tecniche e i ticket di chiamata.  

La selezione degli strumenti tecnologici giusti per gestire i dipendenti sul posto di lavoro remoto è essenziale per l'azienda. Se utilizzati in modo efficace, gli strumenti aumenteranno il coinvolgimento e la collaborazione dei dipendenti e creeranno un'esperienza senza soluzione di continuità per il cliente. 

N. 3: incoraggiare i dipendenti a prendersi delle "pause di chiarezza" 

Quando lavoravamo tutti in ufficio, andavamo in sala relax o visitavamo la scrivania di un collega per chiacchierare, allontanandoci un po' dalla nostra scrivania. Con il costante afflusso di messaggi di testo, e-mail e telefonate, i dipendenti si esauriranno rapidamente. 

Per aiutare i dipendenti a evitare il burnout, li incoraggiavamo regolarmente a fare "pause di chiarezza". Questa disconnessione dalla routine lavorativa può essere una passeggiata di 15 minuti intorno all'isolato, una pausa snack o una sessione di esercizi veloci. Le interruzioni di chiarezza dovrebbero essere incoraggiate e rafforzate dall'azienda.  

La gestione dei dipendenti remoti può essere impegnativa, ma, con le giuste politiche in atto, gli strumenti tecnologici e la creazione di un sano equilibrio tra lavoro e vita privata per i dipendenti remoti, l'azienda può godere dei numerosi vantaggi derivanti dalle modalità di lavoro remoto.  

Consideriamo questo:

• Il 61% dei dipendenti preferisce essere completamente remoto. Un sondaggio di Growmotely ha rilevato che più della metà dei dipendenti remoti preferisce lavorare completamente da remoto.

• Il 77% dei dipendenti remoti ha segnalato un miglioramento della produttività. Il verdetto è: i dipendenti remoti tendono a lavorare più ore e fare di più. 

Il modello di forza lavoro remota è qui per restare. I dipendenti cercheranno aziende che offrano opportunità di lavoro a distanza. Siete pronti?